頭の中だけでタスクを整理していると、やり忘れが発生してしまうものです。
タスク管理ツールを使えば、余計な手間をかけずにタスクを管理することができます。
タスクがきちんと管理できれば、やらないといけない仕事が見やすくまとまるので、仕事のやり忘れを無くすことができます。
しかし、色々な種類があるタスク管理ツールのなかから、自社に合うタスク管理ツールを選定するのは難しいです。
そこで本記事では、おすすめのタスク管理ツールと、タスク管理ツールの選び方などをご紹介します。
タスク管理ツールとは｜リアルタイムなToDo管理で進捗管理をスムーズに
そもそもタスク管理とは、業務・プロジェクトを遂行するために個々のメンバーに割り振られたタスクを管理することです。
タスク管理ツールは、タスクを視覚的に分かりやすく一括で管理することができます。
チームメンバー同士でタスクの共有が可能なので、タスクの進め方や納期、進捗状況の確認などに役立てることが可能です。
スマホやPCからリアルタイムでタスクを確認できるので、移動やリモートワーク中でも気軽に利用できます。
タスク管理の効果とは？社内のToDo管理を徹底したほうがいい理由
業務をスムーズに行うためには、タスク管理が欠かせません。
なぜビジネスにおいてタスク管理が必要とされるのか、どういった効果が得られるのかを確認していきましょう。
タスク管理の効果は以下の通りです。
業務時間内に作業を完了させられる
タスク管理をしっかり行っておけば、業務時間内にコア業務を終わらせ、無駄な残業時間の削減ができます。
タスク管理によって作業の優先順位や重要度を把握しておくと、今日やらないといけない仕事に集中できるからです。
急ぎではない仕事をしてしまい、今日必ずやるべきタスクを疎かにしてしまうと、残業が発生してしまうおそれがあります。
自分の頭の中だけでタスクを覚えておくと、仕事の重要度が抜けてしまう可能性が高いので、タスク管理をしておくことは重要です。
このように、タスク管理を行うことで、与えられた仕事を効率的に終わらせられるようになります。
タスクをこなす集中力が増す
タスク管理をしておくと、仕事への集中力が増します。
タスクを管理せず頭のなかで覚えているだけの場合、1つのタスクが終わると「次何をやろうかな」と一々考えなければいけません。
また、今やっている作業を何時までに終わらせれば良いのか、といったスケジュールなどにも頭のリソースを使ってしまいます。
タスク管理を行い、やるべき作業や取り組む順番などをあらかじめ決めておくと、無駄な労力を使わず、目の前のタスクに集中できます。
タスクに集中できると、作業の質の向上や作業時間の短縮、品質アップなどにもつながることでしょう。
仕事のモチベーションが高まる
チームにおいて、各個人のタスクを共有しておけば、何かつまづいた際にチームメンバーからの協力を得られやすくなります。
進捗の遅れに気付いたメンバーがヘルプに回るなどして、チーム全体でジョブの完遂を目指しやすくすることが可能です。
また、チーム全体でタスクの抜け漏れもカバーできるので、仕事をすばやく完了させられます。
協力しながらタスクを期日通りに終わらせていくと、チーム全体のモチベーションが上がることに期待できます。
気持ち良くスムーズに仕事を終わらせることで、達成感がチーム全体または個人に広がることでしょう。
タスク管理ツールの選び方｜機能や価格を確認しよう
タスク管理ツールの種類は豊富です。
そのため、自社にとってどのタスク管理ツールが良いのかをきちんとヒアリングし、自社に合ったツールを選ぶ必要があります。
参考までに、タスク管理ツールを選ぶ際の基準をご紹介します。
シンプルな操作性かどうか
シンプルな操作性や画面の見た目などのUI(ユーザーインターフェース)は、タスク管理ツールを選ぶ際の重要な要素です。
UIとは、ユーザーインターフェース（User Interface）の略称です。
一般的にユーザーと製品やサービスとのインターフェース（接点）すべてのことを意味します。
Webサービスの場合、Webサイトの見た目や、使いやすさのことを指します。
複雑な操作が必要なタスク管理ツールだと、使いづらいという印象を社員に与えてしまいます。
結局手書きやExcelでのタスク管理に戻ってしまうかもしれません。
ITツールに馴染みの無い従業員が多くいる企業を想定してみてください。
どこをクリックすればどうなるかが直感的に分からないデザイン性重視のUIのタスク管理ツールを導入しても、使用者のモチベーションを削いでしまいます。
せっかく導入しても、ユーザーが離れてしまってはお金の無駄です。
誰でも使いやすい操作性や直感的に分かりやすいUIのタスク管理ツールを選びましょう。
シンプルな操作性で見やすいUIかどうかは、無料お試し期間で実際にタスク管理ツールを触ってみて確認しておくと安心です。
業務に必要な機能があるかどうか
タスク管理ツールに、どれだけの機能があるのかを確かめておくことは大切です。
タスク管理だけに重きを置いている場合、付随する機能が多すぎると使いにくくなってしまいます。
また一方で、タスク管理以外にも便利機能が色々欲しいというニーズがあった場合、機能が充実しているタスク管理ツールの選定が必要です。
このように、自社のニーズやツールの利用頻度などを考慮し、必要な機能が備わったタスク管理ツールを選びましょう。
外部サービスとの連携が豊富かどうか
すでに自社でよく利用されている外部サービスとの連携機能があるかどうかも気にすべきポイントです。
例えば、プロジェクトの進捗管理をする「Redmine」「Jira」などのツールをすでに使っているとします。
タスク管理ツールと上記のツールの連携機能が無いと、手動でデータを移行しないといけません。
データ移行は、面倒だと感じる人がほとんどでしょう。
結局新しいタスク管理ツールに移行せず、ずっと既存のツールを使い続けてしまう恐れがあります。
また、新しいタスク管理ツールと既存ツールを、状況によって使い分けてしまい作業が煩雑になってしまう可能性もあります。
既存ツールから乗り換える場合は、外部サービスとの連携だけでなく、CSVインポートやAPI、専用の移行機能が用意されているかを確認しましょう。コメントや添付ファイル、更新履歴まで移行できるかはツールによって異なります。
将来的にタスク管理ツールとプロジェクト管理ツールを連携させたい場合は、ビジトラの「プロジェクト管理ツール13選を比較！導入目的別にツールを解説」を参考にしてください。
タスク管理ツールおすすめ11選を比較｜無料で使えるツールも紹介
こちらでは、おすすめのタスク管理ツールをいくつかご紹介します。
自社に合ったツール選びの参考にしてみてください。
Backlog｜タスクと開発の進捗を「課題」にまとめて管理
- 担当者・期限・優先度を課題ごとに設定し、誰が何を進めるかを明確にできる
- カンバンとガントチャートを使い分け、個別タスクからプロジェクト全体まで確認できる
- Git・Subversionの更新履歴を課題に紐付け、開発作業とタスク管理を一元化できる
Backlogは株式会社ヌーラボが提供する国産のプロジェクト・タスク管理ツールです。作業を課題として登録し、担当者や期限、優先度、親子関係を設定できるため、複数人で進める業務でもタスクの責任範囲を明確にできます。登録した課題はカンバンボードで状態別に整理できるほか、ガントチャートからプロジェクト全体のスケジュールを確認できます。
2025年3月には旧ガントチャートから新しいガントチャートへ完全移行しました。課題の詳細を確認・編集できるサイドパネルや、担当者・種別などによる絞り込み、複数課題のスケジュール一括変更が追加され、計画変更のたびに個別の課題画面を開く手間を減らしています。
開発プロジェクトでは、Git・Subversionのコミット履歴やソースコードの差分をBacklog上の課題と紐付けられる点が特徴です。レビューやプルリクエストの情報も課題に自動で反映されるため、タスクの進捗と実際の開発作業を別々のツールで追いかける必要がありません。エンジニア以外のメンバーも課題画面から更新状況を確認しやすく、Web制作やシステム開発を職種横断で進めるチームに適しています。
Trello｜カードを動かして仕事の流れを見える化
- カードをリスト間で移動するだけで、タスクの状態を直感的に更新できる
- メールやSlackなどで発生した作業をInboxに集め、あとから整理できる
- 期限やカード操作を条件に、定型的な更新や通知を自動化できる
Trelloはタスクをカードとして登録し、「未着手」「作業中」「確認待ち」「完了」といったリスト間を移動させながら進捗を管理するカンバン型のツールです。カードには担当者や期限、チェックリスト、添付ファイル、コメントをまとめられるため、作業の状態だけでなく、完了に必要な情報も同じ画面から確認できます。複雑な設定をしなくても仕事の流れをそのままボード上に再現できる点が、Trelloの大きな特徴です。
Trelloは従来のボード管理に加えて「Inbox」と「Planner」という機能を備えています。Inboxには思いついたToDoだけでなく、メールやSlack、Microsoft Teamsで届いた依頼を取り込み、すぐに分類できない作業を一時的に集約できます。ボードへ直接登録する前の受け皿を設けることで、チャットやメールに埋もれた依頼を見落としにくくしています。
PlannerではボードやInboxに登録したタスクをGoogleカレンダーやMicrosoftのカレンダーと並べ、実行する時間帯を予定として確保できます。カードを作って終わるのではなく、「いつ取り組むか」まで計画できるため、個人のToDo整理にも向いています。さらに、組み込みの自動化機能では、カードが特定のリストに移動した際の担当者設定や、期限に応じたリマインドなどをルール化でき、日々繰り返す更新作業を減らせます。
Asana｜部門をまたぐタスクを重複させずに管理
- 1つのタスクを複数のプロジェクトに紐付け、更新内容を同期できる
- タスクの依存関係を設定し、作業を開始できるタイミングを担当者へ通知できる
- 複数プロジェクトの担当業務を「マイタスク」に集約して優先順位を整理できる
Asanaはタスクの担当者や期限を明確にし、チームの仕事をプロジェクト単位で整理できるワークマネジメントツールです。登録したタスクは、リストやカンバンボード、カレンダー、タイムライン、ガントチャートなどから確認でき、担当者は詳細な作業を、管理者はプロジェクト全体のスケジュールを把握できます。
Asanaの特徴は同じタスクを複製せず、最大20件のプロジェクトに紐付けられる点です。例えば、新商品の紹介ページを制作するタスクを、マーケティング部門と制作部門のプロジェクトへ同時に表示できます。どちらかで担当者や期限、コメントを更新すると、すべてのプロジェクトに反映されるため、部門ごとに作成したタスクの内容が食い違うのを防げます。
前の作業が終わるまで着手できないタスクには依存関係を設定でき、ブロックが解除されると担当者へ自動で通知されます。複数のプロジェクトから割り当てられた仕事は「マイタスク」に集約され、期限や優先度に合わせて整理可能です。さらに、タスクの移動や担当者の設定といった定型作業をルールで自動化できるため、複数部門が関わる業務の抜け漏れや更新負担を減らしたい企業に適しています。
Taskworld｜タスクポイントと実績工数で作業負荷を見える化
- タスクにポイントを設定し、優先度・難易度・作業量を比較できる
- ストップウォッチまたは手入力で、タスクごとの実績工数を記録できる
- 複数のプロジェクトをタイムラインに並べ、予定の重なりを確認できる
Taskworldは担当者や期限、優先度を設定したタスクを、カンバン・テーブル・タイムラインなどの形式で管理できるプロジェクト管理ツールです。タスクをチェックリストやサブタスクに分解でき、チェックリストの項目ごとに担当者を割り当てられるため、1つの業務を複数人で分担する場合も責任範囲を明確にできます。
特徴的なのが、タスクの優先度や難易度、作業量を数値化する「タスクポイント」と、実際にかかった時間を記録する工数計測機能です。タスクの件数だけでは見えにくい仕事の重さを比較できるため、特定のメンバーに負荷が偏っていないかを確認し、担当の見直しに役立てられます。工数はストップウォッチ形式で計測できるほか、あとから手入力することも可能です。
タイムラインではタスクの開始日や期限、前後の依存関係を時系列で確認できます。複数のプロジェクトや案件を並べて表示できるため、予定が重なっている期間や調整が必要なタスクを把握しやすい点も強みです。タスクの進捗だけでなく、作業量と実績時間まで踏まえてチームの負荷を管理したい企業に適しています。
monday.com｜複数案件のタスクと担当者の負荷を横断管理
出典：https://monday.com/lang/ja/
- 複数のボードで担当しているタスクを「My Work」に集約できる
- タスク数だけでなく、想定工数を基準にメンバーの作業負荷を確認できる
- 複数プロジェクトの進捗をダッシュボードにまとめて把握できる
monday.comは複数の業務支援サービスをまとめたプラットフォームです。そのなかで、タスクやプロジェクトの進捗管理に使われる製品が「monday work management」です。
monday work managementでは、案件や部署ごとに「ボード」と呼ばれる管理画面を作成し、タスクの担当者、期限、進捗、優先度などを登録します。各メンバーに割り当てられたタスクは、個人用のタスク一覧である「My Work」に集約されるため、複数の部署やプロジェクトに参加していても、それぞれのボードを一つずつ確認する必要がありません。自分が対応すべき仕事を、期限や優先度に沿ってまとめて確認できます。
Proプラン以上では、担当者ごとの作業負荷を確認できる「仕事量ビュー」を利用できます。タスクの件数だけでなく、各タスクに登録した想定工数をもとに負荷を表示できるため、件数は少なくても時間のかかる仕事を抱えているメンバーを見落としにくい点が特徴です。複数人で担当するタスクについても、工数を均等に分けるか、各担当者へ全工数を割り当てるかを設定できます。負荷が集中しているメンバーを確認し、担当者や期限を調整する際に役立ちます。
さらに、複数のボードに分かれた情報を、集計用の画面である「ダッシュボード」にまとめて表示できます。案件ごとの進捗や担当者の作業負荷を横断的に確認できるため、個別のタスクだけでなく、部門全体で進行しているプロジェクトの状況も把握しやすくなります。なお、仕事量ビューの利用可否や、ダッシュボードに接続できるボード数は契約プランによって異なります。
Jooto｜カンバンで登録したタスクをガントチャートへ自動反映
- カードをリスト間で移動し、タスクの進捗を直感的に更新できる
- タスクの開始日・期限を設定すると、ガントチャートへ自動で反映される
- タスクごとの予定時間と実績時間を記録し、作業工数の差を確認できる
Jootoは付箋を動かすような感覚でタスクを管理できる国産のタスク・プロジェクト管理ツールです。「未着手」「対応中」「確認待ち」「完了」など、業務の流れに合わせてリストを作成し、カードをドラッグ＆ドロップするだけで進捗を更新できます。カード上では担当者や期限、優先度も確認できるため、チーム内で誰が何を進めているのかを把握しやすい設計です。
Jootoの特徴はカンバンで登録したタスクを別途入力し直さなくても、開始日と期限をもとにガントチャートが自動作成される点です。チェックリストで細分化した子タスクもガントチャートに表示でき、日程変更が生じた場合はバーをドラッグして期間を調整できます。日々の進捗確認はカンバン、プロジェクト全体のスケジュール確認はガントチャートというように、同じタスク情報を目的に応じて使い分けられます。
さらに、タスクに予定時間と実際の稼働時間を記録し、計画と実績を比較する予実管理にも対応しています。単にタスクが完了したかを見るだけでなく、想定以上に時間がかかった業務を把握できるため、今後のスケジュールや担当者の割り振りを見直す際にも役立ちます。複雑な設定を避けながら、進捗と工数の両方を管理したいチームに適したツールです。
Wrike｜依頼受付から担当者付きのタスクを自動作成
- 社内外からの依頼をフォームで受け付け、回答内容からタスクを自動作成できる
- 部門の業務手順に合わせて、タスクの状態や進める順番を設定できる
- 担当者ごとの作業負荷を確認し、未割り当てのタスクを適切なメンバーへ振り分けられる
Wrikeはチームのタスクやプロジェクトをまとめて管理するワークマネジメントツールです。登録したタスクは、表形式の一覧やカンバンボード、ガントチャート、カレンダーなどに切り替えて表示できます。担当者は自分の作業を一覧で確認し、管理者はタスク同士の前後関係や期限の遅れを含めて、プロジェクト全体の進行状況を把握できます。
Wrikeの特徴は、社内外から届く作業依頼を「リクエストフォーム」と呼ばれる専用フォームで受け付け、その内容からタスクを自動作成できる点です。フォームに入力された件名、作業内容、希望期限、担当者などをタスクの各項目へ反映できるため、メールやチャットで受けた依頼を担当者が手作業で登録し直す必要がありません。依頼時に必要な情報を統一し、記載漏れや確認の往復を減らす仕組みとして活用できます。
また、「受付」「作業中」「確認待ち」「修正中」「完了」といったタスクの状態を、部門ごとの業務手順に合わせて設定できます。状態が変わったときに担当者を自動で追加したり、承認作業を開始したりすることも可能です。さらに、仕事量を確認する画面では、各メンバーに割り当てられた作業時間と対応可能な時間を比較できます。未割り当てのタスクも確認できるため、依頼の受付から担当者の決定、進捗確認までを一つの流れで管理したい企業に適しています。なお、リクエストフォームや独自の業務手順、仕事量の管理機能は、契約プランによって利用可否が異なります。
Todoist｜自然な言葉で期限や繰り返し予定を登録
- タスク名と一緒に日時を入力すると、期限や予定を自動で設定できる
- 毎日・毎週・毎月など、定期的に発生するタスクの再登録を省ける
- 複数のプロジェクトに分かれたタスクを、期限や優先度に応じて絞り込める
Todoistは仕事やプライベートのやるべきことを、シンプルな操作で整理できるタスク・ToDo管理ツールです。タスクを案件や目的ごとのプロジェクトに分け、優先度や担当者、期限を設定できます。大きな作業はサブタスクに分解できるため、個人の予定管理からチームで進める小規模なプロジェクトまで対応可能です。
特徴はタスク名を入力する流れで、期限や繰り返し予定も設定できる点です。日付や時刻を含めて入力すると、Todoistが予定として自動認識します。「毎週月曜日」「毎月末」といった定期的なタスクも登録でき、完了すると次回の予定日へ自動で切り替わるため、月次報告や定例確認などをその都度作り直す必要がありません。
登録したタスクは、「今日」や「近日予定」の画面から期限順に確認できます。さらに、担当者、期限、優先度、ラベルなどの条件を組み合わせた「フィルター」を作成すれば、複数のプロジェクトから必要なタスクだけを抽出可能です。リスト、カンバンボード、カレンダーと表示方法を切り替えられるため、日々のToDo確認だけでなく、1週間の作業時間を予定に割り当てる使い方にも適しています。なお、カレンダー表示など一部の機能は有料プランが対象です。
Jira｜開発タスクを優先順位付けから振り返りまで管理
出典：https://www.atlassian.com/ja/software/jira
- 今後取り組む課題を一覧にまとめ、優先順位を付けて開発計画を立てられる
- スクラムとカンバンから、チームの開発方法に合ったボードを選べる
- 作業の消化状況や完了までの時間をレポートで振り返れる
JiraはAtlassianが提供するプロジェクト・タスク管理ツールです。現在は幅広い部門で利用できる製品として提供されていますが、特にソフトウェア開発の進捗管理に適しています。開発する機能や修正すべき不具合を「課題」として登録し、担当者、優先度、期限、作業の状態を設定することで、誰がどの作業を進めているのかを明確にできます。
未着手の課題を保管する「バックログ」を使い、着手する順番を整理できるという特徴があります。一定期間ごとに作業計画を区切るスクラムでは、バックログから次の期間に対応する課題を選び、「スプリント」と呼ばれる作業単位へ割り当てます。作業を継続的に処理するカンバンでは、同時に進めるタスク数へ上限を設定し、確認待ちやレビュー中の作業が滞留している工程を見つけやすくできます。
進捗の振り返りでは、予定した作業が期間内にどこまで完了したかを示すバーンダウンチャートや、課題が着手から完了までに要した時間を確認するレポートを利用できます。感覚だけで進捗を判断せず、作業の詰まりや計画とのずれをデータから確認できる点がJiraの強みです。GitHubやBitbucketなどの開発サービスとも連携できるため、開発作業とタスクの進捗を結び付けて管理したいチームに適しています。
Notion｜タスクと関連資料を同じ場所で管理
出典：https://www.notion.so/ja-jp
- タスクの担当者・期限・進捗と、作業に必要な資料を一つのページにまとめられる
- 同じタスク情報を、一覧表・カンバン・カレンダー・タイムラインに切り替えて確認できる
- 大きなタスクを細分化し、前の作業が終わるまで着手できない関係も設定できる
Notionは文書作成や情報共有、タスク管理を一つの場所で行えるワークスペースサービスです。タスクは「データベース」と呼ばれる管理台帳に登録し、担当者、期限、進捗状況などを設定します。各タスクには個別のページが用意されるため、作業手順や議事録、参考資料などもタスクに紐付けて管理できます。タスク管理ツールと社内Wikiを分けず、作業の背景まで同じ場所に残せる点が特徴です。
登録したタスクは表形式の一覧だけでなく、進捗別に並べるカンバンボード、期限を確認するカレンダー、プロジェクト全体の日程を把握するタイムラインなどに切り替えて表示できます。元のタスクを複製するのではなく、同じ情報を目的に合った形式で見せられるため、担当者と管理者で異なる管理画面を作ることも可能です。
また、大きなタスクをサブタスクに分解し、それぞれに担当者を割り当てられます。タスク同士の依存関係も設定できるため、先に完了すべき作業や、進行を妨げているタスクを把握しやすくなります。複数の管理台帳に分かれた自分の担当業務は「My Tasks」にまとめて表示できるため、情報共有とタスク管理を同じ環境に集約したいチームに適しています。
Suit UP｜表計算ソフトに近い画面で定型業務を管理
- 表計算ソフトのような一覧画面で、担当者・期限・進捗をまとめて確認できる
- 毎週・毎月行う定型業務を設定し、次回分のタスクを自動で作成できる
- 期限前や期限超過時に、メールやSlackで担当者へ通知できる
Suit UPは株式会社スーツが提供するチーム向けのタスク・プロジェクト管理ツールです。表計算ソフトに近い一覧画面へタスク、担当者、責任者、期限などを入力する仕組みで、Excelやスプレッドシートで業務を管理してきた企業でも操作方法を理解しやすい設計です。誰がどのタスクを担当し、期限がいつまでなのかを一つの画面にまとめることで、チーム内の仕事を見える化できます。
特徴は日常的に繰り返す業務を「定型タスク」として登録できる点です。毎日・毎週・毎月・毎年などの周期を設定すると、次回分のタスクと期限が自動で作成されます。月次レポートの提出や請求書の確認、定期点検といった業務を毎回登録し直す必要がなく、担当者の記憶に頼った運用による抜け漏れを減らせます。専門家とAIが作成したタスクのひな型も用意されており、業務の進め方が固まっていない場合でも、必要な作業を洗い出す際の参考にできます。
期限通知では期限の1週間前、3日前、当日、期限超過後など、通知するタイミングをタスクごとに設定できます。2026年3月公開の公式ガイドでは、Slackと連携し、期限前・当日・期限超過などの通知を受け取る方法が案内されています。スーツアップ内に独自のチャットを集約するのではなく、日常的に利用している連絡手段へ通知を届けることで、タスク管理画面を確認し忘れた場合にも期限へ気付きやすくする仕組みです。
タスク管理ツールの導入をおすすめする理由・メリット
実際にタスク管理ツールを導入するメリットをご紹介します。
メリットは以下の通りです。
チームメンバーのタスクの進捗管理/共有が簡単
タスク管理ツールを導入するメリットは、チームメンバーとタスク進捗の共有が簡単という点です。
手書きやExcelでタスクを管理していた場合、他のメンバーやマネージャーが個々のタスクを把握しづらいです。
タスク管理ツールを導入すると、チームメンバーのタスクの進捗状況が分かりやすく視覚化されるので、チームで簡単に共有することができます。
メンバーのタスクの進捗管理/共有が簡単にできると、プロジェクトのゴールに向けた調整が可能で、効率的に作業を進めることも可能です。
情報管理が簡単
タスク管理ツールが導入されれば、リアルタイムで情報共有できるので、情報の行き違いが起こりません。
また、情報はツールで一元管理されているので、検索機能で簡単にタスクを確認できます。
紙での管理だと探すのに手間がかかり、Excelでの管理だとわざわざファイルを開いて探す手間がかかります。
タスク管理ツールを利用すれば、情報管理が簡単なので、容易な確認作業が実現可能です。
プロジェクトの遅れを防ぐ
タスク管理ツールを導入して、チーム全体の進捗が把握できればプロジェクトの遅延防止に役立ちます。
タスク管理ツールは、他のメンバーの進捗状況を視覚的に分かりやすく表示してくれるので、抱えている作業量、目標達成までに足りない作業などを共有してくれます。
優先順位の高い作業に率先的に取り組めたり、特定のメンバーに偏っている仕事の負荷を減らしたりすることが可能です。
チームメンバーが互いのタスクを確認して、時には協力し合いながらプロジェクトの完遂を目指せるので、遅れを防ぐことができます。
コミュニケーションの活性化
多くのタスク管理ツールには、タスクごとのコメントやメンション、通知機能が備わっています。
製品によっては、SlackやMicrosoft Teams、Google Meetなどと連携し、普段使っているコミュニケーション環境へ通知を届けることも可能です。
特にテレワークが多くなった現在では、コミュニケーションが重要です。
タスク管理ツールにあるメッセージやビデオ通話機能は、メールや電話よりも簡単に連絡がとれます。
また一度に複数のメンバー同士で連絡し合ったりミーティングを行ったりすることも可能です。
このようにタスク管理ツールを利用すれば、社内のコミュニケーションに良い影響があります。
タスク管理ツールの注意点｜仕事の洗い出しや情報共有に気をつけよう
実際にタスク管理をする際に気を付けるべき点をご紹介します。
タスク管理はただ闇雲にやっても有効ではありません。
きちんと注意点を押さえながら実施する場合に効果があるので参考にしてみてください。
全てのタスクを洗い出し、具体的な作業に落とし込む
自分やチームで抱えているタスクを洗い出しましょう。
見落としが無いよう、他の人にもヒアリングしながら網羅することをおすすめします。
全てのタスクを洗い出せたら、次はタスクを細分化して具体的な作業に落とし込みましょう。
一つのタスクでも、細かく分ければいくつかのタスクに分けることができます。
例えば、システムの仕様書作成というタスクを考えます。
必要な機能の洗い出し、想定するネットワーク構成/通信量、ベンダーとの価格調整、使用するプログラミング言語など必要な機能は多いです。
細かくタスクを分けることで、何をしなければいけないのか、何に時間がかかりそうなのかを把握することができ、タスクをしっかり管理できます。
各タスクに期日や担当する人を割り当てれば、より確実にタスクを完了できることでしょう。
作業の優先順位をつける
発生したタスクをいつまでに終わらせればいいのかという優先度をつけましょう。
きちんと優先度を設定しておけば、何のタスクから取り組めば良いのか把握することができます。
優先順位をつけることで効率的な作業スケジュールを立てることができるので、業務時間内に仕事を終えることに繋がり、無駄な残業時間の削減が可能です。
作業の優先度は頭の中でぼーっと考えても忘れてしまいます。
タスク管理ツールには、優先度を設定できる機能が多いので、有効活用しましょう。
情報の共有
複数人のチームでプロジェクトを進めていく場合、誰がどこまでのタスクをやっているのかを互いに把握しておくことが大切です。
情報共有をしっかり行い、遅れが出ているタスクを他のチームメンバーがカバーできれば、期日以内にタスクを完了させられます。
タスク管理ツールには、情報共有に優れた機能であるガントチャートなどが搭載されているものが多いです。
