電子契約システムの導入は、企業の業務効率化とコスト削減を実現する重要な施策となっています。
本記事では、2024年注目の電子契約システムおすすめ17選を紹介するとともに、システム選びのポイントや法的な留意点を詳しく解説します。
大手企業向けの高機能タイプから中小企業向けのコストパフォーマンスタイプ、さらには業界特化型まで、幅広いニーズに対応する電子契約システムの特徴を比較していきます。
自社に最適な電子契約システムを選定するご参考となれば幸いです。
目次
電子契約システムとは
従来の契約は、紙の契約書に署名・捺印して、郵送でやり取りするのが一般的でした。しかし、電子契約システムを利用することで、これらの作業をインターネット上で行うことができます。電子契約システムは、企業の契約業務を効率化し、コスト削減、コンプライアンス強化を実現するためのシステムです。
電子契約システムでは、PDF形式などの電子ファイルで契約書を作成し、電子署名やタイムスタンプといった電子的な方法で、契約の締結を行います。電子署名とは、電子データに付与される、氏名・印鑑に相当するものです。タイムスタンプは、電子データがいつ作成されたのかを証明するものです。これらの技術を用いることで、電子契約は、紙の契約書と同様の法的効力を持つことができます。
電子契約システムは、以下のようなメリットがあります。
- 場所を選ばず契約締結が可能
- 契約締結までの時間短縮
- 郵送費や印紙税などのコスト削減
- 契約書の紛失や改ざんのリスク軽減
2. 2024年注目の電子契約システム17選
- 大手企業向け高機能タイプ
- クラウドサイン
大手企業向け高機能タイプ
- クラウドサイン
- DocuSign
- Adobe Acrobat Sign
クラウドサイン
「クラウドサイン」は、導入実績250万社以上、累計送信件数1,000万件以上を誇る、国内で最も利用されている電子契約システムです。 大企業から中小企業まで、幅広い業種と規模に対応できる点が魅力です。
クラウドサインの特徴
特徴 | 説明 |
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豊富な導入実績 | 250万社以上の導入実績を持ち、多くの企業で導入されているため、取引先も利用している可能性が高く、スムーズな導入が期待できます。 |
高いセキュリティレベル | 電子署名法や電子帳簿保存法など、電子契約に関する法令に準拠しており、安心して利用できます。 |
多彩な機能 | 契約書の作成から締結、管理、保管まで、契約業務に関するあらゆる機能が備わっています。 |
充実したサポート体制 | 電話やメール、チャットなど、様々な方法でサポートを受けられます。 |
このような企業におすすめ
- 多くの企業と取引があり、スムーズな契約締結を実現したい企業
- セキュリティレベルの高いシステムを導入し、安心して電子契約業務を行いたい企業
- 契約業務を効率化し、業務コストを削減したい企業
DocuSign
「DocuSign」は、世界100万社以上の企業で利用されているグローバルスタンダードの電子契約システムです。多言語対応や豊富な機能により、国内外の取引に幅広く対応できることが特徴です。
DocuSignの特徴
特徴 | 説明 |
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多言語対応 | 44の言語に対応しており、海外企業との契約締結もスムーズに行えます。 |
豊富な導入実績 | 世界180カ国以上で利用されており、グローバル展開する企業との親和性が高いです。 |
高度な機能 | 電子署名だけでなく、契約書の作成や管理、ワークフローなど幅広い機能を提供しています。 |
セキュリティ対策 | SOC 2 Type 2認証を取得するなど、高度なセキュリティ基準を満たしています。 |
API連携 | 既存のシステムとの連携が容易で、業務プロセス全体の効率化が図れます。 |
このような企業におすすめ
- 海外企業との取引が多く、グローバル対応の電子契約システムを求めている企業
- 複雑な承認フローを持つ大規模組織で、高度な機能を必要としている企業
- 既存システムとの連携を重視し、業務プロセス全体の最適化を目指す企業
Adobe Acrobat Sign
「Adobe Acrobat Sign」は、Adobe社が提供する信頼性の高い電子契約システムです。PDFとの高い親和性や使いやすいインターフェースが特徴で、多くの企業に選ばれています。
Adobe Acrobat Signの特徴
特徴 | 説明 |
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PDFとの連携 | Adobe製品との連携が強く、PDFファイルの編集や管理が容易です。 |
直感的な操作性 | ユーザーフレンドリーなインターフェースにより、ITスキルに関わらず簡単に利用できます。 |
法的効力 | eIDAS規則に準拠しており、EU圏内での電子署名の法的有効性が保証されています。 |
セキュリティ対策 | SOC 2 Type 2認証を取得し、高度なデータ保護機能を備えています。 |
多様な認証方法 | 電子署名、デジタルID、ワンタイムパスワードなど、多彩な認証オプションを提供しています。 |
このような企業におすすめ
- Adobe製品を既に活用しており、シームレスな連携を求める企業
- 直感的な操作性を重視し、社内での円滑な導入を目指す企業
- グローバル展開しており、EU圏内での法的有効性を必要とする企業
Adobe Acrobat Signは、特にAdobe製品を使用している企業や、使いやすさを重視する組織にとって魅力的な電子契約システムです。
PDFとの親和性の高さや、直感的な操作性により、導入後の運用もスムーズに行えるでしょう。また、グローバルスタンダードに準拠したセキュリティ対策も、安心して利用できるポイントの一つです。
中小企業向けコストパフォーマンスタイプ
- 電子印鑑GMOサイン
- freeeサイン
- Shachihata Cloud
電子印鑑GMOサイン
「GMOサイン」は、GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供する国内シェア上位の電子契約システムです。中小企業向けに開発されたサービスで、コストパフォーマンスの高さが特徴です。
GMOサインの特徴
特徴 | 説明 |
---|---|
低コスト | 月額1,980円(税込)からの料金プランで、中小企業でも導入しやすい価格設定です。 |
操作性の高さ | 直感的なUIで、ITリテラシーの低いユーザーでも簡単に操作できます。 |
豊富な機能 | 電子署名や電子印鑑だけでなく、契約書の作成や管理、ワークフローなど多様な機能を提供しています。 |
セキュリティ対策 | ISO/IEC 27001認証を取得し、高度なセキュリティ基準を満たしています。 |
API連携 | 既存のシステムとの連携が可能で、業務プロセス全体の効率化が図れます。 |
このような企業におすすめ
- コスト削減を重視しつつ、高機能な電子契約システムを求める中小企業
- IT導入に不安がある企業や、従業員のITスキルにばらつきがある組織
- 契約業務の効率化を図りたい企業
GMOサインは、中小企業のニーズに応える機能と使いやすさを両立させた電子契約システムです。導入のハードルが低く、迅速な業務改善を実現できることから、多くの企業から支持を得ています。
freeeサイン
「freeeサイン」は、中小企業向けに特化した使いやすさと高いコストパフォーマンスが特徴の電子契約システムです。契約書作成の簡便性と柔軟なワークフロー機能により、業務効率化を追求する企業に適しています。
freeeサインの特徴
特徴 | 説明 |
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Googleドキュメント対応 | テンプレートの編集がGoogleドキュメント上で可能で、PDFへの変換が不要です。 |
柔軟なワークフロー機能 | 「作成依頼・レビュー依頼・承認依頼」の3種類から選択でき、承認ルートのテンプレート化も可能です。 |
コスト効率の高さ | 月額5,478円(税込)からの格安プランを提供し、業界最安値クラスの価格設定です。 |
無制限の契約書送信 | 月額固定料金のみで、契約書送信数に制限がありません。 |
このような企業におすすめ
- 契約書作成の効率化を最優先に考える中小企業
- 社内承認プロセスの最適化を目指す組織
- コスト効率を重視しつつ、高機能な電子契約システムを求める企業
freeeサインの強みは、契約書作成の簡便性にあります。Googleドキュメントでのテンプレート編集に対応しているため、PDFファイルをWordに変換する手間がなく、テンプレートの文言修正も画面上で直接行えます。
また、ワークフロー機能の柔軟性も特筆すべき点です。作成依頼、レビュー依頼、承認依頼の3種類から選択でき、承認ルートのテンプレート化も可能です。これにより、社内の承認プロセスを効率的に管理できます。
Shachihata Cloud
「Shachihata Cloud」は、シヤチハタ株式会社が提供する中小企業向けの電子契約システムです。シンプルな機能と手頃な価格設定が特徴で、電子契約の導入を検討している企業に適したサービスといえます。
Shachihata Cloudの特徴
特徴 | 説明 |
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低コスト | 月額980円からという手頃な価格で利用可能です。中小企業や個人事業主にも導入しやすい料金設定となっています。 |
簡単操作 | 直感的なインターフェースにより、ITに詳しくない方でも簡単に操作できます。 |
セキュリティ対策 | 電子署名法に準拠した電子署名を採用し、安全性を確保しています。 |
スタンプ機能 | シヤチハタの電子印鑑を使用可能で、従来の押印イメージを損なわずに電子契約を実現できます。 |
API連携 | 他のクラウドサービスとの連携が可能で、業務効率化を図れます。 |
このような企業におすすめ
- 初めて電子契約システムを導入する中小企業や個人事業主
- コストを抑えつつ、基本的な電子契約機能を求める企業
- 従来の押印文化を大切にしながら、デジタル化を進めたい企業
Shachihata Cloudは、電子契約の導入障壁を下げ、中小企業のDX推進をサポートするサービスといえます。
シンプルな機能と使いやすさを重視しているため、電子契約に不慣れな企業でも安心して利用できるでしょう。
ただし、大規模な契約管理や複雑なワークフローが必要な企業には、より高機能な製品の検討をおすすめします。
業務効率化重視タイプ
- ContractS CLM
- マネーフォワード クラウド契約
- WAN-Sign
ContractS CLM
「ContractS CLM」は、契約業務の効率化と管理を一元化できる電子契約システムです。契約書の作成から締結、管理までをワンストップで行える点が特徴的です。
ContractS CLMの主な特徴
特徴 | 説明 |
---|---|
AI搭載の契約書作成支援 | 過去の契約書を学習し、最適な文言を提案。作成時間を大幅に短縮できます。 |
電子署名機能 | クラウド上で簡単に署名が可能。印鑑レス・ペーパーレスを実現します。 |
契約書の一元管理 | 締結済みの契約書を一括管理。更新漏れや期限切れを防止できます。 |
セキュリティ対策 | 暗号化やアクセス制御など、高度なセキュリティ機能を備えています。 |
他システム連携 | 既存の社内システムとのAPI連携が可能。業務フローの最適化を図れます。 |
このような企業におすすめ
- 契約業務の効率化と標準化を目指す中堅
- 大企業 ・複雑な承認フローを持つ組織で、契約プロセスの可視化を求める企業
- 契約リスク管理の強化を検討している法務部門
ContractS CLMは、単なる電子契約だけでなく、契約ライフサイクル全体の最適化を支援します。AI技術を活用した契約書作成支援機能により、法務部門の負荷軽減にも貢献。また、契約書の一元管理機能を活用することで、更新漏れや期限切れといったリスクを低減できます。
さらに、他システムとの連携機能を活用することで、既存の業務フローを大きく変更することなく、スムーズな導入が可能です。セキュリティ面でも高い水準を保っており、機密性の高い契約書の管理にも安心して利用できます。
マネーフォワード クラウド契約
「マネーフォワード クラウド契約」は、中小企業向けに特化した電子契約システムです。会計ソフトで有名なマネーフォワードが提供するサービスで、使いやすさと他のクラウドサービスとの連携が特徴となっています。
マネーフォワード クラウド契約の特徴
特徴 | 説明 |
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シンプルな操作性 | 直感的なインターフェースで、ITリテラシーの低いユーザーでも簡単に利用できます。 |
他サービスとの連携 | マネーフォワードの会計・人事労務ソフトと連携し、データの一元管理が可能です。 |
テンプレート機能 | 業種別の契約書テンプレートが豊富に用意されており、素早く契約書を作成できます。 |
リーズナブルな価格 | 中小企業の予算に合わせた料金プランを提供しています。 |
セキュリティ対策 | 電子署名法に準拠した電子署名機能を搭載し、安全性を確保しています。 |
このような企業におすすめ
- マネーフォワードの他のクラウドサービスを利用している中小企業
- ITリテラシーが高くないスタッフが多い企業
- コストを抑えつつ、効率的な契約管理を行いたい企業
- 業務効率化と経費削減を同時に実現したい企業
「マネーフォワード クラウド契約」は、中小企業のニーズに合わせた機能と価格設定で、導入のハードルを下げています。特に、マネーフォワードの会計ソフトと連携することで、契約から請求・入金管理までをシームレスに行えるのが大きな魅力です。
また、クラウドベースのサービスなので、場所や時間を問わず契約業務を進められる点も、働き方改革を推進する企業に適しています。
WAN-Sign
「WAN-Sign」は、紙の契約書と電子契約を一元管理できる電子契約システムです。既存の紙の契約書をデータ化し、新規の電子契約と共に管理できる点が大きな特徴となっています。
WAN-Signの特徴
特徴 | 説明 |
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紙と電子の一元管理 | 既存の紙契約書をデータ化し、電子契約と共に一括管理できます。 |
原本保管サービス | 紙の契約書原本を預かり、必要に応じて出庫・返却に対応します。 |
スキャン代行 | 紙の契約書のスキャンを代行し、システムへのアップロードを行います。 |
高度な検索機能 | OCR技術により、紙の契約書もテキスト検索が可能です。 |
セキュリティ対策 | ISO27001認証を取得し、高度なセキュリティ基準を満たしています。 |
柔軟な導入形態 | オンプレミス型とクラウド型から選択可能で、ニーズに合わせた導入ができます。 |
このような企業におすすめ
- 紙の契約書と電子契約が混在しており、一元管理を目指している企業
- 大量の紙の契約書を保管しており、管理コストの削減を検討している企業
- 契約書の検索性向上や、リスク管理の強化を図りたい企業
WAN-Signを導入することで、契約書管理の効率化だけでなく、保管スペースの削減やコンプライアンス強化など、多面的なメリットを得ることができます。また、既存の紙の契約書を活用しながら段階的に電子化を進められるため、急激な業務変更を避けたい企業にも適しています。
業界特化型
- 不動産:いえらぶ電子契約
- 金融:SMBCクラウドサイン
- 人事:ジョブカン
不動産:いえらぶ電子契約
「いえらぶ電子契約」は、不動産業界に特化した電子契約システムで、㈱いえらぶGROUPが提供するサービスです。不動産取引特有の複雑な契約プロセスを効率化し、人的ミスや関係者とのやり取りの手間を大幅に軽減できることが特徴です。
いえらぶ電子契約の特徴
特徴 | 説明 |
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不動産業務に特化 | 申し込み、契約、更新など、不動産に関わる様々な業務をウェブ上で完結できます。 |
多方面との円滑な連携 | 物件オーナー、入居者、管理会社など、多くの関係者とのやりとりをスムーズに行えます。 |
幅広い対応範囲 | 賃貸契約だけでなく、売買契約など扱う物件の種類を問わず電子契約が可能です。 |
業務効率化 | 書類作成や押印の手間が省け、契約締結までの時間を大幅に短縮できます。 |
ペーパーレス化 | 紙の契約書が不要となり、保管スペースの削減やコスト削減につながります。 |
このような企業におすすめ
- 不動産業界で電子契約の導入を検討している企業
- 賃貸や売買など多様な不動産取引を扱う企業
- 契約プロセスの効率化や人的ミスの削減を目指す不動産会社
「いえらぶ電子契約」を導入することで、不動産業界特有の煩雑な契約業務を大幅に簡略化し、業務効率の向上とコスト削減を同時に実現できます。また、非対面での契約締結が可能となるため、新型コロナウイルス感染症対策としても有効です。
金融:SMBCクラウドサイン
「SMBCクラウドサイン」は、三井住友銀行グループが提供する金融業界特化型の電子契約システムです。金融機関特有の厳格なセキュリティ要件や複雑な契約プロセスに対応した機能を備えています。
SMBCクラウドサインの特徴
特徴 | 説明 |
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金融業界向け機能 | 融資契約や口座開設など、金融特有の契約に対応したテンプレートを豊富に用意しています。 |
高度なセキュリティ | 金融機関レベルの厳格なセキュリティ基準を満たし、顧客情報の保護に万全を期しています。 |
法令遵守サポート | 金融関連法規に準拠した契約プロセスをシステムがサポートし、コンプライアンスリスクを低減します。 |
銀行システム連携 | 三井住友銀行のシステムとシームレスに連携し、契約から融資実行までの一連の流れをデジタル化できます。 |
専門サポート体制 | 金融業界に精通したサポートスタッフが、導入から運用まできめ細かくサポートします。 |
このような企業におすすめ
- 金融機関や金融サービス提供企業
- セキュリティや法令遵守に特に厳格な要件がある企業
- 三井住友銀行との取引が多く、システム連携によるさらなる効率化を目指す企業
SMBCクラウドサインを導入することで、金融業界特有の複雑な契約プロセスをデジタル化し、業務効率の大幅な向上が期待できます。
また、高度なセキュリティと法令遵守機能により、リスク管理の強化にも貢献します。金融関連の契約業務に特化したソリューションを求める企業にとって、最適な選択肢の一つといえるでしょう。
人事:ジョブカン
「ジョブカン」は、人事・労務管理に特化したクラウド型の電子契約サービスで、中小企業を中心に幅広く利用されています。電子契約機能を含む総合的な人事管理システムとして、業務効率化に貢献します。
ジョブカンの特徴
特徴 | 説明 |
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豊富な機能 | 入社手続き、労務管理、給与計算、勤怠管理など人事関連業務を幅広くカバー |
使いやすいUI | 直感的な操作性で、専門知識がなくても簡単に利用可能 |
柔軟なカスタマイズ | 企業ごとの独自の規則や運用に合わせて設定を変更可能 |
データ連携 | 勤怠・給与データなど、各モジュール間でのスムーズな連携が可能 |
セキュリティ対策 | ISO27001認証取得、多要素認証など高度なセキュリティ基準を満たす |
このような企業におすすめ
- 人事・労務業務全般の効率化を目指す中小企業
- 紙の契約書管理に課題を感じている企業
- 入社手続きや雇用契約のデジタル化を検討している企業
ジョブカンを導入することで、人事・労務管理の効率化と共に、雇用関連の契約業務もスムーズに行えるようになります。特に中小企業にとっては、コストパフォーマンスの高いソリューションといえるでしょう。
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その他特徴的なサービス
- みんなの電子署名
- Dropbox Sign
- 契約大臣
みんなの電子署名
「みんなの電子署名」は、低コストで導入できる電子契約システムです。初年度は無料で利用でき、2年目以降も1文書あたり月額10円という安価な料金設定が特徴です。中小企業や個人事業主など、予算に制約のある組織でも気軽に導入できるサービスとなっています。
みんなの電子署名の特徴
特徴 | 説明 |
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低コスト | 初年度無料、2年目以降も1文書あたり月額10円という安価な料金設定です。 |
簡単操作 | 直感的なUIで、ITリテラシーの低いユーザーでも簡単に利用できます。 |
セキュリティ対策 | 認定タイムスタンプを採用し、改ざん防止や存在証明が可能です。 |
ワークフロー機能 | 承認フローの設定や進捗管理ができ、社内の稟議プロセスにも対応します。 |
文書検索機能 | 締結済み文書を簡単に検索・閲覧できるため、契約書管理の効率化が図れます。 |
このような企業におすすめ
- コスト重視で電子契約システムの導入を検討している中小企業や個人事業主
- まずは小規模な運用からスタートし、段階的に利用を拡大したい企業
- シンプルな機能で十分な企業や、契約締結頻度が比較的少ない組織
「みんなの電子署名」は、低コストながら必要十分な機能を備えており、電子契約の導入に踏み切れなかった企業にとって、最初の一歩を踏み出すきっかけとなるサービスといえるでしょう。
Dropbox Sign
「Dropbox Sign」は、クラウドストレージサービスで有名なDropbox社が提供する電子契約システムです。シンプルな操作性と柔軟な契約プロセスが特徴で、中小企業から大企業まで幅広く利用されています。
Dropbox Signの特徴
特徴 | 説明 |
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使いやすいインターフェース | 直感的な操作が可能で、ITに詳しくない方でも簡単に利用できます。 |
Dropboxとの連携 | Dropboxユーザーであれば、既存のファイル管理システムとシームレスに統合できます。 |
柔軟な署名オプション | 手書き署名、タイプ署名、画像アップロードなど、多様な署名方法に対応しています。 |
テンプレート機能 | 頻繁に使用する契約書のテンプレートを作成・保存でき、効率的な運用が可能です。 |
監査証跡 | 契約プロセスの全ステップを記録し、法的な有効性を担保します。 |
API連携 | 既存のビジネスアプリケーションとの連携が可能で、業務フローの最適化を実現します。 |
このような企業におすすめ
- Dropboxをすでに利用しており、契約管理との連携を求めている企業
- シンプルで使いやすい電子契約システムを探している中小企業
- 契約プロセスの効率化と透明性向上を目指す組織
Dropbox Signは、特に中小規模の企業や、ITリテラシーにばらつきのある組織において、導入のハードルが低く、かつ効果的な電子契約ソリューションとして評価されています。
既存のDropboxユーザーにとっては、ファイル管理から契約締結までをシームレスに行える点も大きなメリットとなるでしょう。
契約大臣
「契約大臣」は、株式会社応研が提供する中小企業向けの電子契約システムです。使いやすさと低コストを重視した設計により、IT導入に不慣れな企業でも容易に導入できることが特徴です。
契約大臣の特徴
特徴 | 説明 |
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低コスト | 初期費用0円、月額5,000円からの利用が可能です。 |
簡単操作 | 直感的なインターフェースにより、ITリテラシーの低い従業員でも容易に操作できます。 |
豊富なテンプレート | 業種別の契約書テンプレートが用意されており、すぐに利用を開始できます。 |
セキュリティ対策 | SSL/TLS暗号化通信やデータセンターでの24時間365日監視体制を採用しています。 |
他システム連携 | 応研の会計・販売管理システムとの連携が可能で、業務効率化を図れます。 |
このような企業におすすめ
- 初めて電子契約システムを導入する中小企業
- コスト意識が高く、必要最小限の機能で十分な企業
- 応研の他のシステムを利用しており、連携による効率化を求める企業
契約大臣は、中小企業のニーズに特化した機能と価格設定により、電子契約の導入障壁を下げることに成功しています。特に、初期費用がかからず月額料金も安価なため、試験的な導入やコスト削減を重視する企業に適しています。
また、契約書の作成から締結、管理までをオールインワンで行えるため、契約業務全体の効率化を図ることができます。ただし、高度な機能や多言語対応が必要な企業には不向きな面もあるため、自社のニーズに合わせて検討することが重要です。
3. 電子契約システム選びのポイント
電子契約システムは数多くのサービスが存在し、それぞれ機能や料金プランが異なります。自社のニーズに最適なシステムを選ぶためには、以下のポイントを参考にしましょう。
導入目的の明確化
電子契約システムを導入する際には、まずその目的を明確にすることが重要です。導入目的を明確にすることで、適切なシステムの選定や効果的な運用が可能となります。
主な導入目的とその効果については、以下のような例があげられます。
導入目的 | 期待される効果 |
---|---|
業務効率化 | ・契約締結までの時間短縮 ・書類の管理工数削減 |
コスト削減 | ・印刷・郵送費の削減 ・保管スペースの縮小 |
セキュリティ強化 | ・改ざん防止 ・アクセス履歴の管理 |
コンプライアンス対応 | ・法令遵守の徹底 ・監査対応の効率化 |
顧客満足度向上 | ・契約手続きの迅速化 ・リモート対応の実現 |
導入目的を明確にする際は、現状の課題を洗い出し、それらの解決につながるかを検討することが大切です。例えば、契約書の紛失や押印のための出社が課題であれば、「セキュリティ強化」や「業務効率化」が主な目的となるでしょう。
また、導入目的は社内の関係部署と共有し、合意を得ることが重要です。これにより、導入後の円滑な運用や、効果測定の基準を設定しやすくなります。
目的が明確になったら、それに適した電子契約システムの機能や価格帯を検討していきましょう。目的に合わないシステムを選んでしまうと、導入後に想定していた効果が得られない可能性があります。
業種・規模に応じた選定
電子契約システムを選ぶ際には、自社の業種や規模に適したものを選ぶことが重要です。業種によって必要な機能や法的要件が異なり、企業規模によって求められるスケーラビリティやコストも変わってくるためです。
■業種別の選定ポイント
- 不動産業:重要事項説明書や賃貸借契約書など、業界特有の書類に対応しているかを確認しましょう。
- 金融業:マネーロンダリング対策や本人確認機能など、厳格な規制に対応できるシステムを選びましょう。
- 製造業:取引先との複雑な契約や、大量の注文書に対応可能なシステムが適しています。
- IT企業:APIによる他システムとの連携や、カスタマイズ性の高さを重視しましょう。
■企業規模別の選定ポイント
- 大企業:多数のユーザーや契約を管理できる拡張性、セキュリティ機能の充実度、グローバル対応などを重視します。
- 中小企業:導入のしやすさ、コストパフォーマンス、使いやすいUIなどがポイントです。
- スタートアップ:低コストで始められ、成長に合わせてスケールアップできるシステムを選びましょう。
業種や規模に合わせて適切なシステムを選ぶことで、より効果的に電子契約を活用できます。自社のニーズを明確にし、各システムの特徴を比較検討することが大切です。
必要機能の洗い出し
電子契約システムを選ぶ際には、自社の業務フローに適した機能を持つサービスを選定することが重要です。以下に、一般的に求められる主要な機能をまとめました。
主要機能 | 詳細機能 |
---|---|
電子署名機能 | ・電子署名の作成と検証 ・複数人による署名対応 ・署名の順序設定 |
文書管理機能 | ・契約書のテンプレート作成・管理 ・バージョン管理 ・文書の検索・閲覧 |
ワークフロー機能 | ・承認プロセスの設定 ・リマインダー機能 ・進捗状況の可視化 |
セキュリティ機能 | ・アクセス権限の設定 ・暗号化 ・監査ログの記録 |
連携機能 | ・他社システムとのAPI連携 ・クラウドストレージとの連携 ・社内システムとの連携 |
分析・レポート機能 | ・契約状況の可視化 ・統計データの作成 ・カスタムレポートの作成 |
これらの機能の中から、自社にとって必要不可欠なものを選び出し、優先順位をつけることが大切です。
例えば、多数の取引先との契約が多い企業であれば、テンプレート管理や一括署名機能が重要になるでしょう。セキュリティを重視する金融機関などでは、高度な暗号化や監査ログ機能が必須となります。
さらに、将来的な業務拡大や変更を見据えて、カスタマイズ性や拡張性も考慮に入れることをおすすめします。必要な機能を明確にすることで、最適な電子契約システムの選定につながり、導入後の業務効率化と満足度向上に寄与します。
課金モデルの比較
電子契約システムの課金体系として、以下の3つが挙げられます。
- 従量課金制: 契約書の作成・送信回数に応じて課金されるタイプです。利用頻度が少ない場合や、季節変動が大きい業種に適しています。
- 定額制: 月額や年額で一定の利用枠が与えられるタイプです。利用頻度が高い企業や、安定した予算管理を望む場合に向いています。
- ハイブリッド型: 基本料金と従量課金を組み合わせたタイプです。一定の利用枠を超えた場合に追加料金が発生します。各プランの特徴を表にまとめると、以下のようになります。
プラン | メリット | デメリット |
---|---|---|
従量課金制 | 利用量に応じた柔軟な支払い | 高頻度利用時のコスト増 |
定額制 | 予算管理が容易 | 利用量が少ない場合の非効率 |
ハイブリッド型 | 基本利用と追加利用のバランス | 料金体系がやや複雑 |
料金プランを比較する際は、以下の点に注意しましょう。
- 月間の想定利用回数
- 契約書のページ数制限
- 同時作業可能なユーザー数
- データ保存容量
- APIやシステム連携の有無
また、多くのサービスで無料トライアル期間が設けられています。実際に使用してみることで、自社に最適なプランを見極めることができます。
コスト面だけでなく、機能や使いやすさとのバランスを考慮し、総合的に判断することが重要です。
セキュリティ対策の確認
電子契約システムでは機密性の高い契約書を扱うため、セキュリティ面での信頼性が不可欠です。以下の観点から、各サービスのセキュリティ対策を確認しましょう。
セキュリティ対策チェックリスト
項目 | 確認ポイント |
---|---|
データの暗号化 | ・通信経路の暗号化(SSL/TLS) ・保存データの暗号化 |
アクセス制御 | ・多要素認証の導入 ・権限設定機能の充実度 |
監査証跡 | ・操作ログの記録・保管 ・不正アクセスの検知・通知機能 |
データセンターのセキュリティ | ・物理的なセキュリティ対策 ・災害対策(バックアップ体制など) |
コンプライアンス対応 | ・各種セキュリティ認証の取得状況 (ISO27001、SOC2 Type2など) |
また、セキュリティインシデント発生時の対応体制や、脆弱性診断の実施状況なども確認するとよいでしょう。
信頼できるセキュリティ対策が施された電子契約システムを選ぶことで、契約書の機密性を保ちつつ、安心して業務効率化を図ることができます。
導入実績とサポート体制
導入実績やサポート体制についても確認しておきましょう。
特に自社と同じ業界・企業規模での使用例があるかどうかをチェックすることが重要です。
またサポート体制については以下の点をチェックしましょう。
- 問い合わせ対応時間(平日9-17時か、24時間365日対応か)
- 問い合わせ方法(電話、メール、チャット等)
- マニュアルや FAQ の充実度
- 導入支援サービスの有無
- トレーニングプログラムの提供
導入実績とサポート体制を十分に検討することで、長期的に安心して利用できる電子契約システムを選択することができます。
法令遵守の確認
電子契約システムを導入する際には、関連する法律や規制に準拠していることを確認することが重要です。主に以下の2つの法律に注目する必要があります。
電子署名法
電子署名法は、電子契約の法的有効性を定めた法律です。システムが以下の要件を満たしているか確認しましょう。
- 電子署名が本人によるものであることを示せること
- 電子文書の改ざんが検知できること
- 電子署名の認証業務が適切に行われていること
電子帳簿保存法
電子帳簿保存法は、電子データでの帳簿や書類の保存に関する法律です。以下の点に注意が必要です。
- 電子契約書の真実性を確保する措置が講じられていること
- 電子契約書を法定保存期間中、適切に保管できること
- 必要に応じて電子契約書を検索・閲覧できること
これらの法令に準拠したシステムを選ぶことで、電子契約の法的効力を確保し、税務調査などにも適切に対応できます。
また、業界や取引内容によっては、追加の法令や規制が適用される場合があります。例えば、金融業界では金融商品取引法、不動産業界では宅地建物取引業法などに注意が必要です。
電子契約システムの提供企業に法令遵守の状況を確認し、必要に応じて専門家のアドバイスを受けることをおすすめします。法令を遵守したシステム選びは、安全で効果的な電子契約の導入につながります。
5. 電子契約に関するよくある質問
電子契約の法的有効性
電子契約の法的な有効性については、2000年に施行された「電子署名及び認証業務に関する法律(電子署名法)」によって担保されています。
同法では、以下の要件を満たす場合、電子署名であっても紙の契約書における「本人による署名または押印」と同等の効力を持つとされています。
- 本人による電子署名であること
- 改変が行われていないこと
ただし、電子契約には「当事者型」と「立会人型」の2種類があり、法的有効性の強さが異なります。
【当事者型と立会人型の比較】
当事者型 | 立会人型 | |
---|---|---|
特徴 | 契約者自身が電子署名を行う | 電子契約サービス提供者が署名を代行 |
法的有効性 | より強い | やや弱い |
コスト | 比較的高い | 比較的低い |
導入の手軽さ | やや手間がかかる | 導入しやすい |
法的有効性は、紛争時の証拠能力の強さに影響します。
当事者型の場合、本人による署名であることの証明力が高く、否認のリスクが低くなります。一方で立会人型は証明がサービス提供者に依存するため、相対的に証拠能力が弱くなる可能性があります。
ただ、多くの一般的な契約では立会人型でも十分な法的有効性を持ちます。
重要な契約や紛争リスクの高い契約の場合は、より証拠能力の高い当事者型を選択するようにしましょう。
電子署名と電子契約の違い
電子署名と電子契約は、似た言葉ですが異なる定義を持ちます。
電子署名: 電子文書の作成者を示し、その内容が改ざんされていないことを証明する技術的措置です。従来の印鑑や手書き署名に相当する役割を果たします。
電子契約: 紙の書面ではなく、電子データのみで行う契約締結のプロセス全体を指します。
両者の主な違いは以下の表のようにまとめられます。
項目 | 電子署名 | 電子契約 |
---|---|---|
性質 | 技術的手段 | 契約行為そのもの |
目的 | 文書の真正性証明 | 契約の電子的締結 |
範囲 | 署名・捺印部分 | 契約プロセス全体 |
電子署名は電子契約を実現するための一要素であり、多くの電子契約システムで利用されています。しかし、電子メールでの合意など、必ずしも電子署名を使用しない電子契約方法も存在します。
印紙税の取り扱い
電子契約書では、印紙税が課税されません。これは印紙税法および関連通達の解釈によるものです。
印紙税が課税されない主な理由は以下の通りです:
1.課税文書の「作成」定義に該当しない
- 印紙税法基本通達では、課税文書の「作成」を「用紙等に課税事項を記載し、これを当該文書の目的に従って行使すること」と定義
- 電子契約はデータのため、「用紙への記載」に該当しない
2.文書の「交付」がない
- 課税文書の「作成の時」は、相手方への「交付の時」と定義
- 電子契約はデータ送信であり、物理的な「交付」行為がない
3.プリントアウトしても課税対象外
- 電子契約書を印刷しても、元データの複製(コピー)扱い
- 印刷物に押印等をしない限り、課税対象とならない
このように、電子契約には印紙税のコストを削減できるというメリットもあります。ただし、データの契約書を印刷して押印し、郵送によって契約を交わすような場合は、課税対象となる可能性があるため注意が必要です。
6. まとめ:電子契約システム導入で実現するビジネス変革
電子契約システムの導入は、単なる契約プロセスのデジタル化にとどまらず、企業全体の業務効率化とビジネスモデルの変革をもたらす可能性を秘めています。
電子契約システムの選定に際しては、自社の業種や規模、業務フローに適した機能があるかどうかはもちろん、セキュリティ対策や法令遵守の観点からも十分な検討が必要です。
また、導入後も社内の利用促進や取引先への理解促進、継続的な運用改善など、システムを最大限に活用するための取り組みが求められます。
電子契約システムの効果的な導入と運用により、デジタルトランスフォーメーション(DX)を加速させましょう