通常業務があるし、マニュアル作成に時間かけられない
WordやPowerPointでのマニュアル作成が苦手…
新人教育や部署移動で来た人に、業務マニュアルは必要不可欠です。
しかし、手動で一から作成するのはとても大変であり、作成する時間がないという問題があります。
マニュアル作成ツールを使えば、多機能を駆使し、作成手順を簡略化できるので、高品質のマニュアルを短時間で作成することが可能です。
マニュアルを綺麗に残しておけば、作業負担の分担や、迅速な業務の理解につながるので、業務上のストレスを減らすことができます。
こちらの記事では、おすすめのマニュアル作成ツールをご紹介します。
マニュアル作成が増えてきて、マニュアル作成ツールの導入を考えている方におすすめの記事です。
- 認知度も非常に高い王道のマニュアル作成ツールである「Teachme Biz」
- 社内のあらゆる業務を一括管理でき、短尺の動画を簡単に作成・編集できる「toaster team」
- 豊富なマニュアルのテンプレートがあり、誰でも簡単にマニュアル作成できる「Dojo」
- マニュアル作成ツールを選ぶ基準は、簡単な操作性、実際の業務で活用できる機能があるかどうか、丁寧なサポートがあるかどうか
- マニュアル作成ツールを使えば、短時間でクオリティの高いマニュアルを作成できる
目次
マニュアル作成ツールとは
マニュアル作成ツールとは、マニュアル作成を手助けする機能を備えたソフトウェアのことです。
働き方改革で、テレワークが増えてきました。
テレワークは家で作業できますが、先輩社員から直接教えてもらう機会が減ってしまいます。
しかし、業務マニュアルがあれば人から直接教えてもらわなくても、業務内容を知ることができ、業務効率をグンとアップさせることが可能です。
業務マニュアルを作成する方法としてWordやPowerPointなどがあげられます。
しかしWordやPowerPointなどで業務マニュアルを作成しようと思えば、かなりの手間と時間がかかってしまいます。
マニュアルの作成に手間がかかりすぎては本末転倒です。
そのため、作業を効率良く行えるマニュアル作成ツールが注目されるようになりました。
マニュアル作成ツールを駆使すれば、作成手順の簡便化を図ったり、高品質な編集を誰でも手軽に行うことができます。
マニュアル作成ツールで出来る事
実際にマニュアル作成ツールで何ができるのかをご紹介します。
- 綺麗なマニュアルを効率良く作成可能
- 属人化を防止して社内でナレッジを共有できる
綺麗なマニュアルを効率良く作成可能
様々な状況のマニュアルに適したテンプレートが豊富に用意されているので、文字や画像を挿入するだけで綺麗なマニュアルを作成することが可能です。
フォーマットや書き方を決めるところから始めると時間がかかってしまいますが、テンプレートが用意されていると悩まずに作成できるため、作成時間も短縮されます。
さらに、マニュアル作成ツールを使えば、自動的に必要な画面を適切なサイズでキャプチャーしてくれるものがあります。
WordやPowerPointで同じ作業をする場合、画像のサイズやトリミングを手動でしないといけません。
マニュアル作成ツールを使えば作業の手間はだいぶ改善されます。
属人化を防止して社内でナレッジを共有できる
マニュアルの作成や更新などが簡単にできるので、口頭伝承やその場限りのメモ書きだけで済ませていたような些細な内容であってもすぐにマニュアル化して共有できるようになります。
担当者しか知らない知識・経験を、誰でも参照可能なので、社内ナレッジをどんどん蓄積することが可能です。
社内ナレッジが蓄積されると、属人化が減り、誰でも業務の手助けをすることができます。
共有に優れたマニュアル作成ツールであれば、必要なマニュアルをすぐ検索できるため、分からない作業につまづく時間を減らすことも可能です。
マニュアル作成ツールの選び方
現在、たくさんのマニュアル作成ツールがあります。
せっかく導入するのならば自社のニーズに合ったツールを選ぶことが大切です。
こちらでは、参考のために、マニュアル作成ツールを選ぶ基準をご紹介します。
- 簡単な操作ができるのか
- ストレスなくマニュアルを活用できるか
- 充実したサポートがあるのか
簡単な操作ができるのか
マニュアル作成ツールは、作成する人・利用する人・更新する人、各利用者にとって簡単に操作できるものじゃないといけません。
ツール側で用意された項目に従って入力していくだけでマニュアルが作成できるテンプレートが用意されていると簡単に操作可能です。
自動的に体裁が整うため、マニュアル更新の際にレイアウトやデザインの乱れを気にすることなく画像・文章の差し替えや追加ができます。
また、画像を挿入したい時、システムが自動的に必要な画面や動作説明文を取得してくれたりする機能もあります。
何の機能を、どれくらい簡単に操作できるのかを事前に調べておきましょう。
ストレスなくマニュアルを活用できるのか
マニュアルを積極的に活用してもらうためには、実際の業務の中でいかに必要なマニュアルにアクセスできるかが重要です。
欲しいタイミングでマニュアルを探すことができないと、結局時間がかかり使用者のストレスになります。
どのような検索機能があるのか、QRコードなどですばやく共有することができるのかなどを確認しておきましょう。
充実したサポートがあるのか
利用者に安心して使ってもらうために、充実したサポートがあるかどうかも大切です。
導入前にツールの使い方についてのトレーニングがあると、ツールのイメージを掴みやすくなります。
また、定期的なセミナー、質問対応(メール・電話)、継続的なサポートがあると、導入後に分からないところが出てきても安心です。
おすすめマニュアル作成ツール6選比較一覧表
| ツール名 | Teachme Biz | toaster team | Dojo | NotePM | VideoStep | tebiki |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 料金プラン | • スタータープラン：59,800円/月 • ベーシックプラン：119,800円/月 • エンタープライズプラン：319,800円/月 • 初期費用：要問合せ | 初期費用：100,000円 月額料金： • ライトプラン：35,000円（50名まで） • スタンダードプラン：60,000円（100名まで） • ビジネスプラン：120,000円（200名まで） | • スタンドアロン版：要問合せ • フローティング版：要問合せ • 初期費用：30万円 • 保守費用：次年度以降必要 | • プラン8：4,800円/月（8人まで、80GB） • プラン15：9,000円/月（15人まで、150GB） • プラン25：15,000円/月（25人まで、250GB） • プラン50：30,000円/月（50人まで、500GB） • プラン100：60,000円/月（100人まで、1TB） • プラン200：120,000円/月（200人まで、2TB） | • 月額50,000円〜（税別、利用人数100名まで） • 月間動画投稿上限：20本 • アップロード容量上限：10GB/月 ※50人未満の企業は割引制度あり | • エントリープラン • ビジネスプラン • エンタープライズプラン ※具体的な料金は要問合せ |
| 提供型 | クラウド型 | クラウド型 | インストール型（オンプレミス） | クラウド型 | クラウド型 | クラウド型 |
| トライアル | 14日間の無料トライアル利用可能 | 14日間の無料トライアル | 無料体験版あり（一部機能制限あり） | 30日間の無料トライアル | 2週間の無料トライアル | 2週間の無料トライアル |
| URL | https://biz.teachme.jp | https://toaster.how | https://dojo-manual.com | https://notepm.jp | https://videostep.io | https://tebiki.jp |
おすすめマニュアル作成ツール6選
こちらでは、おすすめのマニュアル作成ツールをご紹介します。
各ツールごとに特徴や料金体制をまとめてありますので、ぜひ参考にしてみてください。
- Teachme Biz
- toaster team
- Dojo
- NotePM
- VideoStep
- tebiki
おすすめのマニュアル作成ツール①Teachme Biz
認知度も非常に高い王道のマニュアル作成ツールで、小売・飲食・宿泊・製造・ITなど幅広い業種で使われています。
マニュアルの作成だけでなく浸透や改善までサポートする機能もあります。
スマホやタブレットで撮影した動画から、必要な部分を動画や静止画で切り出して、そのまま手順に追加することが可能です。
そのため、撮影漏れの心配もなく、簡単にマニュアル化することができます。
また、撮影した動画や画像などの素材はアプリ上でそのまま編集することも可能です。
| ツール名 | Teachme Biz |
| 料金プラン | • スタータープラン：59,800円/月 • ベーシックプラン：119,800円/月 • エンタープライズプラン：319,800円/月 • 初期費用：要問合せ |
| 提供型 | クラウド型 |
| トライアル | 14日間の無料トライアル利用可能 |
| URL | https://biz.teachme.jp |
おすすめのマニュアル作成ツール②toaster team
誰でも簡単に、マニュアルを作成・共有できるツールです。
社員・スタッフの知識・経験を見える化・仕組み化し、社内のあらゆる業務に関する情報をクラウドで一括管理します。
また、スマホで短尺の動画マニュアルをかんたんに作成・編集ができます。
最大の特徴は、テキストを入力していくだけで、様々なファイルに対応した高品質なマニュアルを自由に作成することができる点です。
| ツール名 | toaster team（トースターチーム） |
| 料金プラン | 初期費用：100,000円 月額料金： • ライトプラン：35,000円（50名まで） • スタンダードプラン：60,000円（100名まで） • ビジネスプラン：120,000円（200名まで） |
| 提供型 | クラウド型 |
| トライアル | 14日間の無料トライアル |
| URL | https://toaster.how |
おすすめのマニュアル作成ツール③Dojo
マニュアル作成ツールの「Dojoシリーズ」を使えば、マニュアル作成時間を短縮して業務効率をアップさせることが可能です。
豊富なテンプレートがあり、18年以上蓄積したマニュアル作成のノウハウが活かされています。
操作するだけでマニュアル化したい作業が自動録画され、取り込んだ映像の編集もそのままツール上で簡単に行うことが可能です。
動画やナレーションを挿入することでマニュアルに動きがプラスされ、作業手順や業務内容の理解も早まります。
| ツール名 | Dojo（ドージョー） |
| 料金プラン | • スタンドアロン版：要問合せ • フローティング版：要問合せ • 初期費用：30万円 • 保守費用：次年度以降必要 |
| 提供型 | インストール型（オンプレミス） |
| トライアル | 無料体験版あり（一部機能制限あり） |
| URL | https://dojo-manual.com |
おすすめのマニュアル作成ツール④NotePM
NotePMはウィキペディアのように、社員がさまざまな情報を書き込み蓄積することで、 社内の知りたいことが見つかるツールです。
社内マニュアルや業務ノウハウ、議事録・報告書など、さまざまな情報の一元管理ができます。
そのため、ナレッジの作成や共有がしやすく、社内の知りたいことが見つかりやすくなります。
高機能エディタが付属しており、Webに投稿するように簡単にマニュアルを作成することが可能です。
| ツール名 | NotePM（ノートピーエム） |
| 料金プラン | • プラン8：4,800円/月（8人まで、80GB） • プラン15：9,000円/月（15人まで、150GB） • プラン25：15,000円/月（25人まで、250GB） • プラン50：30,000円/月（50人まで、500GB） • プラン100：60,000円/月（100人まで、1TB） • プラン200：120,000円/月（200人まで、2TB） |
| 提供型 | クラウド型 |
| トライアル | 30日間の無料トライアル |
| URL | https://notepm.jp |
おすすめのマニュアル作成ツール⑤VideoStep
VideoStepは、文字や画像では伝わらない社員のナレッジを誰でもかんたんに動画で共有してくれるクラウドサービスです。
属人化した知識を動画で蓄積することができます。
あらゆる操作手順動画、現場マニュアル、研修動画などをかんたんに作成が可能です。
動画マニュアルや研修動画もスマホのアプリでかんたんに撮影ができ、動画をURLとQRコードで共有することができます。
また、パワポを編集する感覚でかんたんな動画マニュアルを編集することが可能です。
撮影・編集した動画をクラウド上に保管して、YouTubeと同じようにスムーズに検索することもできます。
| ツール名 | VideoStep（ビデオステップ） |
| 料金プラン | • 月額50,000円〜（税別、利用人数100名まで） • 月間動画投稿上限：20本 • アップロード容量上限：10GB/月 ※50人未満の企業は割引制度あり |
| 提供型 | クラウド型 |
| トライアル | 2週間の無料トライアル |
| URL | https://videostep.io |
おすすめのマニュアル作成ツール⑥tebiki
誰でも簡単に動画マニュアルが作れ、スタッフの習得度合いを管理できるマニュアル作成ツールです。
製造業・サービス業・IT企業や会計事務所まで、幅広い業種・業界で実績があります。
動画マニュアルは扱えるファイルの種類が多く、また編集がしやすいと評判です。
直感的に操作できる動画マニュアル作成機能があり、シーンカットや静止などもかんたんに編集ができます。
習熟度をクラウドで管理しているので、誰がマニュアルを見たのか、出来るようになったかの把握が可能です。
また、自動字幕機能や100ヶ国以上の自動翻訳機能もあります。
| ツール名 | tebiki（テビキ） |
| 料金プラン | • エントリープラン • ビジネスプラン • エンタープライズプラン ※具体的な料金は要問合せ |
| 提供型 | クラウド型 |
| トライアル | 2週間の無料トライアル |
| URL | https://tebiki.jp |
マニュアル作成ツールのメリット
こちらでは、マニュアル作成ツールを使った時のメリットをご紹介します。
- クオリティの高いマニュアル作成可能
- マニュアル作成や業務引継ぎの時間節約ができる
- 情報共有が簡単にできる
クオリティの高いマニュアル作成可能
Word、エクセル、パワーポイントは無料で使えて利便性も高いですが、どうしても品質のばらつきが生まれてしまいます。
マニュアル作成ツールには、多種多様なテンプレートがあり画像・文字を入れるだけで、誰でも簡単にクオリティの高いマニュアルの作成が可能です。
テンプレートに文章や画像を挿入するだけで、ある一定以上のクオリティが約束されているのがマニュアル作成ツールのメリットとなります。
さらに動画や音声も入れられるツールもあるので、マニュアルの幅が広がります。
マニュアル作成や業務引継ぎの時間節約ができる
マニュアル作成ツールを使うと、マニュアル作成に要する作業時間を大幅に削減することが可能です。
昨今のマニュアル作成ツールでは、かんたんに動画を撮影して編集ができる機能も備わっているので、さらなる時間短縮も望めます。
また、新入社員や経験の浅い社員でも、マニュアルを利用しながら業務内容を把握し、業務を遂行できます。
業務内容を一から説明する必要がなくなるので、社員教育にかかる時間を短縮させることが可能です。
情報共有が簡単にできる
マニュアル作成ツールで作成したマニュアルは、クラウドで一元管理されるので、いつでも簡単に共有が可能です。
日々の業務改善の中でマニュアルの修正が必要になる場合も、クラウドに保存されたマニュアルに追記、修正するだけで自動更新されます。
また、海外拠点や外国人労働者を抱えている企業には外国語のマニュアルが必要です。
いくつかのマニュアル作成ツールでは、外国人の従業員向けや海外拠点のメンバー向けに、マニュアルを多言語対応にすることが簡単にできます。
自動機械翻訳やAIによる自動文字起こしもあるので、外国人の方にも情報共有が可能です。
マニュアル作成ツールのデメリット
メリットだけではなく、マニュアル作成ツールを導入した時のデメリットまできちんと把握しておくと事故無く対応ができます。
- 費用対効果低いと意味がない
- ページ数が多いマニュアルには不向き
- システム障害や端末劣化により閲覧できなくなる可能性がある
費用対効果低いと意味がない
マニュアル作成ツールでは初期費用や月々の利用料金が発生します。
費用に見合った成果を得られるものかどうかを事前によく確かめておきましょう。
高い料金を払ったのに、効果が薄いと会社にマイナスを与えてしまいます。
費用対効果を高くするためには、導入予算を立てる際に、会社の規模、事業実績に見合うツールなのかもしっかりと検討しておくことが必要です。
また、ほとんどのツールには無料トライアル期間があるので、実際に触ってみて自社に合っているのかを確認しても良いでしょう。
ページ数が多いマニュアルには不向き
作業の工程ごとに手順やポイントをまとめやすいのがマニュアル作成ツールのメリットです。
しかし、さくさく作成できる反面、作業工程を一つずつ丁寧に解説すると、どうしてもページ数が多くなってしまいます。
ページ数が多くなってしまうと管理が大変ですし、マニュアルを読む人の心理的なハードルになってしまいます。
要点を押さえたシンプルな構成にして、ページ数を抑えるといいでしょう。
システム障害や端末劣化により閲覧できなくなる可能性がある
マニュアルを電子で管理しているからこその問題があります。
マニュアルを端末に直接保存していると、端末が劣化、もしくは故障するとマニュアルを閲覧できなくなる恐れがあるのです。
障害防止のため、電子化したマニュアルをクラウド上にバックアップすることも可能です。
しかし、インターネット環境やクラウドにシステム障害が発生した場合、バックアップしたマニュアルを閲覧することもできなくなります。
どういったリスクが考えられるのか、どう対処するのかといったルールをあらかじめ社内で定めておいた方が安心です。
マニュアル作成の手順/コツ
ツールを導入しても、マニュアル作成のやり方が分からないと意味がありません。
そのため、こちらでは一般的なマニュアル作成の手順をご紹介します。
- マニュアルのテーマを具体的に決める
- 構成や目次を決める
- 読み手を具体的に想定し、読み手のレベルにあった内容・文体にする
- 業務内容や作業手順を整理する
- マニュアルを実際に運用してみて改善点を洗い出す
マニュアルのテーマを具体的に決める
マニュアルは伝えることや説明したいことを明確にする書き方が望ましいです。
伝えたい事が右往左往し、結局何を伝えたいのか分からないマニュアルを想像してみて下さい。
読みづらく、理解するのに時間がかかるし、知りたい情報をすぐ知ることができないストレスを感じることでしょう。
そのためマニュアルの核となるテーマを具体的に固めておくことが大切です。
範囲をあらかじめ線引きしておくことで、マニュアルのテーマや内容がすっきりと美しくまとまります。
構成や目次を決める
マニュアルのテーマが明確にかたまったら、次は構成・目次を作りましょう。
構成・目次を決めず、なんとなく作成していくと、本来伝えたい内容とずれが生じてしまいます。
盛り込むべきことを、ドキュメントなどにリストアップしていくと頭の整理に繋がり、構成が書きやすくなります。
時系列に沿って作成していき、読み終わったときに業務が終えられるような構成にするのがポイントです。
読み手を具体的に想定し、読み手のレベルにあった内容・文体にする
マニュアルを読む人が新入社員をメインターゲットにしている場合、専門用語を避ける必要があります。
中堅社員には伝わりますが、知識に疎い人にとっては、スムーズに理解することができません。
できるだけ専門用語は使わないようにしましょう。
また、使う場合はすぐ近くに解説文を載せていると親切で分かりやすいです。
さらに言うと、マニュアル作成時は「誰が」「いつ」「どこで」「何を」「なぜ」「どのように」という5W1Hを常に意識することが大切です。
一つでも抜けてしまうと、読み手に何かしらの疑問を与えてしまいます。
常に、論理的で丁寧な文章を心がけましょう。
業務内容や作業手順を整理する
現場の担当者や上司の方を交えて業務内容や作業手順を整理しておくと正確な情報を集めることができます。
マニュアルは、誰がどの作業を、どの手順で進めていくのかを書くことが求められます。
やるべき作業がやるべき順番に並んでいて、ステップごと作業内容が書かれていれば、マニュアルを誰が見ても作業を行うことが可能です。
また、ベテラン社員であっても新入社員であっても分かるような表現で書かれていることも大切になります。
マニュアルを実際に運用してみて改善点を洗い出す
マニュアルは一度作成して完成するものではなく、修正や改善によってバージョンアップしていく必要があります。
実際にマニュアルの読み手となる業務担当者にマニュアルを渡して、その手順書に沿って業務を進めてもらいましょう。
運用によって出されたフィードバックをもとに、マニュアルの修正や改善を行うとより良いマニュアルが出来上がります。
まとめ｜マニュアル作成ツールを導入して業務効率を改善へ
こちらの記事では、おすすめのマニュアル作成ツールを6つご紹介しました。
マニュアル作成は働くうえでとても重要な仕事です。
分かりやすいマニュアルを残しておけば、業務効率を大幅に改善させることができます。
しかし、手書きやドキュメントに書いていくと分かりづらいですし、時間もかかってしまいます。
マニュアル作成ツールを使えば誰でも簡単で高品質なマニュアルを作成することが可能です。
マニュアルの作成に悩んでいる方は、マニュアル作成ツールの導入を考えてみてはいかがでしょうか。
