cyzenとは？料金・機能・特徴を解説

訪問後の報告書作成や交通費の申請に追われ、次の訪問準備が後回しになっていませんか。

外回り営業を効率化するには、訪問先での記録から帰社後の事務作業まで、業務の流れを見直すことが大切です。

cyzenは顧客情報や活動状況を地図上で共有し、オプションで交通費の自動計算や顧客向け帳票の作成にも対応しています。

本記事ではcyzenの特徴・機能・料金に加え、サポート・セキュリティ体制や、事務工数の削減・訪問件数の増加につながった導入事例を解説します。

cyzenとは？

cyzen（サイゼン）はレッドフォックス株式会社が提供する、外回り営業や現場業務向けのSFAツール（営業支援ツール）です。スマートフォンアプリから訪問先や報告書を登録し、地図上で顧客情報や活動状況を共有できます。

訪問先で写真付きの報告書を作成できるため、帰社後の入力や電話での状況確認を減らすのに役立ちます。顧客・案件の管理に加え、訪問活動の記録や情報共有を効率化したい企業にとって、検討候補となるサービスです。

※本記事では、cyzen proの現行プランを中心に紹介しています。従来のcyzenとは機能や契約条件が異なる場合があります。

運営会社のレッドフォックス株式会社は、1989年に設立された、cyzenの開発・販売を手がける企業です。2012年に前身サービス「GPS Punch!」を公開し、2016年にcyzenへ名称を変更しています。

cyzenの特徴

cyzenは訪問活動の管理に加え、交通費の申請や現場写真の管理、顧客向け帳票の作成にも対応しています。ここでは、外回り営業や現場業務の周辺作業を効率化する3つの特徴を紹介します。

GPSの移動履歴から交通費を自動計算し申請の手間を減らせる

cyzenはスマホのGPSで記録した移動ルートを基に、交通費を自動計算できます。登録した定期区間を差し引き、算出された経路や金額を確認して申請する仕組みです。

申請後の承認やCSV出力にも対応しており、駅名・経路・金額を手入力する負担を抑えられます。電車で複数の顧客を訪問する企業では、月末に移動経路を思い出しながら精算する作業の軽減に役立つでしょう。

交通費自動計算は有料オプションとして提供されています。

交通費に加え、出張費や備品購入費などの立替経費もまとめて管理したい場合は、経費精算システムも比較候補になります。自社で必要な申請・承認の範囲を整理し、導入する機能を検討しましょう。

現場写真の改ざんチェックで作業報告の証跡を管理できる

cyzenはアプリで撮影して報告書や訪問先に登録した写真について、撮影後の改ざんを確認できます。工事や点検の写真を、作業内容を裏付ける記録として管理したい場合に役立つ機能です。

対象写真の検証結果は管理サイトで確認でき、現場から提出された画像の信頼性を確かめる手段になります。ただし、端末の写真ライブラリから選んだ画像や、管理サイトからアップロードした画像は対象外です。

一部プランではオプション契約が必要なため、利用条件も確認しましょう。

現場の報告内容を顧客向け帳票に反映し手書きサインも取得できる

cyzenは現場で入力した報告内容を、あらかじめ設定した顧客向けの帳票に反映してPDFで出力できます。自社の提出様式に合わせて帳票を用意でき、報告内容を別の書類へ転記する負担を減らせる仕組みです。

また、報告内容を確認した顧客から、その場で手書きサインを取得する機能も備えています。点検や保守などで、作業報告と顧客による確認をまとめて記録したい企業に適しているでしょう。

報告書の通常のPDF出力は、報告機能の利用者が利用できます。自社独自の様式でPDF・Excel出力する場合は別途契約が必要で、手書きサインはBusiness Standard以上に含まれます。

現場の作業報告書に加え、営業の見積書や報告書の作成も効率化したい場合は、入力データを定型フォームへ出力できるJUST.SFAも比較候補です。作成したい書類の種類や出力形式、入力項目を自社で変更できる範囲を確認しましょう。

cyzenの機能一覧

cyzenは訪問先や営業案件の管理、現場からの報告、位置情報の共有に対応しています。ここでは、現行の「cyzen pro」を中心に、標準機能・オプション機能・外部連携機能を紹介します。

標準機能

営業活動に必要な基本機能は、Business Standard以上で利用できます。エリア管理やAIによる業務支援は、Business Premium以上が対象です。

※無料のEntry Freeは利用できる機能に制限があり、Mapは位置情報や勤怠管理などに特化したプランです。

Business Premium以上では、名刺の自動読み取りにも対応しています。名刺情報の整理や社内共有を主な目的にする場合は、名刺管理アプリも比較し、読み取り後の情報をどう活用できるか確認しましょう。

例えば、担当者が交換した名刺を全社で共有し、社内の誰がどの顧客と接点を持っているかを把握したい場合は、Sansanが候補になります。訪問先での顧客登録を効率化したいのか、部署をまたいだ人脈活用まで進めたいのかを整理して比較しましょう。

オプション機能

帳票の出力や交通費の計算など、周辺業務に必要な機能を追加できます。利用できるオプションは契約プランによって異なるため、導入範囲に合わせて確認しましょう。

外部連携機能

勤怠管理システムへの打刻データ連携や、APIによる外部システムとの接続に対応しています。APIは、異なるシステム間でデータをやり取りするための仕組みです。

既存のCRMツール（顧客管理ツール）と連携する場合は、共有したい情報や更新のタイミングを整理し、APIの対応範囲や追加費用を確認しましょう。

訪問先での報告と社内の顧客管理をつなぎたい場合は、kintoneとの連携も検討できます。cyzenで記録した報告情報をkintoneへ集約する運用について、利用中のプランで連携できるデータや必要な設定・開発、追加費用を確認しましょう。

cyzenのサポート・セキュリティ体制

cyzenを現場で使い続けるには、操作や運用を相談できる支援に加え、顧客情報や位置情報を守る仕組みも確認することが大切です。ここでは、導入・運用時のサポート内容と、データ保護や利用者管理に関するセキュリティ対策を紹介します。

サポート体制

cyzenは、電話・メールでの問い合わせに加え、ヘルプセンターやオンライン勉強会を用意しています。初期設定や業務に合わせた運用設計を相談したい場合は、専任担当者による有料の導入支援も選べます。

セキュリティ体制

cyzenはデータの暗号化やユーザー権限の設定など、顧客情報を保護するための仕組みを備えています。運営会社のレッドフォックス株式会社は、ISMS認証とプライバシーマークを取得しています。

cyzenの料金

cyzenの現行プラン「cyzen pro」は、利用する機能と契約期間によって料金が変わります。顧客・案件管理や報告書作成に対応するBusiness Standardは、12ヶ月契約で月額2,400円／IDです。

※月額料金は1IDあたりの金額です。初期費用は税別で、環境発行・契約手数料として発生します。無料プランから有料プランへ移行する場合も初期費用が必要です。

Business PremiumはAIによる報告書作成など、EnterpriseはAPIによる外部システム連携まで利用できます。Mapは位置情報・移動履歴・勤怠の管理に特化し、顧客管理や報告機能は含まれません。

帳票出力や交通費自動計算、有料の導入・運用支援などを追加すると別途費用がかかるため、必要な機能と支援を含めた総額で比較しましょう。契約前には、初期設定や操作説明の支援を受けながら、最長14日間の無料トライアルで使い勝手を確認できます。

cyzenの導入実績からわかること

cyzenの導入事例では、営業の事務負担の軽減や訪問件数の増加、現場と事務の分業による工数削減が報告されています。ここでは、改善につながった使い方と、自社で活用する際のポイントを紹介します。

営業の計画・報告にかかる事務工数を1日約1.5時間削減

ネッツトヨタ栃木株式会社の法人事業部は、cyzenの活用により、計画・報告の事務工数を1日あたり約1.5時間削減しました。導入前はExcelで活動を管理し、帰社後の報告入力や翌日の予定作成に時間がかかっていました。

導入後、計画・報告の事務工数が1日あたり1.5時間程度削減されました。スタッフは訪問から帰社後、cyzenを使って翌日の計画を立てるだけで済むようになり、すべての報告は現場で完了させています。

引用：cyzen「ネッツトヨタ栃木株式会社　法人事業部」

導入後は訪問先で音声入力を使って報告を済ませ、帰社後は翌日の計画を立てる運用へ変更しています。

つまり、入力のしやすさに加え、報告を訪問活動の中で完了させる手順づくりが、帰社後の負担軽減につながると考えられます。

店舗情報と訪問ルートの見直しで1日の訪問件数が約2倍に

株式会社KOLLECTIONは、化粧品売り場の巡回・商談業務にcyzenを活用し、1日の訪問件数が約2倍に増えています。導入前は、売り場の写真と商談内容を別々に管理しており、訪問準備や担当者間の引き継ぎが課題でした。

効率的な訪問予定やルートを作成でき、ラウンダーの訪問件数が約２倍に！

引用：cyzen「株式会社KOLLECTION」

導入後は、地図上で店舗の優先度を確認し、過去の写真や商談内容も参照しながら、訪問予定やルートを組み立てています。

つまり、移動ルートと訪問前の情報確認をまとめて見直すことで、限られた時間でも訪問機会を増やせる可能性があります。

現場と事務の分業で報告書の作成工数を最大7割削減

株式会社トリリオンレスパスは、現場と事務スタッフで報告書作成を分担し、作成工数を最大7割削減しました。導入前は、現場を把握する作業スタッフに写真の選別や報告書作成が集中していた点が課題です。

現場からリアルタイムに情報共有ができるので、夜勤があるシフト勤務体制の組織でも部署を超えて分業ができるようになり、業務効率は大幅に向上、報告作成業務の工数を最大7割削減することができました。

引用：cyzen「株式会社トリリオンレスパス」

導入後は、現場から写真とメモを共有し、事務スタッフが日中に写真の整理やサイズ調整を担当する運用へ変更しました。

つまり、現場の情報をほかの担当者も理解できる形で残すことが、担当者に偏っていた報告業務を分担する土台になると考えられます。