勤怠管理システムの導入やリプレイスを検討しているけれど、どの機能が必要なのか迷っていませんか？
多機能なシステムが多いこともあり、自社に最適な必要な機能を見極めるのは難しいです。
適当に選んでしまうと、導入後に現場から不満が出たり、結局Excel管理に戻ったりする恐れがあります。
そこで本記事では勤怠管理システムの利用者60名を対象に、便利だった機能や既存のシステムに欲しかった機能を調査するアンケートを実施しました。
実際に勤怠管理システムを使う従業員の本音がわかるようになっているので、失敗しないシステム選びを実現したい人事担当者や経営者の方は、ぜひ最後まで参考にしてください。
実施したアンケートについて
| 調査方法 | クラウドワークス |
|---|---|
| 調査対象 | 勤怠管理システムの利用者 |
| 調査母数 | 60名 |
| 調査主体者 | ビジトラ編集部 |
ビジトラ編集部はクラウドワークスを通して、勤怠管理システムの利用者に以下の質問でアンケートを実施しました。
- 会社の業界を教えてください
- 会社規模を教えてください
- 勤怠管理システムとしての満足度を教えてください
- 勤怠管理システムにおける立場を教えてください
- 勤怠管理システムに必要だと感じる機能を教えてください
- 勤怠管理システムに搭載されていて特に便利だと感じた機能と理由を教えてください
- 会社の勤怠管理システムに搭載してほしかった機能は？
勤怠管理システムにおける立場については、回答者が一般従業員や人事・労務担当者、経理・給与担当者など、どの立場で利用したのかを明確にしています。
目次
勤怠管理システムにあって便利な機能
勤怠管理システムを導入する際は、利用者からどのような機能が評価されているのかを把握することが重要です。
導入後にシステムを簡単にリプレイスしてしまうと、移行の手間や現場への負荷がかかるからです。
ビジトラ編集部は勤怠管理システムの利用者60名にアンケートで「勤怠管理システムに搭載されていて特に便利だと感じた機能と理由を教えてください」と質問したところ、回答には以下のような傾向があることがわかりました。
勤怠管理システムを選ぶ際には、勤怠機能はもちろんですが、上記のような利用者が便利と感じるポイントも押さえておきましょう。
打刻機能は柔軟性や多様性など最優先されている
勤怠管理システムにおいて、打刻手段の柔軟性と多様性は最も重要視されている機能です。
テレワークや直行直帰など、オフィス外で働く機会が増えた現代のワークスタイルには、場所を選ばない記録手段が欠かせないからです。
ビジトラ編集部が勤怠管理システムの利用者にアンケートを実施した際も、打刻機能が最も重視されていることがわかりました。
また、勤怠管理システムの利用者からは、スマートフォンやPCを活用した打刻が非常に便利であるという声が多く挙がりました。
場所や状況を選ばずに「仕事の開始・終了」を記録できる点。普段はカードリーダーで勤怠管理をするのですが、たまにカードを忘れてしまうことがあるのでそういった時にパソコンで勤怠をうてることがとても便利だと感じました。
引用：独自調査
スマホで勤怠管理ができるため、テレワークなどの会社に出勤しないときや出張先でも出退勤の打刻ができるところが便利だと感じた。
引用：独自調査
便利だと感じたのは、スマートフォンからの打刻機能とGPS連携です。 外出先や直行直帰の際でも、会社に戻ることなくその場で正確に勤怠を記録できるため、移動時間を大幅に短縮できました。
引用：独自調査
指の指紋をかざすだけで時間の記録をしっかりと残すことができるからです。
引用：独自調査
特に、GPS連携は外出先からでも正確な勤務位置と共に打刻ができる点が高く評価されています。
また、ICカードを忘れた際にPCから打刻できるリカバリー機能や、指紋認証による簡便な記録方法も、日々の利便性を支える重要な要素です。
外出先からでもスムーズに「仕事の開始と終了」を記録できる柔軟性は、今やシステム選定において不可欠な基準といえます。
有給休暇の残日数確認と申請機能の満足度も高い
勤怠管理システムの有給管理機能は有給休暇の残日数をリアルタイムで確認し、システム上で申請できることもあり、利用者から非常に高く支持されています。
個人の記憶や紙の管理に頼らず、自分の権利を正しく把握できることは、従業員の心理的な安心感に直結するからと考えられます。
口コミでは、子育て中の急な欠勤時などに、その場でスマホから残数を確認できるスピード感が好評でした。
有給もリアルタイムで残日数が確認でき、子どもが保育園を急に休むときなどにその場で確認ができるのもいい。
引用：独自調査
有給が残り何日あって、期限はいつなのかを確認することができる有給管理機能。いちいち覚えていられないので、一括で確認できるのはありがたかった。
引用：独自調査
翌月のスケジュール申請の際に有給日を押して申請すれば、上司に理由を伝えなくても申請する事が出来るので、気軽に有給を取りやすい。
引用：独自調査
休暇が1日休暇、半日休暇、時間休暇それぞれ見ることができて便利です
引用：独自調査
有給申請が勤怠管理システム内で完結する場合は、上司に直接理由を伝える必要がないため、心理的なハードルが下がり、休みを取りやすくなるというメリットがあります。
半休や時間休といった細かい単位での管理が容易な点も、利便性を高める大きなポイントです。
有給管理システムを別途で導入する予定がない場合は、勤怠管理システムに有給管理機能が付いているサービスを検討しましょう。
勤怠管理システムではできないような複雑な設定をしたい場合は、「有給管理システム比較15選！おすすめの特徴や使用感を図解」から連携できるシステムを検討しましょう。
残業アラート機能は従業員と管理者の両方にメリットがある
残業アラート機能は従業員の健康を守りつつリスクマネジメントできることもあり、従業員と管理者の両方から重宝されています。
アラート機能を活用することで、従業員や管理人などに自動で通知を送ることができ、双方が過剰な労働を未然に防げるようになるからです。
実際の口コミでは、部下の労働時間が上限に近づいた際に自動で連絡が来る点が評価されています。
残業アラート機能が特に便利だと感じています。部下の残業時間が一定時間を超えそうになると自動で通知が来るため、事前に業務配分を見直したり、声かけをしたりできます。
引用：独自調査
PCのログと打刻時間に齟齬が生じた際にアラートが出る仕組みとなってます。抜け道はあるものの、あるとないとではサービス残業や労働時間の過剰申告の防止につながると感じます。
引用：独自調査
36協定に抵触しそうな社員や残業が多い社員がいればアラートが表示されるので見逃しがない。
引用：独自調査
特に便利だと感じているのは残業アラート機能と36協定管理機能です。月途中の段階で時間外労働の累計が確認でき、上限に近づいた従業員を事前に把握できるため、事後対応ではなく事前調整が可能になりました。また、法定上限を超過しそうな場合に自動で通知が出るため、労務リスクの低減につながっていると実感しています。
引用：独自調査
通知を受け取った管理者は、業務配分を見直したり早めに声をかけたりといった具体的な対策が取りやすいです。
また、PCの稼働ログと打刻時間を照合し、乖離がある場合に警告を出す仕組みも注目されています。
このような客観的にデータ管理ができる勤怠管理システムは、サービス残業や過剰申告といったトラブルの防止に役立ちます。
申請ワークフローの効率化は透明性の担保や管理面で好評
勤怠管理システムのワークフロー機能は、手続きの透明性を高めることができ、管理の負担を大幅に軽減できることが評価されています。
これは全ての申請と承認がオンライン上で完結するため、誰がいつ処理したかという履歴が確実に残るからです。
従来の紙やタイムカードを用いた運用では、打刻忘れの修正に上司への対面報告や手書きの書類が必要でした。
ワークフロー機能付きの勤怠管理システムを導入すれば、従業員は自身のミスを端末から速やかに修正申請できるようになります。
管理職側も場所を問わずにオンラインで承認を行えるため、書類の紛失や承認待ちによる業務の停滞も発生しません。
そのため、利用者からは便利ということが見られます。
私が勤怠管理システムで特に便利だと感じたのは、勤怠を忘れてしまった場合でも自分で修正や調整ができる点です。従来の紙やタイムカードでは、打刻忘れや間違いがあると申請や上司への確認が必要で手間がかかっていましたが、このシステムでは簡単に修正できるため、スムーズに勤怠管理が行えます。
引用：独自調査
システム上から簡単に修正申請ができ、承認もオンラインで簡単にできます。紙媒体などで申請書を書く手間がなく、履歴も残るので分かりやすくて便利です。
引用：独自調査
申請のプロセスがデジタル化されて可視化されれば、言った言わないのトラブルを防ぎ、より健全な職場環境を構築できると考えられます。
自社の承認フローが複雑な場合は、勤怠管理システムの機能ではなく「ワークフローシステム比較6選！機能や費用までまとめて解説」から外部連携できるシステムを選ぶと柔軟に対応しやすいです。
利用者からは勤怠管理機能＋αが求められる？
多くの勤怠管理システムの利用者は、サービスに対して単なる記録に留まらない付加価値を求めている可能性があります。
実際に、口コミでは「年末調整機能」「シフト作成機能」などが便利だと挙げられています。
年末調整機能
引用：独自調査
いくつの項目に沿って答えるだけで、完了したため
シフト作成の自動化は役立てられました
引用：独自調査
PCと連動していて勤怠ICカードを置くことでPC利用ができ、もし退勤打刻を忘れていてもカードを外した最後の時間が退勤時間として把握出来る機能
引用：独自調査
打刻ミスやサービス残業が以前から多いとされてきた部署だった為PC利用時間である程度管理と制限できたのが良かった
これは複数の事務手続きを一つの共通システムで完結させれば、従業員と管理者の双方にとって業務効率が向上するからと考えられます。
以下の表では、勤怠管理以外の便利な機能をまとめているので、ぜひ勤怠管理システムを比較してみてください。
| ＋αの機能 | |
|---|---|
| ジョブカン勤怠管理 | シフト管理 休暇管理機能 工数管理機能 |
| KING OF TIME | シフト管理機能 ワークフロー機能 休暇管理機能 人事労務機能 給与計算機能 年末調整機能 |
| HRMOS勤怠 | 休暇管理機能 ワークフロー機能 シフト管理機能 給与明細機能 工数管理機能 年末調整機能 |
| タッチオンタイム | シフト管理機能 休暇管理機能 ワークフロー機能 |
| マネーフォワードクラウド勤怠 | 休暇管理機能 ワークフロー機能 シフト管理機能 |
| 楽楽勤怠 | 休暇管理機能 工数管理機能 シフト管理機能 |
| freee勤怠管理Plus | シフト管理機能 ワークフロー機能 休暇管理機能 |
| ジンジャー勤怠 | シフト管理機能 休暇管理機能 予実管理機能 |
| CLOUZA | ワークフロー機能 休暇管理機能 |
| キンクラ | シフト管理機能 経費精算機能 休暇管理機能 ワークフロー機能 |
| キンタイミライ | シフト管理機能 休暇管理機能 ワークフロー機能 予実管理機能 |
これから勤怠管理システムを検討する際は、勤怠機能をベースにどのような機能があれば組織全体の生産性を向上させられるかについても一緒に考えましょう。
また、シフト管理は過不足調整や人件費シミュレーションまで行いたい場合は、「シフト管理システム比較10選！事業規模や料金から最適なツールを選ぼう」から連携するシステムを選んだほうが柔軟に対応しやすいです。
勤怠管理システムに搭載して欲しかった機能
勤怠管理システムの導入率は高くなってきていますが、利用者目線では「もっとこうなれば良いのに」という不満や理想を抱いていることがあります。
ビジトラ編集部は勤怠管理システムの利用者60名にアンケートで「会社の勤怠管理システムに搭載してほしかった機能は？」と質問したところ、回答には以下のような傾向があることがわかりました。
導入後のリプレイスは手間や従業員の負担が増えるなどのリスクがあるため、事前にどのような機能が必要とされているのかを押さえておきましょう。
もらえる給与や手当をリアルタイムで把握したい
多くの利用者は勤怠データの集計のみならず、勤怠実績から算出される概算給与をリアルタイムで確認できる機能を求めています。
労働者にとって「今いくら稼いでいるか」という情報は、生活設計を立てるための極めて重要な指標になるからです。
口コミでは以下のように、深夜手当の自動算出や、売上と連動した歩合給の管理を求める意見が確認できました。
月末の締め作業を待たずに、現在の状況が把握できる機能です。例えば、交代勤務等の場合、一般的には深夜手当、休日手当、残業代などが設定されていると思うので、ルールに基づき自動で算出されるといったものが欲しかった。
引用：独自調査
残業単価が表示されるとよかった
引用：独自調査
課税対象の積算給与総額を知りたい。
引用：独自調査
売り上げも勤怠管理と共に詳しく分析出来たらいいなと思います。エステサロンを経営しているのですが、物販を売ったりお客様を紹介すると売上の10%を給料にプラスしているので、そういったことも詳しく連動出来たらとても助かるなと思いました。
引用：独自調査
このように給与が可視化される仕組みがあれば、従業員は自分の成果を実感し、業務への意欲をより高められるでしょう。
勤怠管理システムでリアルタイムの概算給与を確認するには、給与計算ソフトと連携するか給与計算機能を備えているサービスを使う必要があります。
ただし、市場にある勤怠管理システムの多くは、リアルタイムで概算給与を表示する仕様を備えていません。
プラスαの機能の搭載や高度化が求められる
勤怠管理システムの利用者は、勤怠管理の枠組みを超えた機能の搭載や、既存機能の高度化を求めていることがわかりました。
勤怠データを他の業務システムと連携させることで、より有効的に活用していきたいからです。
以下のように、口コミでは勤怠管理システムと連携させることが多い、シフト管理や工数管理について言及しています。
全従業員のシフトが見たかった
引用：独自調査
結局これだけは別で勤務表を作成していたので、その日に誰が勤務しているかの一覧がほしかった
シフト自動最適化機能があればよかったと感じています。現在は各部署で作成したシフトを人事側で確認していますが、資格要件や勤務間インターバルを考慮した自動提案があれば、作成時間の短縮や確認作業の負担軽減につながると思います。医療機関は職種が多いため、条件を細かく設定できる仕組みがあるとより使いやすいと感じました。
引用：独自調査
より詳細な工数分析機能を搭載してほしいと感じています。現在も簡易的な集計は可能ですが、案件別・部門別に自動で原価配分まで連動できる仕組みがあれば、経営資料の作成がさらに効率化できると思います。
引用：独自調査
例えば、システム内で従業員のシフトを共有できれば、管理者が勤務表を別途作成する手間を省けます。
また、医療機関のような複雑な現場では、資格要件を考慮してシフトを自動最適化する高度な機能が期待されています。
さらに、勤怠と工数管理を紐づけて原価を自動集計できれば、迅速な意思決定につながるでしょう。
このように利用者からは勤怠管理機能単体ではなく、プラスαでどのような機能が使えるのか、勤怠管理システム内でどれだけ業務効率化できるのかということが求められています。
リスク管理が徹底できる残業アラート機能
既存の勤怠管理システムには残業アラート機能が付いているサービスが多いですが、利用者からはよりリスク管理できるアラート機能が求められています。
打刻忘れや過剰労働の放置は、従業員の負担増だけでなく、企業の法令遵守（コンプライアンス）に悪影響を及ぼすからです。
実際の利用者からは、メール通知だけでなく、ログイン時の画面で「未処理タスク」を強調するような視覚的な工夫を求める声が挙がりました。
打刻忘れなどをした際に通知などが届くように設定できれば、各々が確認できて抜け防止につながると思った。
引用：独自調査
打刻忘れや申請漏れが発生した際、上長への通知だけでなく、本人に対してもより分かりやすい形でアラートを表示する機能がさらに充実してほしいと感じます。 現在もメール通知などはありますが、ログインした際のダッシュボード等で一目で「未処理のタスク」として強調される仕組みがあれば、月初の修正作業の手間がさらに減ると考えています。
引用：独自調査
月の残業時間の上限を超えた時点でポップアップ表示が出るなど、こちら側が注視しなくてもわかるような機能。
引用：独自調査
従業員からはうっかり忘れてしまったやうっかり規定を超えてしまったを、より確実に防げる仕組みが求められています。
勤怠管理システムを初めて導入するもしくはリプレイスする際には、以下のようにうっかりミスを防止できるサービスを検討しましょう。
| 機能 | |
|---|---|
| KING OF TIME | 集計時間が一定以上になると管理者や従業員にメールで通知できる。 申請されていない残業があるときに通知できる。 始業前に打刻を忘れると通知が届く。打刻忘れがあるとスマホにプッシュ通知が届くようにできる。 |
| ジョブカン勤怠管理 | 設定した基準を超過すると自動でアラートが送信される。 アラートの条件は柔軟に調整できる。 |
勤怠管理システム側が能動的にアラートすることで、管理者は月初の修正作業に追われる負担を軽減し、健全な職場環境を維持できるようになります。
複雑な働き方でも柔軟に適用して手計算が発生しないようにしてほしい
制度が多様化する現代の職場では、複雑な雇用形態でも手計算が発生しない柔軟な設定機能が求められています。
育児休暇の管理やフレックス制への対応が不十分なシステムでは、結局は手書きのメモやExcelによる二重管理が生じてしまうからです。
フレックス制とは、労働者が始業や終業の時間を一定の範囲内で自由に決められる制度を指します。
口コミ評価からは、1分単位の精密な集計や、育休回数の自動カウント機能を求める切実な意見が寄せられました。
育児休暇のカウントがなかったのでとても不便でした。
自分で何回取得したか計算してメモしていたなので、勤怠入力と紐付け日数カウントしてもらえると助かると思います
引用：独自調査
使用するシステムによるのかもしれないが、フレックスへの対応ができないため不便なときがある。
引用：独自調査
1分単位での残業時間集計
引用：独自調査
理由ー15分単位となっており、累計でカウントされない。
会社がキングオブタイムを導入しております。
引用：独自調査
私はそれの部署内の管理担当者です。一斉に公休日にしたりする結構 複雑なので、もう少し簡単にしてほしいです。また、有給管理ですが、社員 それぞれに開始日が違うのですが、システムがそれに追いついてなくて微妙にカウント数がずれているのでその辺りの改良をして欲しいと思います
有給休暇の付与日が従業員ごとに異なるケースなど、個別の事情にシステムが追いついていない現状に不満を感じる利用者は少なくありません。
管理担当者が複雑な操作に悩まされないよう、公休設定などを一括で簡潔に処理できるインターフェースも重要です。
これから勤怠管理システムを導入する場合は、自社の制度に対応できるシステムを選ぶことで、事務作業のミスは減り、組織全体の業務効率が向上すると考えられます。
サビ残防止のためのより客観的な勤怠データの記録機能
従業員からはサービス残業を確実に防げるような客観的な記録機能が必要という意見があります。
自己申告による打刻は、周囲への配慮や職場の慣習によって、労働時間が短くなるように修正してしまうリスクがあるからです。
システムがPCの稼働ログや入退室記録と連動すれば、実態と乖離した不正な記録を物理的に防げます。
口コミでは、手入力による時間の切り捨てに不満を感じる声や、PCの起動時間で自動記録してほしいという切実な意見が寄せられています。
勤怠を入力するのではなく、PCの起動時間で勤怠を記録してくれるシステムが欲しいです。実際の時間よりも短く申告している人がとても多かったからです。
引用：独自調査
自動で残業をつけてくれる機能。現行のものは自身での残業申請が必要になるため、サビ残が発生する可能性がある。
引用：独自調査
以前の会社では打刻機能がありました。いまは自分で時間を入力するタイプで、9時始業、終わりは10分単位で切り捨てろと言われているので損しています。
引用：独自調査
客観的なデータを活用することで、従業員は働いた分の正当な報酬を得られ、企業側は隠れた長時間労働による法的リスクを回避できます。
簡単なログ機能が必要な場合はログ管理システムを別で契約しなくても、ログ連携機能が搭載されている勤怠管理システムで対応できることがあります。
これからシステムを選定する際は、打刻時間とPCの利用時間に差がある場合に警告を出すなど、ログ連携機能に強みがあるサービスを検討しましょう。