人事管理とは、企業の成長を支える土台となる重要な取り組みです。
「人事管理と労務管理の違いがわからない」「どの業務から手をつければいいかわからない」といった悩みを抱える担当者も多いのではないでしょうか。
この記事では、人事管理の基本的な役割から仕事内容・現場の課題・効率化する方法について詳しく解説します。
人事管理とは
人事管理とは、企業が従業員を適切に管理・育成し、組織全体のパフォーマンスを高めるための取り組みです。
人事管理には以下のように幅広い業務が含まれます。
- 採用
- 人材育成
- 評価
- 配置
- モチベーション管理
人事管理の役割や労務管理との違いを正しく理解することが、組織運営の土台を築く上で大切です。
役割
人事管理の役割は、採用や給与計算といった事務作業をこなすだけにとどまりません。
人事管理が果たす主な役割は、以下のとおりです。
- 適切な人材の採用・配置
- 従業員のスキルアップ・育成
- 公正な評価制度の運用
- 労働環境の整備・維持
- 組織全体のパフォーマンス向上
上記の役割を体系的に実行すると、従業員が働きやすい環境が整い、組織全体のパフォーマンス向上にもつながります。
厚生労働省では、以下のように述べています。
働く方々がそれぞれの事情に応じた多様な働き方を選択できる社会を実現する働き方改革を総合的に推進するため、長時間労働の是正、多様で柔軟な働き方の実現、雇用形態にかかわらない公正な待遇の確保等のための措置を講じます。
引用：厚生労働省「働き方改革 ～ 一億総活躍社会の実現に向けて ～」
つまり、企業には法的な観点からも労働環境を整備する責任が求められており、人事管理はその中心的な役割を担っています。
「なんとなく対応している」状態では、人事管理本来の機能を果たせません。
目的と役割を明確に定めた上で、戦略的に取り組むことが大切です。
労務管理との違い
人事管理と労務管理は混同されやすいですが、担う役割が異なります。
さらに、タレントマネジメントや人材管理とも混同されるケースが多く、現場で用語が曖昧なまま使われている状況も見られます。
下記の比較表で、各用語の違いを明確にしましょう。
| 用語 | 主な対象 | 目的 |
|---|---|---|
| 人事管理 | 従業員全体 | 人材の採用・育成・評価・配置 |
| 労務管理 | 労働条件・環境 | 勤怠・給与・福利厚生の管理と法令遵守 |
| 人材管理 | 個々の従業員 | スキルや能力の把握と適切な活用 |
| タレントマネジメント | 優秀な人材 | 戦略的な人材育成と組織への貢献最大化 |
用語ごとに目的と対象が異なるため、混同したまま運用すると自社の課題が見えにくくなります。
用語の定義を正しく理解した上で、自社に必要な取り組みを整理していきましょう。
人事管理の仕事内容
人事管理の仕事内容は、採用活動から従業員の育成・評価・配置・モチベーション管理まで多岐にわたります。
各業務が互いに連動すると、組織としての力が最大限に引き出されます。
それぞれの業務内容を詳しく見ていきましょう。
採用
採用業務は、人事管理の中でも組織の将来を左右する重要なプロセスです。
採用業務の主なフローは、以下のとおりです。
- 採用計画の立案・人員計画の策定
- 求人票・募集要項の作成
- 応募者の書類選考・面接調整
- 面接・適性検査の実施
- 内定通知・入社手続きの対応
採用計画の段階で必要な人材像を明確にしておくことで、書類選考や面接での判断基準がブレにくくなります。
結果として、入社後のミスマッチを減らし、定着率の向上にもつながるでしょう。
近年は、採用管理システムを活用し、応募者情報の一元管理や選考フローの効率化を図る企業も増えています。
求人票の作成から内定まで、一連の業務を体系的に管理することが、採用力の向上につながります。
人材育成
人事管理において、採用した人材をいかに育てるかが、組織の長期的な競争力を左右します。
人材育成の主な手法は、以下のとおりです。
- OJT（職場内訓練）
- OFF-JT（研修・セミナーなど職場外訓練）
- eラーニング・オンライン学習
- メンター制度・1on1面談
- キャリアパス・目標管理制度との連動
手法を組み合わせることで、従業員の成長を多角的にサポートできます。
育成計画の管理には、従業員のスキルや成長履歴を一元管理できるタレントマネジメントシステムが役立つ場面もあるでしょう。
育成データと評価情報を紐づけて管理できれば、担当者の負担軽減にも期待できます。
育成を属人的な取り組みで終わらせず、仕組みとして整備していくことが大切です。
人材評価
人材評価は従業員の貢献度やスキルを公正に測り、給与・昇進・配置に反映させる重要なプロセスです。
なぜなら、評価基準が曖昧だったり上司によってばらつきがあったりすると、従業員の不満が高まり、離職リスクに直結するからです。
代表的な評価手法を以下にまとめました。
| 評価手法 | 概要 |
|---|---|
| 目標管理制度（MBO） | 個人が目標を設定し、達成度を評価する手法 |
| 360度評価 | 上司・同僚・部下など複数の視点から多角的に評価する手法 |
| コンピテンシー評価 | 高業績者の行動特性を基準に評価する手法 |
| OKR | 組織と個人の目標を連動させ、達成度を測る手法 |
評価の透明性を高めるために、クラウド型の人事評価システムを取り入れる企業も増えてきています。
評価制度の精度が組織の安定を左右するため、手法の選定と運用ルールの整備を行うことが求められます。
人材配置
人材を適材適所に配置することが、従業員のパフォーマンスと定着率を大きく左右します。
人材配置を検討する際の主な観点は、以下のとおりです。
- スキル・経験・適性の把握
- 本人の希望・キャリアプランとの整合
- 部署・チームの人員バランス
- 組織目標との連動
- 定期的な配置見直しの仕組み化
上記の観点を踏まえて配置を検討すると、従業員の力を最大限に引き出せます。
タレントマネジメントシステムを活用すると、従業員のスキルや経験データを可視化し、客観的な根拠をもとに配置を最適化できるでしょう。
感覚や経験に頼った配置から脱却し、データを活用した戦略的な人材配置へと移行することが、組織力の向上につながります。
モチベーション管理
従業員のモチベーションは、生産性や離職率に直結する重要な管理項目といえます。
モチベーション向上に向けた主な取り組みは、以下のとおりです。
- 定期的な1on1面談の実施
- 公正な評価・フィードバック制度の整備
- キャリアパスの明確化
- 職場環境・働き方の柔軟化
- パルスサーベイ（短期間で繰り返し行う簡易アンケート）によるエンゲージメント測定
上記の取り組みを継続的に実施すると、従業員の満足度を高め、定着率の向上にもつながります。
近年は、1on1面談やパルスサーベイでモチベーション管理をデータで把握しようとする企業も増えています。
モチベーション管理を「感覚」ではなく仕組みとして整えることが、組織の安定した成長につながるでしょう。
人事管理の課題
人事管理には、業務負担の増大・情報の散在・データの未活用・業務の属人化など、多くの現場で共通する課題があります。
課題を放置すると業務効率が低下し、対応が後手に回ることで従業員からの信頼や満足度にも悪影響を及ぼしかねません。
代表的な課題を一つずつ見ていきましょう。
入退社や情報更新で担当者の負担が大きい
人事管理業務では入退社のたびに発生する手続き業務が、担当者にとって負担となっています。
書類対応・システム登録・各部署への連絡など、手作業が次々と積み重なり、本来注力すべきコア業務にリソースを割けない状況が生まれるからです。
担当者の負担が増大する主な背景は、以下のとおりです。
- 入退社のたびに複数のシステムへ個別登録が必要
- 書類のやり取りが紙ベースで非効率
- 各部署への情報共有が手動で抜け漏れリスクがある
- 従業員情報の変更のたびに複数箇所の更新が発生
上記のような手作業が重なることで、担当者一人あたりの処理件数が膨らみ、ミスや対応漏れも起きやすくなります。
人事労務システムを活用すると、入退社手続きをペーパーレス化・自動化でき、業務負荷の大幅な削減が期待できます。
手作業による非効率を解消することが、担当者が本来の業務に集中できる環境づくりにつながるでしょう。
従業員情報が散在している
従業員情報がExcelやPDF・紙・各種システムにバラバラに保存されている状態は、多くの企業で共通する課題です。
情報が散在することで生じる主なリスクは、以下のとおりです。
- 必要な情報を探すだけで時間がかかる
- 入力・更新の抜け漏れやミスが発生しやすい
- 担当者が変わるたびに情報の引き継ぎが困難になる
- 古い情報と最新情報が混在し、正確性が担保されない
- 個人情報の管理体制が不明確になりセキュリティリスクが高まる
上記のようなリスクが積み重なると、担当者の負担が増えるだけでなく、経営判断に必要な人事データの信頼性も損なわれます。
人事管理システムを活用して従業員情報を一元管理すると、情報へのアクセス性と正確性を大幅に改善できるでしょう。
情報の散在は放置するほど対処が難しくなるため、早めの整備が望まれます。
人事データが活用しきれていない
勤怠・評価・採用などのデータを蓄積していても、分析や意思決定に活かせていない企業は少なくありません。
人事データが活用しきれていない主な原因は、以下のとおりです。
- データがシステムごとに分散しており集計が困難
- 分析スキルを持つ担当者が不足している
- データの収集・更新が属人的で精度が低い
- 経営層・管理職へのデータ共有の仕組みがない
- 収集しているデータの種類・項目が不十分
上記のような原因が重なると、せっかく蓄積したデータが「眠ったまま」になり、戦略的な人材活用の機会を逃してしまいます。
タレントマネジメントシステムを活用すると、人事データの可視化・分析が進み、経営判断に直結する情報として活かせるようになるでしょう。
データは集めるだけでなく、活用する仕組みを整えることが、戦略的な人材マネジメントへの道を開きます。
人事業務が属人化している
人事業務は「あの人しかわからない」状態になりやすく、担当者の退職や異動をきっかけに業務が止まるリスクがあります。
属人化が生まれる背景には、業務手順が文書化されておらず、引き継ぎの機会も十分に確保されていないことが挙げられます。
また、ExcelやPDFで情報を管理していると、担当者以外がアクセスしにくく、気づかないうちに特定の人への依存度が高まっていくでしょう。
担当者が長期間同じ業務を担当し続けることで、他の人が関わる機会も失われていきます。
属人化した状態を放置すると、組織としてのリスクが蓄積されていきます。
そこで、人事管理システムを活用して業務をシステム化・標準化すると、属人化の解消と引き継ぎコストの削減につながるでしょう。
属人化は「気づいたときには手遅れ」になりやすいため、早期から仕組みを整えておくことが望まれます。
リアルタイムの組織図で把握しにくい
異動・入退社のたびに組織図を手動で更新している企業は多く、常に最新の状態を維持することは担当者にとって大きな負担です。
組織図の管理が難しい背景には、人事異動の頻度が高いほど更新作業が追いつかなくなる問題があります。
手動での更新は更新漏れやバージョン管理のミスが起きやすく、部署によって異なる組織図が出回るといった混乱も生じかねません。
古い情報をもとに業務が進むと、組織全体のスピード感にも悪影響を及ぼします。
人事管理システムを活用すると、人事データと連動したリアルタイムの組織図管理が実現できます。
手動更新の手間を省くだけでなく、常に正確な組織情報を全社で共有できる環境を整えることが、スムーズな組織運営につながるでしょう。
人事管理を効率化する方法
人事管理の課題を解消するには、自社の状況に合った効率化の手段を選ぶことが大切です。
効率化の手段として、主に以下の3つが挙げられます。
それぞれに特徴やメリット・デメリットがあるため、自社の規模や課題に合った方法を見極めることが重要です。
各手段の特徴を詳しく見ていきましょう。
人事管理システム
人事管理システムとは、採用・勤怠・評価・給与・従業員情報などを一元管理できるクラウド型のツールです。
Excelや紙で人事管理する場合では情報の散在や更新漏れが起きやすく、業務効率の低下を招きやすい点が課題として挙げられます。
人事管理システムを導入すると、上記の課題をまとめて解消できるでしょう。
代表的な人事管理システムの特徴を比較すると、以下のとおりです。
| ツール名 | 主な特徴 |
|---|---|
| KING OF TIME 人事労務 | 従業員情報の一元管理・入退社手続き・Web給与明細発行・マイナンバー対応 |
| freee人事労務 | 給与計算・入退社手続き・勤怠管理・年末調整などをワンストップで対応 |
| ジョブカン労務HR | 従業員情報の一元管理・労務手続きの自動化・電子申請・進捗管理機能を搭載 |
| マネーフォワード クラウド人事管理 | 従業員情報の収集・管理をオンラインで完結し、給与・勤怠システムとシームレスに連携 |
自社の規模や課題に合ったシステムを選ぶことが、導入効果を最大限に引き出すポイントです。
まずは自社が抱える課題を整理した上で、複数のシステムを比較検討することをおすすめします。
エクセル
人事管理をExcelで行っている企業はいまだに多く、コストをかけずに始められる手軽さが大きな魅力です。
特別なシステム導入が不要で、操作に慣れた担当者であればすぐに運用を始められる点が、多くの企業に選ばれている背景にあります。
Excelと人事管理システムで比較すると、以下のとおりです。
| 項目 | Excel | 人事管理システム |
|---|---|---|
| コスト | 低い | 月額費用が発生する |
| 導入のしやすさ | すぐに始められる | 初期設定が必要 |
| 情報共有 | ファイル管理が煩雑 | リアルタイムで共有可能 |
| セキュリティ | 管理が属人的になりやすい | アクセス権限の設定が可能 |
| スケーラビリティ | 従業員増加で限界が来やすい | 規模に応じた拡張が可能 |
従業員数が少ない段階では、Excelでも十分に対応できます。
ただし、従業員数が増えるほど共有ミスや更新漏れといったリスクが拡大するため、組織の成長に合わせてシステム移行の検討が望まれます。
人事アウトソーシング
人事アウトソーシング（BPO）とは、人事業務の一部または全部を外部の専門会社に委託する方法です。
社内に人事専任担当者を置けない中小企業や、コア業務にリソースを集中させたい企業にとって、有効な選択肢として注目されています。
人事アウトソーシングを利用する際は、情報漏洩リスクへの対策や、委託範囲によっては柔軟な対応が難しくなる点も念頭に置く必要があるでしょう。
給与計算や社会保険手続きといったバックオフィス業務から委託を始め、慣れてきたら範囲を広げていく進め方が現実的です。
コストや情報管理のリスクを十分に把握した上で、パートナー企業を慎重に選定することが求められます。
