シフト管理が大変で、シフト管理システムの導入を検討している
シフト管理システムの数が多くどれを選べば良いかわからない…
シフト管理はエクセルやスプレッドシートを使う方法もありますが、希望シフトの収集やシフト表の配布などに時間がかかってしまいます。
そんな時に役立つのが「シフト管理システム」です。
シフト管理システムなら、従業員はスマホアプリで希望シフトの提出や確認ができ、シフト表は自動作成されるので管理者の負担が軽減されます。
しかし、シフト管理システムは数多くの業者が販売しており、自社に合ったシフト管理システムを選ぶのは困難を極めます。
さらに、しっかりと検討せずに導入してしまうと、上手く使いこなせないということにもなってしまうので注意が必要です。
この記事では、シフト管理システムの特徴や、おすすめ管理ツール、各商品を導入する際の選ぶポイント等について解説していきます。
ぜひシフト管理システムを選ぶ際の参考にしてみてください。
- シフト管理システムは「従業員のシフト作成・調整業務」を、クラウド上で一元管理・効率化することが可能
- シフト管理システムは主に、打刻機能・出勤状況の把握機能を備えている。
- シフト管理システムの中には「勤怠管理システム」を備えているものもある。
- シフト管理システムを導入することで「勤怠管理の効率化」「ヒューマンエラーの回避」等の効果が得られる。
- シフト管理システムを導入する際は、従業員教育の必要性や費用対効果を考慮しなければならない。
- シフト管理システムを選ぶ際のポイントは、料金形態や操作性を考慮すると良い。
- シフト管理システムを導入する際の失敗を懸念している場合は、お試し期間を利用すると◎
- おすすめのシフト管理システムには、「Optamo」「ジョブカン勤怠管理」などがある。
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藤澤諒一
神戸大学在学中に月間100万PVを誇る就活メディアを立ち上げ、上場企業を含む複数企業の採用や、旧帝/早慶上理大生を中心とする学生100名以上の就職活動を支援。大学卒業後は、新規事業開発やイノベーション創出を支援する株式会社Relicに入社。スタートアップから大企業まで企業規模を問わず、SaaSプロダクトのCPF支援やクリエイターエコノミー事業のアイディエーション〜PSF支援等を実施し、新規事業開発における企画 / セールス / マーケティングなど様々な角度から貢献。また、クライアントへの支援に限らず、社内におけるマーケティングファンクションの立ち上げを推進。定常的なリード獲得 / インサイドセールス機能立ち上げ / ナーチャリング仕組み構築など、マーケティング業務全般に従事。その後、株式会社Emoooveを設立。MA / SFA / CRMツールの導入支援事業や、営業 / マーケティングの支援事業を展開中。また、同社はSalesforce認定パートナーを取得している。
目次
シフト管理システムとは｜シフト作成や調整におすすめのツール
シフト管理システムを導入すると、従業員のシフト入力が簡易的になることはもちろん、シフト管理者側の手を煩わせる複雑なシフト表を自動で作成できるようになります。
そのため、格段に簡単・迅速に、かつ間違いのないシフト管理ができるようになります。
こちらの章では、「そもそもシフト管理システムとは何か？どんな機能が備わっているのか？」について詳しく解説していきます。
シフト管理システムの概要
シフト管理者からすれば、面倒なシフト作成・調整業務を毎週、毎月行うことは、気が滅入る重たい作業になることでしょう。
シフト管理システムは、上記の面倒な「従業員のシフト作成・調整業務」を、クラウド上で一元管理・効率化することのできます。
多くのシフト管理システムは、近年普及が進んでいる勤怠管理システムに含まれており、従業員の出退勤時の打刻がアプリでできます。
勤怠データをクラウド上で管理できるので、残業や欠勤の把握、時給計算などを簡単に管理することができます。
シフト管理システムの主な機能
シフト管理機能のポイントは、シフトに関する情報をクラウド上に集約することで、一括管理やリアルタイムでの確認が可能になる点です。
ファックスやメールでのやり取りではなく、オンライン上の管理画面やスタッフ用画面にアクセスすることで、スピーディーで行き違いのないシフト管理ができます。
また、勤怠管理面では、以下のような打刻機能、出勤状況の把握機能が搭載されています。
- モバイル端末、PCなどさまざまなデバイスからの打刻
- 打刻数に応じた出退勤状況の自動把握
- 勤務、休憩などの勤務状況を管理画面によりリアルタイムで把握
シフト管理システムには、以下の勤怠管理システムを備えたものもあります。
- シフト自動作成機能
曜日ごとに必要な人数を設定すれば、自動的にシフトを作成する。 - 人員過不足の自動判断機能
各時間帯の人員の過不足を判定しながらシフト作成が可能。 - 手動編集機能
スタッフからのシフト希望を反映させるなど、シフトに編集を加えられる。 - シフト共有機能
確定したシフトを個別に送信する必要はなく、オンラインでスタッフ全体で共有できる。
上記の機能を搭載している勤怠管理システムは多くありませんが、備わっていればシフト管理・シフト作成をさらに効率化できます。
勤怠管理システムを導入するうえでシフト管理機能は必要だと考えている方は、このようなシフト管理機能が搭載されているかも確認すると良いでしょう。
シフト管理システムは、人手不足や働き方改革への対応が求められる現代において、企業の業務効率化に不可欠なツールです。AIによる自動シフト作成や従業員のスマートフォンからの希望シフト提出など、従来の手作業による管理から大きく進化しています。特に中小企業では、人件費の最適化や労務リスクの軽減に効果的で、導入による投資対効果も期待できます。
シフト管理システムのメリットとは？導入をおすすめする理由5選
シフト管理の悩みを解決する方法にはExcel管理やシステム管理など複数の方法が存在します。
業務効率を改善するために、紙で管理するよりもExcelで管理する方が、関数を使うことができるため従業員の勤務時間の集計や、シフトの過不足を計算・把握しやすいです。
複数店舗を持つ企業であれば、各店舗のシフト管理状況や予算を把握するために、シフト管理システムを導入することで業務を効率化できます。
ここからは、シフト管理システムを導入する上でのメリットについてご説明していきます。
勤怠管理の効率化
従業員数が多く、勤務形態だけでかなりの種類があると、勤務コードの入力作業、勤怠データとの付き合わせ等へ、多くの労力・時間を割かなければいけません。
しかし、勤怠管理機能を備えたシフト管理システムが利用できれば、各従業員の勤務形態の区分、残業時間、欠勤の有無、早退・遅刻はあるのか、有給等にも対応した勤務データが自動で集計されます。
この自動化により、勤怠管理・シフト管理の作業にかかる負担は大きく削減することが出来るはずです。
煩雑な手間が省ける
従業員がシフトの提出を行う→担当者がExcel入力→改めて店舗の状況確認→従業員のスキル等を考慮しシフトを組む、というアナログなシフト管理作業を簡略化できます。
管理責任者がシフトを手作業で組む場合、従業員の数が増えるほど手間はかかります。
数日間を要することになるかもしれません。
しかし、本システムを導入すれば、各従業員はスマートフォンから簡単にシフトの提出ができます。
そのためシフトを集計しやすく、事前に設定された条件でシフトを自動で組んでくれるので、シフト管理・作成作業の手間が大きく軽減されます。
ヒューマンエラーの回避
紙・Excelでシフトを作成すれば、手入力・打ち直しという作業となります。
これでは、手書きで提出されたシフト希望表の文字・数字を、担当者が読み間違えて希望しない時間に配置したり、従業員が不足する時間帯ができたりする等、なかなかヒューマンエラーを防止できません。
また、一部の従業員の法定労働時間を超過していたという労務リスクもあり得ます。
しかし、シフト管理システムを導入すれば、データを一元管理する事が出来て入力・転記のミスを防止できます。
その他、従業員の労働状況・時間を把握できるので、ベテラン従業員・スキルの高い従業員に頼り切ったシフトの作成、それに伴う過重労働も予防できます。
情報共有がしやすくなる
シフト管理システムを導入することで、複数店舗間でのシフト情報共有はもちろん、他部署との共有もできるようになります。
スタッフとのチャット機能がついているシフト管理システムもあるので、活用すればなかなか顔をあわせられないスタッフとのコミュニケーション円滑化にも役立つでしょう。
従業員不足の解消
シフト管理システムを導入すれば、各店舗・現場で特定の曜日・時間帯のシフトが把握でき、どの時間帯の人員が不足しているのかも判明します。
それに合わせ、従業員の募集を行うという対策が講じやすくなり、より安定したシフトを組むことが可能となるはずです。
また、従業員が不足している場合、欠員が出た場合、シフトへ入ることのできる従業員への連絡、他の店舗に応援を依頼することも可能です。
昨今の人手不足や働き方改革に対応するため、シフト管理システムの導入は避けて通れません。これまでの手作業による管理から脱却することで、シフト作成にかかる時間を削減でき、ケアレスミスも防げるようになります。また、スタッフの希望をスムーズに取り入れた効率的なシフト調整が可能になり、働きやすい環境づくりにつながっていきます。その結果、生産性の向上はもちろん、離職率の低下といった経営課題の解決も期待できます。
おすすめのシフト管理システムを選ぶ時の比較ポイント｜料金や使いやすさをチェックしよう
シフト管理システムには様々なサービスがあるため、自社に合ったものを選べると良いでしょう。
とはいえ、わかりやすさや導入費用だけでシフト管理システムを選ぶと、必要な機能が備わっていない場合もあります。
シフト管理をシステム化する際には、次にご紹介する3つのポイントを押さえた上で、自社の運用に適しているかを確認すると良いでしょう。
どんな料金体系のシフト管理システム
最近は多くのシフト管理システムがクラウド型なので、月額制である場合がほとんどです。
しかし、月額定額制であったり利用人数によって月額料金に変動があったり、シフト管理システムによって料金は様々です。
また、初期費用がかかる製品もあれば、シフト管理機能を搭載した勤怠管理システムの場合はオプション対応になり、追加費用が発生する可能性もあります。
比較検討する際は、シフト管理システムの料金形態も確認し、月にトータルでどのくらいのコストがかかるのかを試算してみましょう。
勤務形態や業務内容に対応できるシフト管理システムか
飲食業や販売業、医療業、サービス業など、業種によってシフトの作成方法は異なります。
医療業やサービス業では、日勤と夜勤があったり土日勤務があったり、シフトパターンはさまざまです。特に、時期や時間によって人員変動がある業種はシフト管理が大変です。
例えば、飲食業ならランチタイムは多くの人員が必要ですが、ランチとディナーの間は人員を必要としない、といったケースもあります。この場合は、人員変動に対応してシフトを自動作成できるシフト管理システムが望ましいです。
また、シフト制の従業員や固定制の従業員が一緒に働いている場合や、パート・アルバイトだけでなく正社員や派遣社員が一緒に働いているケースも考えられます。
この場合は、月単位や週単位、日単位で、個々の従業員の勤務日数や勤務時間が管理でき、複数の勤務形態に対応しているシフト管理システムを選びましょう。
操作方法が簡単で誰でも扱えるシフト管理システムか
従業員がアプリやシステムに希望シフトを入力することで、管理者がシフトの収集や作成をする手間を省けるのがシフト管理システムのメリットです。
しかし、入力方法がわかりにくい場合は使い方を教える手間が増えてしまい、管理者に負担がかかるでしょう。
そのため直感的に操作ができ、ITツールの扱いに慣れていない従業員でも使えるシフト管理システムが良いでしょう。
シフト管理システムの選定では、料金体系の確認に加えて、実際の運用面での使いやすさを重視することが重要です。特に、従業員のスマートフォン対応やLINE連携などのコミュニケーション機能、シフト自動作成機能の有無をチェックしましょう。また、初期費用が無料で月額100円台から利用できるサービスから、カスタマイズ性の高い高機能なものまで幅広く展開されているため、自社の規模や業態に合わせて最適なものを選択することをお勧めします。
シフト管理システムおすすめ10選を比較｜クラウドで簡単に使える製品を厳選【無料あり】
先述した選ぶポイントを踏まえた上で、こちらの章では、おすすめシフト管理システムを比較します。
- ジンジャー(jinjer)勤怠
アプリからの操作が可能で、使いやすさを重視した管理画面で誰でも簡単にシフトを作成 - ジョブカン勤怠管理
シフト管理、出勤管理、スタッフ管理、データ集計が簡単におこなえるほか、豊富な機能で細かな勤怠ルールに対応 - KING OF TIME
シンプルな画面設計で、パソコン操作に慣れていない方でも問題なく運用できる - Optamo
最適化されたシフト作成により、管理者の工数やコストが採用化され、労働環境の改善が可能 - 勤務シフト作成お助けマン
スタッフの勤務希望や条件を考慮してシフト表を自動作成 - RAMANAS
AIがルールや条件にそって公平なシフト表を作成するため、工数削減だけでなくスタッフの心身面の負荷も軽減 - ジョブスイート パートタイム
効率性と利便性を重視し、シフトの収集から作成、共有までオンラインで完結 - Oracle Field Service
急務等を含む様々な作業の最適スケジュールを自動決定・最適化 - らくしふ
LINEを使用したシフトの自動回収機能や自動入力機能 - シフオプ
手間のかかるシフト作成業務を効率化し、会社の規模や実態に合わせた人員管理ができる
ジンジャー(jinjer)勤怠｜勤怠管理やシフト管理、打刻などをまとめてDX化
出典：https://hcm-jinjer.com/kintai/
「jinjer株式会社」が提供する勤怠管理・シフト管理システムです。
操作性を重視した管理画面で、誰でも簡単にシフトを作成可能です。
従業員規模は限定されず全ての規模のシフト管理に対応できます。
基本機能
打刻管理、管理画面のスマートフォン対応等の機能が充実しています。
- スマートフォン操作：スマートフォンで申請承認、一括処理、勤務情報の確認が可能
- 申請承認：打刻修正、残業申請、休日休暇申請等の承認が可能
- スケジュール：スケジュール雛形の変更、登録、編集が可能
- 勤務実績：従業員の勤務情報、月次勤務実績、日次勤務実績等の確認が可能
- 締め処理：所属グループ単位、打刻グループ単位で締め処理が可能
- データ出力：備考データ、汎用データ等の出力が可能
- 休日休暇：従業員ごとに年次有給休暇管理簿を確認、管理者による従業員の振替出勤処理も可能
- 予実管理：売上・人件費・その他販管費管理等の確認が可能
料金
月額400円/ID
ジョブカン勤怠管理｜シフト管理も勤怠管理もこれ一つで対応
「株式会社DONUTS」が提供する勤怠管理・シフト管理システムです。
勤怠管理やシフト管理の他に経費精算や給与計算など、様々なツールをカスタマイズする事が出来ます。
従業員規模は限定されず全ての規模に対応可能です。
基本機能
医療現場に特化したサービスもあります。
- 出勤管理：リアルタイムで従業員の勤務状況を確認、拠点ごとの勤怠管理も可能
- 工数管理：各従業員のプロジェクトやタスクを登録・管理
- シフト管理：直感的な画面操作で簡単にシフトを申請・作成
- 集計：スタッフの勤務状況を自動集計
- 休暇・申請管理：スマートフォンや携帯電話、PCから簡単申請可能
- 超過労働対策：36協定超過がある際は自動アラートで通知
- 外国語表示：英語、韓国語、スペイン語、タイ語、中国語、ベトナム語への切り替えが可能
- スマートフォン(モバイル)操作：モバイルでも打刻・閲覧・操作が可能
- 医療機関向けに特化した機能：医療現場の様々な勤務形態に合わせた運用が可能
料金(税抜)
初期費用・サポート費用は無料です。
無料プラン・有料プランに分かれています。
(1)無料プラン：0円(機能制限あり)
(2)有料プラン
- 工数管理
- 出勤管理
- シフト管理
- 休暇・申請管理
有料プランは上記の4つの機能を自由に組み合わせて利用可能です。
| 料金プラン | 金額(1ユーザーあたり・月額) |
|---|---|
| プラン1(1機能) | 200円 |
| プラン2(2機能) | 300円 |
| プラン3(3機能) | 400円 |
| プラン4(4機能) | 500円 |
KING OF TIME｜勤怠管理からシフト管理まで機能が充実
KING OF TIMEは、株式会社ヒューマンテクノロジーズが運営する勤怠管理システムで、シフト管理機能も搭載しています。初期費用は無料、月額料金は1ユーザー300円～です。
ICカードをはじめチャットやモバイル端末など、様々な打刻システムに対応しているだけでなく、残業管理や申請承認機能なども備わっています。
シンプルな画面設計で、パソコン操作に慣れていない方でも問題なく運用できる点も嬉しい所。
30日間の無料トライアルが用意されているので、勤怠業務のトータル改善を行いたい中小企業の方は、試験運用してみてはいかがでしょうか。
基本機能
- 残業時間の管理：月別・週別・年別での残業時間をリアルタイムで確認
- スケジュール・シフト管理：各時間帯毎、スケジュール毎の人数やスケジュールパターンの回数も確認可能
- 管理者権限機能：様々な操作権限を持つ管理者を、その役割に応じて自由に作成
- アラート機能：残業時間数や遅刻回数等が、一定の値を超えた場合にアラート表示
- 有給休暇・休暇管理機能：有給休暇、代休、振休、夏季休暇、慶弔休暇、企業独自の休暇等様々な休暇が、数に制限なく管理
- 様々な就業ルールに対応：リアルタイムに打刻時間、労働時間、残業時間等の把握・管理
- 給与ソフトとの連携：給料王、給与奉行、弥生給与等と連携可能
- 帳票出力：Excel・CSV・PDF、あらゆるタイプの時間自動計算をサポート
- 勤務状況確認：日本全国、海外拠点含めてのリアルタイムな勤務状況確認
- 英語対応・海外対応：英語表示への切り替え、海外のタイムゾーン設定に対応
- データ分析：従業員の働き方を可視化し、生産性向上を意識づけるクラウド型のデータ分析システム
- テレワーク・在宅勤務・時差出勤：テレワークや在宅勤務、時差出勤など柔軟な勤務スケジュールの導入が可能
料金
1人300円/月
30日間の無料体験も可能です。
Optamo｜シンプルで簡単なシフト管理システム
「株式会社モーション」が提供するシフト管理システムです。
会社と従業員の条件をマッチングして最適化された勤務シフトを自動的に生成します。
従業員規模は限定されず全ての規模に対応できます。
基本機能
組み合わせ最適化アルゴリズムを応用したクラウド型のシフト管理システムです。
- AI：最適化エンジン、最適化エンジンチューニング等が可能
- 管理画面：月次シフト管理、日次シフト管理等が可能
- スタッフ登録：タスク(業務・役割) 設定・表示、所属履歴機能
- 労働条件：勤務上限・下限設定、勤務間インターバル設定が可能
- 店舗・部門登録：シフトパターン設定・表示等が可能
- 入力：シフト微調整、アラート表示
- 通知：公開、シフト提出依頼が可能
- スタッフ補完：ヘルプ機能、募集機能
- 出力：エクセル出力、データ連携
料金
「Optamo Lite R」「Optamo for Shift」「Optamo for Task」の3種類が用意されています。
料金は提供会社へ要確認となります。
勤務シフト作成お助けマン｜AIを使ってシフト管理を最適化
「鉄道情報システム株式会社（JRシステム）」が提供するシフト管理システムで、最適化AIによるシフト表の自動作成が特長です。
一般従業員向けの「勤務シフト作成お助けマンDay」、パート・アルバイト向けの「勤務シフト作成お助けマンTime」の2種類が用意されています。
基本機能
シフト表の自動作成・管理ができる機能が揃っています。
- 勤務シフト作成お助けマンDay
- シフト表を自動作成：従業員の希望休み・勤務を入力、登録した勤務条件を基に自動作成
- 出力：対象期間のシフト表を出力
- 確定勤務表照会：従業員は確定した自らのシフトをスマートフォンで確認可能
- スタッフ設定：全部署のスタッフを表示、変更が可能
- 勤務条件設定：「休み」「早番」「遅番」「夜勤」「Aシフト」等のシフトを登録
- スケジュール・祝祭日の設定：シフト表に表示させるイベント名・祝祭日を登録
- 部署設定：部署の表示並びの変更、各種出力項目の選択
- ユーザ登録：システム管理者やシフト作成者のIDを管理
- 勤務シフト作成お助けマンTime
- シフト表を自動作成：従業員の希望休み・勤務を入力、登録した勤務条件を基に自動作成
- 出力：対象期間のシフト表を出力
- スタッフ設定：全部署のスタッフを表示、変更が可能
- 勤務条件設定：「休憩時間」「最大連続勤務数」「勤務間インターバル」「契約条件」等のシフトを登録
- マスタ登録：店舗情報登録、勤務・休暇種別登録などの設定が可能
- データの取り込み：スタッフ情報やタイムスケジュール情報をcsvで表示と取り込みが可能
- ユーザ登録：システム管理者やシフト作成者のIDを管理
- スマホで希望登録：出勤/退勤日の希望提出と登録やヘルプ依頼への回答がスマホで可能
- タブレット対応：パソコン設置スペース不要で直観的な操作で業務のスキマ時間に編集可能
- 他店舗一元管理：他店舗のスタッフの勤務状況も双方で確認可能で応援勤務の調整をスムーズに
料金(税抜)
(1)勤務シフトお助けマンDay
・初期費用
0円
・1箇所あたりの利用料金
1～50名:
月額払い15,000円(内訳：基本料金12,000円・スマートフォン利用オプション3,000円)
年額払い150,000円(内訳：基本料金120,000円・スマートフォン利用オプション30,000円)
51-名:
別途見積もり
(2)勤務シフトお助けマンTime
・初期費用
0円
・1箇所あたりの利用料金
1-20名：月額払い6,000円 年額払い60,000円
21-30名：月額払い9,000円 年額払い90,000円
31-40名：月額払い12,000円 年額払い120,000円
41-50名：月額払い15,000円 年額払い150,000円
51-名：別途見積もり
幹部の右腕｜シフト管理を自動化して効率アップ
「タグジャパン株式会社」が提供するシフト管理システムです。
休日・希望時間の不足と余分の山積みを自動調整するのに最適な機能が備わっています。
基本機能
複雑な働き方、人手不足に対応できる機能が揃っています。
- 自動シフト：一般的な時間帯勤務はもちろん希望時間勤務、短時間パート労働を含む期間労働時間契約、フリーな熟練者向きの変形労働時間等を自動化して設定可能です。
- 人の手モデリング機能：モデリングの仕組みも、カテゴリ区分で地域特性を柔軟に反映できます。特にシフトを埋めるだけではなく、時間帯ごとに役割の配置を、チーム構造としてモデリングすることも可能です。
- 作業割を調整：前日まで、穴空きシフト・作業に対して何回も出勤を自動で計画することが可能です。
料金
要確認
RAMANAS｜AIを活用しシフト管理を簡単に
出典：https://www.sbn.co.jp/ramanas/
「システムバンク株式会社」が提供するシフト管理システムです。
国公立・民間病院、福祉施設等に定評のあるツールです。
従業員規模は限定されず全ての規模のシフト管理に対応できます。
基本機能
とりわけ、看護師のワークライフバランスに配慮したシフトの作成へ25年以上前から取り組み、その経験を活かした機能が揃っています。
- AIによるシフト自動作成：自動作成によってシフト表の作成時間が大幅減少、労働環境の改善だけではなくコストカットにもつながります。
- AIによる公平なシフト：条件に沿った理想的なシフト表が完成するので労働環境は改善され、スタッフの負担が軽減します。
- 誰でも簡単に作成可能：本稼働前にしっかりと操作教育を行うサービスも用意されています。一人で作成ができるまで丁寧に指導します(導入時を含めて3ヶ月間のサポート)。リモートによるサポートも契約可能です。
料金(税込)
初期導入パック(初期設定、セットアップ、作成支援)は308,000円～です。
月額料金は11,000円～です。
ジョブスイート パートタイム｜シフト作成やシフト管理をまとめて効率化
出典：https://jobsuite.jp/parttime/
店舗主導およびスタッフ主導、２つの方法でシフトの作成・管理が可能です。
従業員規模は限定されず全ての規模のシフト作成・管理に対応できます。
基本機能
シフトの作成がオンラインで完結する便利なツールです。
- 店舗管理：店舗の登録/編集やシフトの基本情報編集が可能
- 役割管理：業務の役割の登録/編集
- ユーザー管理：管理画面の操作者の登録/編集
- スタッフ管理：シフト対象者の登録/編集
- シフト表作成：シフト作成期間を指定し、シフト表を作成
- サインアップ：承認後にスタッフページへアクセス可能
- 予定シフト登録：予定シフトの登録、日別にシフト可否の回答が可能
料金
要確認
Oracle Field Service｜シフト管理をはじめさまざまなデータを一元管理
出典：https://www.oracle.com/jp/cx/service/
「日本オラクル株式会社」が提供するシフト管理システムです。
作業員管理・シフト管理だけでなく、在庫管理や物流管理にも対応可能です。
ルーティング、スケジューリング、管理を行う直感的なツールが用意されていて便利です。
基本機能
利用可能な最速の最適化スケジューリング・エンジンを使用した機能が用意されています。
- 時間ベースのルーティング技術：時間ベースの予測型自己学習ルーティングエンジンが用意され、機械学習（ML）とAIの力が活用できます。
- パフォーマンス・パターン・プロファイル：機械学習によって生成された独自のワーク・フィンガープリントを使用、特定の従業員が仕事完了にかかる時間を見積もります。
- 自動リソースルーティング：作業に最適なスケジュールが自動化され、効率的なスケジュールが組まれます。
- ルーティングの視覚化：複数のルーティング案を視覚的に比較、ルーティング効率とリソース使用率を最大限に高めます。
料金
要確認
らくしふ｜簡単で使いやすいと人気のシフト管理システム
「株式会社クロスビット」が提供するシフト管理システムです。
LINEによるシフトの自動回収・自動入力ができるため、新しくアプリやソフトをインストールせずに誰でも簡単に使うことができます。
また、シフトの予実管理により最適な人件費の算出もできるので、シフトの管理を効率化したい会社はもちろん、人件費の無駄をなくしたいと考えている会社にもおすすめです。
基本機能
LINEと連携した便利なシフト管理機能が利用できます。
- ビジネスチャット：LINEを利用しグループで共有できるノートや予定、フォルダの機能を活用
- 多様なアプリ：社内周知ができる掲示板や、メンバーの予定も把握できるカレンダー等
- メンバー管理機能：従業員追加や権限付与や、従業員のサービスの利用でもモニタリングが可能
- セキュリティ：国際認証を取得した高いレベルのセキュリティ
- 連携ツール：Botテンプレート、APIドキュメントを利用した新たなBot開発も可能
料金(税抜)
初期費用は無料、無料プランもあります。
| プラン | 年間契約(1ユーザー) | 月額契約(1ユーザー) |
|---|---|---|
| フリー | 0円 | 0円 |
| ライト | 300/月 | 360/月 |
| ベーシック | 500/月 | 600/月 |
| プレミアム | 1,000/月 | 1,200/月 |
シフオプ｜シフト管理の効率化や人員不足の解消を叶える
「株式会社リクルート」が提供するシフト管理システムです。
店舗間でのシフト共有が出来て、急な欠員による他店舗へのヘルプ要請も簡単操作で一斉送信が可能です。
基本機能
操作が簡単で、自社に都合に合った柔軟なシフト管理が可能です。
- シフト希望収集：シフト申請の自動反映、自動締切メールの設定可
- シフト作成：時間や曜日が固定のシフトパターンを「基本シフト」としてシフオプに登録可能
- シフト共有：シフトを確定すると、従業員に自動メールやアプリで通知
- シフト調整：店舗間でシフト情報を共有することができ、店舗間ヘルプの運用が可能
- 権限・組織設定：シフオプ上での管理権限、店舗や所属、グループ等の設定が可能
- メッセージ機能：シフトに関するメッセージをやりとりが可能
料金(税抜)
初期費用は無料、月額費用は1ユーザーにつき300円～となります。
シフト管理システムを導入する際の注意点｜従業員にとって使いやすいソフトを選ぼう
次に、シフト管理システムを導入する上での注意点を見ていきましょう。
いずれも事前に準備するなどで対応できるため、どのような内容かをしっかり把握していきましょう。
システムを使いこなせるよう従業員教育が必要
シフト管理システムを導入する場合は、システムを使いこなせるよう従業員教育が必要です。
特にシフト管理者はシフト作成業務の要です。シフト管理システムの機能を駆使して、シフト作成や従業員へのフォローなど、ひと通りの操作を行えるようにならなくてはなりません。
まずはシフト管理者を集めてシフト作成に関する操作を学習する時間を設け、全員が使えるようにしましょう。
シフトを提出する従業員側も、シフト希望・休暇希望などの提出や、警告の確認、シフト表の確認などの操作ができるように教育を進めてください。
費用対効果の検討が必要
シフト管理システムを導入することで、どの程度の費用対効果が得られるかは事前に検討しましょう。
多機能なシフト管理システムを導入しても、操作が難しい場合は使いこなせず、費用対効果は悪くなります。
製品を比較する場合は、導入コスト・運用コストを算出して総コストを計算するとともに、効率化できる作業時間を見積もりましょう。
かかる費用と節約できる費用を計算して、費用対効果を比較することも重要です。
また、シフト管理システムによって人材配置が効率的に行えるようになり、無駄な人件費を節約することもできます。
節約できる人件費も見積もり、費用対効果の計算に含めましょう。
必要に応じてサポートを受けられる体制が求められる
シフト管理システムを導入した直後は、操作が分からずシフト管理者に問い合わせが殺到する可能性もあります。
シフト管理者は多忙なため、必要に応じて導入支援サービスを受けられる製品を選ぶことも検討しましょう。システムに関する問い合わせ窓口を別途用意することで、シフト管理者の負荷を下げるようサポートすることも検討しましょう。
シフト管理システムは、導入すれば自動的に業務効率が上がるわけではありません。まずは自社の課題を明確にし、従業員の年齢層や技術習熟度を考慮した上で、操作性の高いシステムを選定することが重要です。特に、若手からシニアまで幅広い年齢層が在籍する職場では、直感的な操作が可能で、スマートフォンにも対応したシステムを選ぶことで、スムーズな導入と定着が期待できます。
シフト管理システムのよくある質問｜無料でも安心？導入で失敗しないためには？
こちらでは、シフト管理システムに関するよくある質問を解説します。
費用0円のシフト管理システムは信頼しても良いのか
前述した、おすすめのシフト管理システムの中には、初期費用・月額料金0円の商品プランもあります。
もちろん、基本的なシフト管理の自動化に対応している商品ばかりで、無料だから機能に重大な欠陥があるわけではないです。
ただし、非常にシンプルな機能のみが設定され、かつ利用できる人数も非常に限定されています。
シフト管理システムの無料プランを利用する場合は、自社のニーズを満たす機能が整っているのかよく確認しましょう。
従業員が数人しかおらず、シンプルな機能しか要らない事業所には有益なプランと言えます。
もちろん、現時点では無料プランで十分ながら、事業拡大の際に有料プランへ変更したい事業所にも最適です。
無料プランを用意しているシフト管理システムも多いが、シンプルで基本的な機能しか利用できないケースがあるので、自社の規模などを考慮して利用を検討しなければいけない。
無料で使えるシフト管理システム・アプリではどれがおすすめ？
無料で使えるシフト管理システムの中では、「oplus（オプラス）」がおすすめです。oplusは100名まで無料で利用でき、シフト作成や共有、提出などの基本機能が揃っています。
スマホアプリから簡単にシフトを提出でき、提出されたシフトは自動で管理画面に反映。ヘルプ要請の掲示板機能なども備えています。
100名以上の場合は有料プランに移行する必要がありますが、月額100円から利用可能です。
シフト管理はエクセルやスプレッドシートなら無料？
シフト管理をエクセルで行う場合、無料でシフト管理を行えます。また、Googleスプレッドシートを使う場合は、Googleアカウントさえあれば無料でシフトを管理可能です。
しかし、エクセルやスプレッドシートを使うとなると、関数の知識が必要になるほか、セキュリティ面の不安もあります。より本格的なシフト管理を簡単に行いたい場合は、シフト管理に特化したシステムの利用がおすすめです。
SaaS型シフト管理システムの特徴とは？
SaaS型シフト管理システムは、クラウド上で従業員のシフト作成・管理を一元化できるシステムです。主な特徴は以下の通りです。
- シフト作成の自動化：AIが従業員の希望や適正人数などの条件を考慮し、最適なシフトを自動で作成
- 希望シフトの簡単な提出：従業員はスマホやLINEから希望シフトを提出でき、集計の手間が省ける
- リアルタイムな勤務状況の可視化：労働時間の分布や推移をグラフで把握でき、適切な労務管理が可能
- 法令違反リスクの回避：労働基準法などの法令を考慮した設計で、違反のリスクを未然に防げる
SaaS型シフト管理システムを導入することで、シフト管理業務の効率化と、従業員満足度の向上が期待できます。
アプリで使えるシフト管理ツールはどれ？
アプリでシフト管理ができるツールとしては、「Airシフト」「SmartShift」「みんなのシフト。」などがあります。
スマホアプリで気軽に勤怠管理・打刻を行えるため、スマホアプリの有無は確認しておきましょう。
アルバイト向けのシフト管理システムはどれ？
アルバイトの多い職場に適したシフト管理システムには、「らくしふ」や「Sync Up」などが挙げられます。
らくしふはLINEと連携してシフトの提出や共有ができるのが特徴。Sync Upは専用アプリからワンタッチでシフトを提出・確認に管理画面に反映されます。どちらもアルバイトにとって使いやすいインターフェースが特徴です。
シフト管理システムはクラウドとパッケージどちらがおすすめ？
気軽に導入したいのであれば、クラウド型の勤怠管理サービスがおすすめです。クラウドなら初期費用なしで導入でき、インターネット環境さえあればどこからでもアクセスできるほか、スマホアプリとの連携もしやすいでしょう。
一方、パッケージ型は自社サーバーにシステムを構築する必要があり、導入コストや運用の手間がかかります。セキュリティを重視する場合はパッケージも検討できますが、まずはクラウドの利用を考えると良いでしょう。
シフト管理システムの人気ランキングを知りたい
シフト管理システムの中で、多くの企業から人気を集めているのは以下の製品です。
- ジョブカン勤怠管理
- KING OF TIME
- ジンジャー勤怠
- AKASHI
- CLOUZA
- freee 人事労務
- Touch On Time
- jinjer
- マネーフォワード クラウド勤怠
人気がある＝自社に合っているという意味ではないため、実績数はあくまでも参考にしつつ、各シフト管理システムの料金や機能などを比較・選定しましょう。
いきなりシフト管理システムを導入することで起き得る失敗やリスクを避けたい
このようなケースでも無料プランから始めるべきですが、無料プランだけでは自社に必要とする機能が揃っていないこともあるでしょう。
なるべく短期間にシフト管理システムを導入し、一通り充実した機能を利用して、継続するか否かを決めたいものです。
そんな場合は各シフト管理システムで用意されている無料トライアルを活用してみましょう。
無料トライアルは現在のところ、ほとんどのシフト管理システム提供会社が用意しているサービスです。
期間内なら無料で利用でき、シフト管理システムが自社に合わないと思った場合は場合は継続しなくても構いません。
無料トライアル期間に、シフト管理システムを特定のグループで利用してもらい、使い勝手がどうか感想を得た上で、本格的な導入を決断するのも良い方法です。
しかし、お試し期間は「14日間」「1ヶ月間」と、各商品で期間が異なる場合もあります。
あまりダラダラ利用しているままだと、期間が経過する恐れもあるため注意しましょう。
各システム提供会社では、「無料プラン」や「お試し期間」を設定しているため、それらを利用してみて、使い勝手などを確認するのもシステム選びには有効と言えるでしょう。
シフト管理システムでシフト作成や調整を効率化しよう
シフト管理システムの導入で得られる大きなメリットは、従来非常に複雑で手間のかかっていたシフト管理の効率化です。
従業員の希望や負担を平準化したバランスのよいシフト作成、複数店舗のヘルプ調整など、従業員とシフト管理者の双方にとってより満足度の高いシフトを作成できます。
質の高いシフト管理によって、従業員は働きやすくなってモチベーションも高まり、離職防止などの効果も期待できます。
シフト管理システムを導入する場合は、ぜひ複数の製品をよく比較検討して自社に合ったシフト管理システムを見つけてください。
- シフト管理システムは「従業員のシフト作成・調整業務」を、クラウド上で一元管理・効率化することが可能
- シフト管理システムは主に、打刻機能・出勤状況の把握機能を備えている。
- シフト管理システムの中には「勤怠管理システム」を備えているものもある。
- シフト管理システムを導入することで「勤怠管理の効率化」「ヒューマンエラーの回避」等の効果が得られる。
- シフト管理システムを導入する際は、従業員教育の必要性や費用対効果を考慮しなければならない。
- シフト管理システムを選ぶ際のポイントは、料金体系や操作性を考慮すると良い。
- シフト管理システムを導入する際の失敗を懸念している場合は、お試し期間を利用すると◎
- おすすめのシフト管理システムには、「Optamo」「ジョブカン勤怠管理」などがある。
既に2000社以上に利用されている『おすすめシフト管理システムの診断ツール』では、30秒で主要15社の中からあなたの会社に合った最適な勤怠管理・シフト管理システムを見つけることができますので、検討しはじめたら必ず最初に使うようにしてください。
藤澤諒一
神戸大学在学中に月間100万PVを誇る就活メディアを立ち上げ、上場企業を含む複数企業の採用や、旧帝/早慶上理大生を中心とする学生100名以上の就職活動を支援。大学卒業後は、新規事業開発やイノベーション創出を支援する株式会社Relicに入社。スタートアップから大企業まで企業規模を問わず、SaaSプロダクトのCPF支援やクリエイターエコノミー事業のアイディエーション〜PSF支援等を実施し、新規事業開発における企画 / セールス / マーケティングなど様々な角度から貢献。また、クライアントへの支援に限らず、社内におけるマーケティングファンクションの立ち上げを推進。定常的なリード獲得 / インサイドセールス機能立ち上げ / ナーチャリング仕組み構築など、マーケティング業務全般に従事。その後、株式会社Emoooveを設立。MA / SFA / CRMツールの導入支援事業や、営業 / マーケティングの支援事業を展開中。また、同社はSalesforce認定パートナーを取得している。
