「おすすめのグループウェアを知りたい！」
「グループウェアってどう選んだらいいの？」
このように考えていませんか？
グループウェアは社内のコミュニケーションを活発化させ、業務を効率化させることができます。
しかし、数が多く、機能も多いためにどのように選べばよいかわからないと感じている方も多いのではないでしょうか。
そこで、この記事ではおすすめのグループウェアからその選び方までわかりやすく解説しています。
ぜひ参考にしてみてください。
- グループウェアとは社内のコミュニケーションを活発化させるツール
- グループウェアの機能はスケジュール管理、プロジェクト管理など
- おすすめの国内製グループウェアはサイボウズOfficeなど
- おすすめの海外製グループウェアはGoogle Workspaceなど
- グループウェアを選ぶポイントは導入目的、導入形態など
目次
グループウェアとは？わかりやすく解説
グループウェアとは社内のコミュニケーションを活発化させるツールです。
コミュニケーションの活発化が中心ではありますが、スケジュール管理、タスク管理など幅広い機能が搭載されています。
大企業を中心に導入する会社が増えているツールです。
ここからはグループウェアと似た言葉との違いについて詳しく見ていきましょう。
社内SNSとの違い
社内のコミュニケーションを活発化させるなら、社内SNSも選択肢に入るでしょう。
社内SNSとグループウェアの違いは機能です。
社内SNSがコミュニケーションに特化しているのに対して、グループウェアが対応する幅は広いです。
また、社内SNSの場合には社内のコミュニケーションを活発化させることのみが目的になりますが、グループウェアではコミュニケーション活発化に加えて業務効率化、社員同士の情報共有活発化も支援します。
SFAとの違い
SFAとは営業活動を管理するためのシステムです。
SFAの特徴は営業に特化していることで、基本的に他の部署が使うツールではありません。
一方、グループウェアの場合には全社員が用いるツールとなります。
グループウェアの主要機能9つを一覧付きで紹介
グループウェアの機能は主に以下の9つです。
それぞれの機能について詳しく見ていきましょう。
スケジュール管理
グループウェアの機能としてまず挙げられるのは、スケジュール管理です。
他の社員のスケジュールを参照したり、他の社員の自分の予定を共有できたりします。
これにより、他の社員との予定を組みやすくなるでしょう。
プロジェクト管理
グループウェアの機能としては、プロジェクト管理も挙げられます。
プロジェクトをグループウェアで管理することにより、誰でも進捗を確認しやすくなります。
そのため、プロジェクトをスムーズに進めることができます。
ファイル共有
グループウェアの機能としては、ファイル共有も挙げられます。
ファイル共有機能では文字通り、資料やドキュメントなどの情報を共有することができます。
ファイル共有をすれば、社内での情報の行き来がスムーズになり、仕事を効率的に進められるでしょう。
設備の予約
グループウェアの機能としては、設備の予約も挙げられます。
たとえば、会議室をグループウェアで予約するようにすれば、誰がいつどの会議室を使っているのか把握できます。
そのため、会議の予定がバッティングすることも減るのです。
また、会議がどこで行われるのか、参加者に伝えることも容易になります。
チャット
グループウェアの機能としては、チャットも挙げられます。
チャットを活用することで、社内のコミュニケーションを活発化させることができます。
仕事の相談もしやすくなるでしょう。
ワークフロー
グループウェアの機能としては、ワークフローも挙げられます。
ワークフロー機能では休暇申請、予算の申請などさまざまな申請を行えます。
申請を電子化することで業務効率化につながります。
タイムカード
グループウェアの機能としては、タイムカードも挙げられます。
タイムカード機能を用いれば、グループウェアで従業員の出退勤を管理することが可能です。
給与計算ソフトと接続すれば、労務を大幅に効率化できるでしょう。
経費精算
グループウェアの機能としては、経費精算も挙げられます。
申請書を電子化できるため、業務効率化につながります。
申請者にはメッセージで通知されるので申請の受理も早くなります。
ToDo
グループウェアの機能としては、ToDoも挙げられます。
ToDo機能を用いることで従業員にタスクを割り振ったり、誰にどのようなタスクが割り振られているのか確認したりできます。
もちろんタスクの納期を指定することも可能です。
【比較一覧】おすすめグループウェア｜無料プランありのサービスも紹介
おすすめのグループウェア10個を比較して表にすると以下のようになります。
| 機能 | 初期費用 | 月額費用 | |
|---|---|---|---|
| サイボウズOffice | メッセージ 施設の予約 ワークフロー など | 0円 | スタンダードコース：1人あたり500円 スペシャルコース：1人あたり800円 |
| ベネワン・プラットフォーム | タレントマネジメント 福利厚生 健康管理 など | 最大50万円 (初期設定代行の場合) | 得々プラン：1人あたり1,000円 学トクプラン：1人あたり1,200円 |
| Knowledge Suite | グループウェア機能 SFA CRM | 0円 | 単体：6,000円 SFAスタンダードプラン：5万円 SFAプロフェッショナルプラン：8万円 |
| SMILE V | 基幹系システム 情報系システム | 要お問い合わせ | 要お問い合わせ |
| kintone | ビジネスアプリ作成 | 0円 | ライトコース：1人あたり780円 スタンダードコース：1人あたり1,500円 |
| NotePM | 情報共有機能 全文検索機能 連携機能 | 0円 | 3ユーザー1,000円～ |
| aipo | スケジュール管理 チャット機能 ワークフロー など | – | ミニマムプラン：1人あたり200円 ベーシックプラン：1人あたり350円 プレミアムプラン：1人あたり550円 |
| Google Workspace | ドキュメント機能 スプレッドシート機能 スライド機能 など | – | Basicプラン：1人あたり680円 Business Standardプラン：1人あたり1,360円 Business Plusプラン：1人あたり2,040円 |
| Microsoft365 | ドキュメント機能 スプレッドシート機能 スライド機能 など | – | Microsoft 365 Business Basic：1人あたり540円 Microsoft 365 Business Standard：1人あたり1,360円 Microsoft 365 Business Premium：1人あたり2,180円 |
| ZohoConnect | ファイル管理 従業員向けアンケート SNS機能 など | – | 無料プラン：0円 ENTERPRISEプラン：1人あたり144円 |
おすすめのグループウェア7選【国内製】
おすすめの国内製グループウェアは主に以下の7つです。
それぞれのグループウェアについて詳しく見ていきましょう。
サイボウズOffice – 中小企業に適したグループウェアサービス
出典：https://office.cybozu.co.jp/
サイボウズ株式会社の「サイボウズOffice」は10年連続でシェアNo.1を獲得しているグループウェアです。
これまで5万社以上が導入してきた高い実績があります。
高いシェアを持つだけあって、幅広い機能を備えており、多くの企業にとって使いやすいシステムになっています。
料金も安めですべての企業におすすめできるサービスです。
料金
サイボウズOfficeの料金は標準機能を使えるスタンダードコースの場合、1ユーザーあたり月額500円になります。
一方、カスタムアプリまで使えるスペシャルコースの場合には、1ユーザーあたり月額800円になります。
どちらのプランの場合も、初期費用は0円になっています。
ベネワン・プラットフォーム – 初期設定代行サービスも提供
出典：https://corp.benefit-one.co.jp/service/platform/
株式会社ベネフィット・ワンの「ベネワン・プラットフォーム」は少々特殊なグループウェアです。
具体的には、タレントマネジメント機能、福利厚生、従業員の健康管理を扱うツールになっています。
ちなみに、同社にはベネフィット・ステーションという福利厚生サービスがあり、これを利用している場合にはベネワン・プラットフォームを無料で利用することが可能です。
料金
ベネワン・プラットフォームの料金は得々プランの場合、1人あたり月額1000円です。
一方、学トクプランの場合には1200円になります。
学トクプランでは得々プランの内容に加えて教育・研修支援を得ることができます。
なお、初期設定を代行してもらう時には最大50万円の初期導入費用が必要になります。
Knowledge Suite – SFAやCRMなども搭載されたオールインワングループウェア
出典：https://ksj.co.jp/knowledgesuite/
ナレッジスイート株式会社の「Knowledge Suite」はグループウェアだけでなく、SFA、CRMなどさまざまなツールを一括で導入できるシステムです。
クラウド型かつマルチデバイスタイプなので、いつでもどこでもアクセスすることができます。
他のグループウェアと異なり、料金が1ユーザーあたりの価格でなく、一定の価格で制限なく利用できるのでお得です。
料金
Knowledge Suiteの料金はグループウェアを単体で利用する場合には月額6000円となります。
一方、SFAスタンダードプランの場合には月額5万円、SFAプロフェッショナルプランの場合には月額8万円になっています。
なお、初期費用は0円です。
SMILE V – 大企業向けグループウェア
出典：https://www.kk-osk.co.jp/products/smile_v/index.html
株式会社大塚商会の「SMILE V」は基幹系システムと情報系システムを一括で提供してくれるシステムです。
企業に合わせて独自のシステムを構築できるため、特に大企業に向いたシステムになっています。
料金
SMILE Vの料金を知るにはお問い合わせが必要です。
kintone – 機能を柔軟に取捨選択可能
出典：https://kintone.cybozu.co.jp/
サイボウズ株式会社の「kintone」は必要な機能を備えたグループウェアを簡単に構築することができるサービスです。
kintoneはエンジニアでなくても簡単にアプリを作れることが特徴です。
アプリストアもあるため、他人が作ったアプリをそのまま使うこともできます。
料金
kintoneの料金はライトコースの場合には1ユーザーあたり月額780円になります。
一方、スタンダードコースの場合には1ユーザーあたり月額1500円になります。
なお、初期費用は無料であり、無料トライアルを利用することもできます。
NotePM – 充実した検索機能を実装
株式会社プロジェクト・モードの「NotePM」は検索機能が充実している点が魅力的なツールです。
そのため、社内の情報を簡単に参照することができます。
アクセス制限機能も搭載されており、社外の人との情報共有も行いやすくなっています。
料金
NotePMは人数ごとにプランが分かれています。
たとえば、プラン8であれば、ユーザー数は8人まで、ストレージ量は80GBまでで、月額4800円になります。
aipo – 使いやすさを重視したグループウェア
TOWN株式会社の「aipo」は使いやすさに重点が置かれたグループウェアです。
機能としてはスケジュール管理、チャット機能、ワークフロー、勤怠管理など基本的なものが揃っています。
必要な機能のみを選んで利用できる点もメリットと言えます。
料金
aipoの料金はミニマムプランの場合、1ユーザーあたり月額200円になります。
一方、ベーシックの場合には350円、プレミアムの場合には550円です。
各プランでは機能が異なっています。
14日間の無料お試し期間も用意されています。
おすすめのグループウェア3選【海外製】
おすすめの海外製グループウェアは主に以下の3つです。
それぞれのグループウェアについて詳しく見ていきましょう。
Google Workspace – Googleツールとの連携に優れたグループウェア
出典：https://workspace.google.co.jp/intl/ja/
Googleの「Google Workspace」はGoogleが開発しているソフトウェア群をまとめて利用できるグループウェアです。
特にオンラインで同時編集できるGoogleドキュメント、Googleスプレッドシートなどが便利です。
提供されるソフトウェアがかなり幅広いのも特徴のひとつです。
料金
Google Workspaceの料金はBasicプランの場合には1ユーザーあたり月額680円になっています。
Business Standardの場合には1360円、Business Plusの場合には2040円になっています。
Microsoft365 – WordやExcelの情報共有をスムーズに実現
Microsoftの「Microsoft365」はみなさんおなじみのWordやExcelなどのアプリを利用できるグループウェアです。
取引先も多くがWordやExcelを使っているため、情報共有を行いやすい点が大きなメリットです。
料金
Microsoft365の料金は以下のようになっています。
| 1ユーザーあたり月額 | |
|---|---|
| Microsoft 365 Business Basic | 540円 |
| Microsoft 365 Business Standard | 1,360円 |
| Microsoft 365 Business Premium | 2,180円 |
ZohoConnect – 最大5ユーザーまで無料で利用可能
出典：https://www.zoho.com/jp/connect/
Zohoの「ZohoConnect」はファイル管理から従業員向けアンケートまでグループウェアとして標準的な機能を兼ね備えたシステムです。
外部システムとの連携も強く、スケジュール管理はGoogle、iCloudなどと連携することができます。
ノーコードで独自のアプリを作成することも可能です。
料金
ZohoConnectには最大5ユーザーまでの無料プランがあります。
有料プランでは1ユーザーあたり月額144円になっています。
グループウェア選びのポイント
グループウェアを選ぶポイントは主に以下の9つです。
それぞれのポイントについて詳しく見ていきましょう。
ポイント①：導入目的
グループウェアを選ぶポイントとしてまず挙げられるのは、導入目的です。
グループウェアの機能は幅広いですので、目的を定めずに導入してしまうと、使われなくなってしまうリスクもあります。
利用目的によって適したツールも変わってきますので、なぜ導入したいかを最初に決めておくべきでしょう。
ポイント②：導入形態
グループウェアを選ぶポイントとしては、導入形態も挙げられます。
グループウェアの導入形態には主にクラウドとオンプレミスがあります。
クラウドの場合、いつでもどこでも利用でき、低コストなのがメリットになります。
一方、オンプレミスの場合、セキュリティ性能が高く、カスタマイズ性に優れているというメリットがあります。
ポイント③：自社に合っているか
グループウェアを選ぶポイントとしては、自社に合っているかも挙げられます。
グループウェアは製品によって機能もかなり異なりますので、自社に必要な機能が揃っているか、必ず確認しておきましょう。
導入事例で自社に似た企業のものが紹介されていれば、自社に合っている可能性は高いでしょう。
ポイント④：国内製か海外製か
グループウェアを選ぶポイントとしては、国内製か海外製かも挙げられます。
国内製は日本独自の習慣に合わせて設計されているため、日本人にとって使いやすいッシうテムが多いです。
一方、海外製の場合には、場合に応じて機能をカスタマイズできるものが多いです。
ポイント⑤：使いやすいか
グループウェアを選ぶポイントとしては、使いやすいかも挙げられます。
グループウェアは全社的に用いるものであるため、使いにくいと社内で定着しない危険性があります。
また、社員が使い方を理解できず、担当者に問い合わせが集中してしまう可能性も考えられます。
ポイント⑥：他のサービスとの連携性能
グループウェアを選ぶポイントとしては、他のサービスとの連携性能も挙げられます。
グループウェアの機能の中には、他のシステムと合わせて利用するとさらに便利に使えるものがあります。
たとえば、勤怠管理機能は給与計算システムと連携すれば給与計算を自動化することができます。
ポイント⑦：コスト
グループウェアを選ぶポイントとしては、コストも挙げられます。
グループウェアは1人あたりの料金になるため、特に大企業になると料金は馬鹿にできません。
同じようなシステムで迷った場合には、コストが低い方を選ぶのも一つの手でしょう。
ポイント⑧：セキュリティ
グループウェアを選ぶポイントとしては、セキュリティも挙げられます。
グループウェアの中には社内の重要な情報も多く掲載されています。
特に大企業の場合にはセキュリティ性能も大きなポイントになるでしょう。
ポイント⑨：企業の規模
グループウェアを選ぶポイントとしては、企業の規模も挙げられます。
企業の規模にとって必要な機能も異なれば、重視すべきポイントも異なります。
たとえば、大企業の場合にはセキュリティ重視でオンプレミス型が適しています。
一方、中小企業の場合には低コストのクラウド型が合っているでしょう。
グループウェアの導入メリット
グループウェアを導入するメリットは主に以下の4つです。
それぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。
メリット①：情報共有を効率化できる
グループウェアを導入するメリットとしてまず挙げられるのは、情報共有を効率化できることです。
情報が十分に共有されていないと、各社員に無駄な作業時間が多く発生してしまいます。
また、コミュニケーションミスも起こりますので、情報共有の効率化は重視すべきでしょう。
メリット②：リモートワークを推進できる
グループウェアを導入するメリットとしては、リモートワークを推進できることも挙げられます。
グループウェアではシステム上で情報の共有を行うため、社員同士が直接交流する機会がなくてもスムーズに業務を推進しやすいです。
そのため、リモートワークを行っても仕事が非効率になる場面が少なくなるのです。
メリット③：事務作業を効率化できる
グループウェアを導入するメリットとしては、事務作業を効率化できることも挙げられます。
グループウェアにはワークフローなどこれまで紙で行っていた業務を電子化できる機能があります。
これにより事務作業を効率化し、他の業務に力を集中させることができるのです。
メリット④：コミュニケーションコストを減らせる
グループウェアを導入するメリットとしては、コミュニケーションコストを減らせることも挙げられます。
グループウェアではさまざまな情報共有を少ない手間で行えます。
これによりコミュニケーションコストを減らせるため、社員が重要な業務に集中できるのです。
グループウェアの導入デメリット
グループウェアを導入するデメリットは主に以下の2つです。
それぞれのデメリットについて詳しく見ていきましょう。
デメリット①：コストが高い場合がある
グループウェアを導入するデメリットとしてまず挙げられるのは、コストが高い場合があることです。
グループウェアは1人あたりの料金であり、大きな企業だと高いコストを支払う必要がある場合があります。
コストとメリットを比較して、グループウェアを導入すべきか決めると良いでしょう。
デメリット②：使われなくなるリスクもある
グループウェアを導入するデメリットとしては、使われなくなるリスクもあることも挙げられます。
グループウェアはただ導入するだけでは意味がなく、きちんと社内で浸透させる必要があります。
浸透に失敗すると使われなくなり、ただ料金を支払っているだけの状態になってしまいますので注意が必要です。
グループウェアを活用して社内の情報共有をスムーズに進めよう！
グループウェアとは社内のコミュニケーションを活発化させるツールです。
グループウェアの機能としては以下のようなものが挙げられます。
おすすめの国内製グループウェアは以下のとおりです。
おすすめの海外製グループウェアとしては以下のようなものが挙げられます。
グループウェアを選ぶポイントは以下のとおりです。
グループウェアを導入するメリットは以下のとおりです。
グループウェアを導入するデメリットは以下のとおりです。
ここまでおすすめのグループウェアについて解説してきました。
特にサイボウズOfficeは高いシェアを持つ人気のグループウェアです。
ぜひ導入してみてはいかがでしょうか？
