作業を効率的に進めて、気持ち良く仕事を終わらせたい
結構な頻度で仕事のやり忘れがある….
仕事はやらないといけないタスクで溢れています。
頭の中だけでタスクを整理していると、やり忘れが発生してしまうものです。
タスク管理ツールを使えば、余計な手間をかけずにタスクを管理することができます。
タスクがきちんと管理できれば、やらないといけない仕事が見やすくまとまるので、仕事のやり忘れを無くすことができます。
しかし、色々種類があるタスク管理ツールのなかから、自社に合うタスク管理ツールを選定するのは難しいです。
そこで本記事では、おすすめのタスク管理ツールと、タスク管理ツールの選び方などをご紹介します。
目次
タスク管理ツールとは｜リアルタイムなTodo管理で進捗管理をスムーズに
そもそもタスク管理とは、業務・プロジェクトを遂行するために個々のメンバーに割り振られたタスクを管理することです。
タスク管理ツールは、タスクを視覚的に分かりやすく一括で管理することができます。
チームメンバー同士でタスクの共有が可能なので、タスクの進め方や納期、進捗状況の確認などに役立てることが可能です。
スマホやPCからリアルタイムでタスクを確認できるので、移動やリモートワーク中でも気軽に利用できます。
タスク管理の効果とは？社内のTodo管理を徹底したほうがいい理由
業務をスムーズに行うためには、タスク管理が欠かせません。
なぜビジネスにおいてタスク管理が必要とされるのか、どういった効果が得られるのかを確認していきましょう。
タスク管理の効果は以下の通りです。
- 業務時間内に作業を完了させられる
- タスクをこなす集中力が増す
- 仕事のモチベーションが高まる
業務時間内に作業を完了させられる
タスク管理をしっかり行っておけば、業務時間内にコア業務を終わらせ、無駄な残業時間の削減ができます。
タスク管理によって作業の優先順位や重要度を把握しておくと、今日やらないといけない仕事に集中できるからです。
急ぎではない仕事をしてしまい、今日必ずやるべきタスクを疎かにしてしまうと、残業が発生してしまうおそれがあります。
自分の頭の中だけでタスクを覚えておくと、仕事の重要度が抜けてしまう可能性が高いので、タスク管理をしておくことは重要です。
このように、タスク管理を行うことで、与えられた仕事を効率的に終わらせられるようになります。
タスクをこなす集中力が増す
タスク管理をしておくと、仕事への集中力が増します。
タスクを管理せず頭のなかで覚えているだけの場合、１つのタスクが終わると「次何をやろうかな」と一々考えなければいけません。
また、今やっている作業を何時までに終わらせれば良いのか、といったスケジュールなどにも頭のリソースを使ってしまいます。
タスク管理を行い、やるべき作業や取り組む順番などをあらかじめ決めておくと、無駄な労力を使わず、目の前のタスクに集中できます。
タスクに集中できると、作業の質の向上や作業時間の短縮、品質アップなどにもつながることでしょう。
仕事のモチベーションが高まる
チームにおいて、各個人のタスクを共有しておけば、何かつまづいた際にチームメンバーからの協力を得られやすくなります。
進捗の遅れに気付いたメンバーがヘルプに回るなどして、チーム全体でジョブの完遂を目指しやすくすることが可能です。
また、チーム全体でタスクの抜け漏れもカバーできるので、仕事をすばやく完了させられます。
協力しながらタスクを期日通りに終わらせていくと、チーム全体のモチベーションが上がることに期待できます。
気持ち良くスムーズに仕事を終わらせることで、達成感がチーム全体または個人に広がることでしょう。
タスク管理の主な方法｜タスク管理ツール以外のやり方は？
実際にタスク管理を行う場合、下記の方法が考えられます。
- 紙とペンで手書き
- 表計算ソフト
- タスク管理ツール
それぞれの方法について詳しく見ていきましょう。
紙とペンで手書き
アナログ的な管理方法として、ノートや付箋などに手書きで書いていくタスク管理方法があります。
誰でもできますし、ツールの導入や教育などをせずに簡単に利用することが可能です。
自由に紙に書き記すことができるので、タスクの理解度が高く管理しやすくなります。
しかし、タスク情報をリアルタイムに更新する場合には適していません。
また、手元に紙が無いとタスクを確認することができないので、融通が利かないデメリットもあります。
表計算ソフト
Excelなどの表計算ソフトなどを使って作業リストを作成しておくこともできます。
表計算ソフトにタスクを入力し、タスクごとに日付やステータス、担当者などの項目を入れていくことで簡単にタスク管理をすることが可能です。
簡単に消したり追記したりできるのも魅力の1つです。
GoogleスプレッドシートやExcelなどは無料で使えますし、ビジネスの基本ツールとして浸透しているため教育コストをかけずに導入できます。
ただし、業務が増えていくと情報が乱雑化したり、類似ファイルが乱立してしまうということがデメリットです。
タスク管理ツール
上記で説明したように、タスク管理ツールは、タスクを視覚的に分かりやすく一括管理が可能です。
無料の表計算ソフトではできない複雑なタスク管理や、便利機能が多分に含まれています。
自分やチームのタスクをすぐに把握することができるので、目の前の仕事に集中できたり、チームメンバーと助け合いやすい環境を作りやすいです。
各タスク管理ツール単体でも十分魅力的ですが、外部ツールとも連携可能なので、さらなる業務効率化を実現することができます。
タスク管理ツールの選び方｜機能や価格を確認しよう
タスク管理ツールの種類は豊富です。
そのため、自社にとって何のタスク管理ツールが良いのかをきちんとヒアリングし、自社に合ったツールを選ぶ必要があります。
参考までに、タスク管理ツールを選ぶ際の基準をご紹介します。
- シンプルな操作性かどうか
- 必要な機能があるかどうか
- 外部サービスとの連携が豊富かどうか
シンプルな操作性かどうか
シンプルな操作性や画面の見た目などのUI(ユーザーインターフェイス)は、タスク管理ツールを選ぶ際の重要な要素です。
UIとは、ユーザーインターフェース（User Interface）の略称です。
一般的にユーザーと製品やサービスとのインターフェース（接点）すべてのことを意味します。
Webサービスの場合、Webサイトの見た目や、使いやすさのことを指します。
複雑な操作が必要なタスク管理ツールだと、使いづらいという印象を社員に与えてしまいます。
結局手書きやExcelでのタスク管理に戻ってしまうかもしれません。
ITツールに馴染みの無い従業員が多くいる企業を想定してみてください。
どこをクリックすればどうなるかが直感的に分からないデザイン性重視のUIのタスク管理ツールを導入しても、使用者のモチベーションを削いでしまいます。
せっかく導入しても、ユーザーが離れてしまってはお金の無駄です。
誰でも使いやすい操作性や直感的に分かりやすいUIのタスク管理ツールを選びましょう。
シンプルな操作性か見やすいUIかどうかは、無料お試し期間で実際にタスク管理ツールを触ってみて確認しておくと安心です。
必要な機能があるかどうか
タスク管理ツールに、どれだけの機能があるのかを確かめておくことは大切です。
タスク管理だけに重きを置いている場合、付随する機能が多すぎると使いにくくなってしまいます。
また一方で、タスク管理以外にも便利機能が色々欲しいというニーズがあった場合、機能が充実しているタスク管理ツールの選定が必要です。
このように、自社のニーズやツールの利用頻度などを考慮し、必要な機能が備わったタスク管理ツールを選びましょう。
外部サービスとの連携が豊富かどうか
すでに自社でよく利用されている外部サービスとの連携機能があるかどうかも気にすべきポイントです。
例えば、プロジェクトの進捗管理をする「Redmine」「Jira」などのツールをすでに使っているとします。
タスク管理ツールと上記のツールの連携機能が無いと、手動でデータを移行しないといけません。
データ移行は、面倒だと感じる人がほとんどでしょう。
結局新しいタスク管理ツールに移行せず、ずっと既存のツールを使い続けてしまう恐れがあります。
また、新しいタスク管理ツールと既存ツールを、状況によって使い分けてしまい作業が煩雑になってしまう可能性もあります。
連携機能があると、RedmineやJiraのデータ を新しいツールに簡単に移行できて、チームの共同作業とプロジェクトの進捗管理の改善が可能です。
タスク管理ツールおすすめ10選を比較｜無料で使えるツールも紹介
こちらでは、おすすめのタスク管理ツールをいくつかご紹介します。
自社に合ったツール選びの参考にしてみてください。
- Backlog
- Trello
- Asana
- Taskworld
- monday.com
- Jooto
- Wrike
- Todoist
- Jira Software
- notion
おすすめのタスク管理ツール①Backlog
出典：https://backlog.com/ja/
- 国内シェアNo1のプロジェクト管理システム
- シンプルでわかりやすいデザインなので、直感的に扱える
- タスクの担当、スケジュールなどをきっちり管理できるのでプロジェクトを迅速に進めることが可能
Backlogはシンプルで直感的に使えるデザインが特長のタスク管理ツールです。
ウェブ制作、ソフトウェア開発の現場はもちろん、マーケターやデザイナーなどのチームメンバー全員がすぐに使いこなせます。
Backlogは、進捗状況を可視化したり、スケジュール・優先順位などのプロジェクトの課題の管理がしやすいです。
そのため作業状況をこまめに共有することができるので、プロジェクトを迅速に進めることができます。
また、GitやSVNなどのバージョン管理システムに対応しているので、チームのソースコードを管理し、ファイルの変更履歴を確認することが可能です。
おすすめのタスク管理ツール②Trello
出典：https://trello.com/home
- シンプルで使いやすいインターフェースのタスク管理ツール
- 各タスクはカード式で管理でき、「作業中」「完了」などのリストごとにタスクカードを動かすことで進捗を把握可能
Trello はチームがあらゆるタイプのプロジェクト、ワークフロー、またはタスクの状況を管理できるようにする視覚的なタスク管理ツールです。
ファイル、チェックリスト、または自動化も追加できます。チームに最適な働き方に合わせてすべてをカスタマイズ可能です。
シンプルかつ柔軟で強力なツールで、ボード、リスト、カードを利用することで誰が何を行っているか、完了すべきことは何かを明確に把握できます。
各タスクはカード式で管理されていて、カードには、チームに必要なすべての情報が 1 か所に整理されています。
作業の進捗によって、「作業中」「完了」などのリスト間でカードを移動してステータスを示すことが可能です。
このように視覚的に分かりやすく管理することができます。
おすすめのタスク管理ツール③Asana
出典：https://asana.com/ja
- タスク管理のレイアウトをリスト形式とカード形式の2パターンから選べる
- 200を超えるツールと連携可能
- スケジュール管理が容易
Asanaは、小さなタスクからビジネスの全体像まで仕事の全てを整理できるタスク管理ツールです。
リアルタイムで作成されるチャートや視覚的なハイライトを利用できるので、現在のステータスをチームで共有可能です。
重要な仕事、優先度の高いタスク、そして仕事の期日が一目でわかります
今後のスケジュール、依存するタスク、重複するタスク、未スケジュールのタスクを管理し、プロジェクトの管理が容易です。
また、一つのプラットフォームで200を超えるツールと連携ができます。
例えば、カレンダーはGoogleカレンダーとも連携できるので、普段Googleカレンダーを使っている人でも安心です。
分かりやすいデザインと簡略化された操作性で効率的にタスク・プロジェクト管理ができます。
おすすめのタスク管理ツール④Taskworld
出典：https://taskworld.com/ja/
- タスクを一括管理して、チームメンバーと視覚的に共有しやすい
- 細かいタスク設定も簡単にできる
- 全プロジェクトを一つのタイムラインに表示させる事が可能
Taskworldは2013年にTaskworld.incによってリリースされたタスク管理ツールで、タスク管理を一括管理できるので業務効率向上に役立ちます。
Taskworldの強みは、直感的で分かりやすい操作性です。
ガントチャートで全プロジェクトを一つのタイムラインに表示させることができます。
そのためタスクの進捗状況を分かりやすく取得可能です。
また、各タスクに費やした時間を計測できるので、タイムマネジメントにも効果が発揮されます。
おすすめのタスク管理ツール⑤monday.com
出典：https://monday.com/lang/ja/
- アイコンや色分けで、見やすさ・操作しやすいタスク管理ツール
- タスクの作業量が見える化されるので、各メンバーの作業量を調整しやすい
- 豊富なテンプレートがある
さまざまな業務を一つの場所で効率的に一元管理できるタスク管理ツールです。
タスクの進捗状況やスケジュール情報をリアルタイムに共有できるので、チームで遅れをカバーして足並みがそろい、業績Upにつながります。
さらにプロジェクトを管理するダッシュボードは豊富なテンプレートから選択でき、組織に合わせてカスタマイズ可能です。
ダッシュボードを効率良く使えるので、具体的に組織全体の状況を把握することができます。
おすすめのタスク管理ツール⑥Jooto
出典：https://www.jooto.com/
- カンバン式のタスク管理ツールで、直感的に操作しやすい
- 基本操作はドラック＆ドロップのみ
- 進捗度が直感的に見えるガントチャート機能あり
Jootoはカンバン方式のタスク管理・プロジェクト管理ツールで、直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。
タスクをドラック＆ドロップで移動でき、プロジェクトの進行状況や各担当者のタスクを一目で確認できます。
また、ラベルを活用してタスクの優先度やカテゴリーを視覚的に分かりやすく確認可能です。
進捗度が直感的に見えるガントチャート機能も搭載しており、タスクの期日を設定すると自動で作成してくれます。
マウスで期限を簡単に変更ができるので、タスク・プロジェクトの進行管理が簡単です。
おすすめのタスク管理ツール⑦Wrike
出典：https://www.wrike.com/ja/
- 各プロジェクトや部門のニーズに合わせて効率的にワークフローを簡単に作成できる
- プロジェクト・タスクの全てを見やすく可視化する
- 「リスト」「ボード」「テーブル」の3つの形式の中から、タスク管理の方法を選択できる
プロジェクトの全てを見やすく可視化することに特化しており、「リスト」「ボード」「テーブル」の3つの形式の中から、タスク管理の方法を選択できます。
業務内容と進捗を見える化することで、組織の生産性を飛躍的に高めることが可能です。
タスクに設定するステータスをカスタマイズして、各プロジェクトや部門の業務プロセスに合わせて効率的にワークフローを簡単に作成できます。
また、各タスクのコメント欄でリアルタイムに会話しながら業務を進められるので、スムーズな状況共有が可能です。
おすすめのタスク管理ツール⑧Todoist
出典：https://todoist.com/ja
- 「一生使えるタスク管理ツール」がモットー
- 無駄を省いたシンプルなデザイン
- やるべきことの全体像が一瞬で把握できる
Todoist は世界最高峰の タスク管理 & ToDo リストアプリで、赤と白を基調とした表示画面で非常にシンプルな作りです。
3,000 万人以上の人々が、Todoist で仕事、教育、プライベートを管理しています。
さらにTodoistは自由自在で、豊富なテンプレートの中から最適なものを選べたり、フィルター、ラベル、優先度などを使ってカスタマイズ可能です。
また、カレンダーやチャットツールなど、30以上の外部ツールと連携ができます。
おすすめのタスク管理ツール⑨Jira Software
出典：https://www.atlassian.com/ja/software/jira
- ソフトウェア開発者に適したツール
- 優先度・ラベル・担当者などのラベル別にタスクを管理することができる
- レポート機能が豊富で、チーム業務のプロセスの有益な振り返りが可能
利用目的によって、カンバン形式やスクラムボード形式など、進捗の表示方法を切り替えることができ、働き方によって柔軟にカスタマイズ可能なタスク管理ツールです。
3,000種類以上のアプリを追加できるのでカスタマイズ性が高く、開発者がコードに集中できるようにする環境が整えられています。
使用している複数のツールを統合的に使えるので、煩わしい部分を気にせず目の前の開発に集中できるのです。
レポート機能では、リアルタイムで視覚的なデータに基づきさまざまな視点から課題や状況を分析することができます。
チームのパフォーマンスを改善したり、タスクの振り返りが容易です。
おすすめのタスク管理ツール⑩notion
出典：https://www.notion.so/ja-jp
- カスタマイズ性が高く、自由にタスク管理ツールを作ることが可能
- 感覚的に操作することができるUI
- 何千もの既成テンプレートが無料で利用できる
Notionは高いカスタマイズ性が魅力のワークスペースサービスで、タスク管理ツールとしても活用可能です。
ダッシュボード機能やカレンダー機能などの様々な機能をドラッグ＆ドロップでくみあわせて、自分に合ったタスク管理ツールを自由に作ることができます。
500以上の他社ツールを埋め込むことができ、自分に適したツールを作成可能です。
仕事にもプライベートにも使える何千もの既成テンプレートが無料で利用できます。
タスク管理ツールの導入をおすすめする理由・メリット
実際にタスク管理ツールを導入するメリットをご紹介します。
メリットは以下の通りです。
- チームメンバーのタスクの進捗管理/共有が簡単
- 情報管理が簡単
- プロジェクトの遅れを防ぐ
- コミュニケーションの活性化
チームメンバーのタスクの進捗管理/共有が簡単
タスク管理ツールを導入するメリットは、チームメンバーとタスク進捗の共有が簡単という点です。
手書きやExcelでタスクを管理していた場合、他のメンバーやマネージャーが個々のタスクを把握しづらいです。
タスク管理ツールを導入すると、チームメンバーのタスクの進捗状況が分かりやすく視覚化されるので、チームで簡単に共有することができます。
メンバーのタスクの進捗管理/共有が簡単にできると、プロジェクトのゴールに向けた調整が可能で、効率的に作業を進めることも可能です。
情報管理が簡単
タスク管理ツールが導入されれば、リアルタイムで情報共有できるので、情報の行き違いが起こりません。
また、情報はツールで一元管理されているので、検索機能で簡単にタスクを確認できます。
紙での管理だと探すのに手間がかかり、Excelでの管理だとわざわざファイルを開いて探す手間がかかります。
タスク管理ツールを利用すれば、情報管理が簡単なので、容易な確認作業が実現可能です。
プロジェクトの遅れを防ぐ
タスク管理ツールを導入して、チーム全体の進捗が把握できればプロジェクトの遅延防止に役立ちます。
タスク管理ツールは、他のメンバーの進捗状況を視覚的に分かりやすく表示してくれるので、抱えている作業量、目標達成までに足りない作業などを共有してくれます。
優先順位の高い作業に率先的に取り組めたり、特定のメンバーに偏っている仕事の負荷を減らしたりすることが可能です。
チームメンバーが互いのタスクを確認して、時には協力し合いながらプロジェクトの完遂を目指せるので、遅れを防ぐことができます。
コミュニケーションの活性化
タスク管理ツールは、メッセージ機能やビデオ通話機能が搭載されているので、気になった点はすぐに担当者とコミュニケーションがとれます。
特にテレワークが多くなった現在では、コミュニケーションが重要です。
タスク管理ツールにあるメッセージやビデオ通話機能は、メールや電話よりも簡単に連絡がとれます。
また一度に複数のメンバー同士で連絡し合ったりミーティングを行ったりすることも可能です。
このようにタスク管理ツールを利用すれば、社内のコミュニケーションに良い影響があります。
タスク管理ツールの注意点｜仕事の洗い出しや情報共有に気をつけよう
実際にタスク管理をする際に気を付けるべき点をご紹介します。
タスク管理はただ闇雲にやっても有効ではありません。
きちんと注意点を抑えながら実施する場合に効果があるので参考にしてみて下さい。
- 全てのタスクを洗い出し、具体的な作業に落とし込む
- 作業の優先順位をつける
- 情報の共有
全てのタスクを洗い出し、具体的な作業に落とし込む
自分やチームで抱えているタスクを洗い出しましょう。
見落としが無いよう、他の人にもヒアリングしながら網羅することをおすすめします。
全てのタスクを洗い出せたら、次はタスクを細分化して具体的な作業に落とし込みましょう。
一つのタスクでも、細かく分ければいくつかのタスクに分けることができます。
例えば、システムの仕様書作成というタスクを考えます。
必要な機能の洗い出し、想定するネットワーク構成/通信量、ベンダーとの価格調整、使用するプログラミング言語….など必要な機能は多いです。
細かくタスクを分けることで、何をしなければいけないのか、何に時間がかかりそうなのかを把握することができ、タスクをしっかり管理できます。
各タスクに期日や担当する人を割り当てれば、より確実にタスクを完了できることでしょう。
作業の優先順位をつける
発生したタスクをいつまでに終わらせればいいのかという優先度をつけましょう。
きちんと優先度を設定しておけば、何のタスクから取り組めば良いのか把握することができます。
優先順位をつけることで効率的な作業スケジュールを立てることができるので、業務時間内に仕事を終えることに繋がり、無駄な残業時間の削減が可能です。
作業の優先度は頭の中でぼーっと考えても忘れてしまいます。
タスク管理ツールには、優先度を設定できる機能が多いので、有効活用しましょう。
情報の共有
複数人のチームでプロジェクトを進めていく場合、誰がどこまでのタスクをやっているのかを互いに把握しておくことが大切です。
情報共有をしっかり行い、遅れが出ているタスクを他のチームメンバーがカバーできれば、期日以内にタスクを完了させられます。
タスク管理ツールには、情報共有に優れた機能であるガントチャートなどが搭載されているものが多いです。
おすすめのタスク管理ツールで社内の進捗管理をスムーズに
本記事では、おすすめのタスク管理ツールをご紹介しました。
業務時間内に効率良く仕事を終わらせるためにタスク管理は必要不可欠です。
しかし、手書きや無料の表計算ソフトを使っても、最終的に乱雑にまとまってしまうデメリットがあります。
タスク管理ツールを使えば、視覚的に分かりやすく一括管理なので、進捗の共有にも役立てることが可能です。
タスク管理ツールを有効活用し、作業を段取り良く進めて限られた時間を有意義に過ごしましょう。
多種多様なタスク管理ツールの選択に悩んでいる方は、本記事でおすすめしたタスク管理ツールの導入を考えてみてはいかがでしょうか。
