この記事を読んでいるあなたは、
RPAのメリットやデメリットを理解したい
RPAを導入し成功した事例を知りたい
上記のように考えているかもしれません。
この記事では、そんなあなたに「RPAのメリットやデメリット、実際の導入事例」をお伝えしていきます。
最後まで読むと、RPAを導入する目的を理解でき利用する際の不安を解決できます。
- RPAの特徴を4つ理解することができる
- 導入するメリットを理解できRPAを詳しく知ることができる
- RPAの導入事例を把握できる
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無料RPAツールおすすめフリーソフト13選|RPA導入のメリットやデメリットも解説
目次
RPAとは？導入前に知っておきたい特徴を4つ紹介
RAPとは、これまで人間が対応してきた、コンピューター上の操作を代行させられるソフトウェアです。
ここでは、RPAで出来ることや特徴を具体的に紹介していきますので、今後導入したいと考えている方は参考にしください。
RPAの特徴①ロボットを作成し定型業務を自動化できる
RPAは、作業の工程を録画などで記録しロボットを作成すると、単純で定型的な業務を自動化させることができます。
単純な作業にかける時間を削減でき、社員は違う業務に集中できるでしょう。
選ぶツールで異なりますが、web上からのデータを抽出したり競合の調査、請求書作成など、様々な業務を自動化でき便利です。
定型業務で、本来時間をかけるべき業務に支障が出ている場合や、生産性をあげたい場合は、導入を検討してみるのがおすすめです。
RPAの特徴②24時間365日稼働できる
人間とは違い、ロボットが業務をこなしてくれるので、24時間365日休みなく稼働できるのもRPAの魅力でしょう。
最新のデータなどを、抽出しやすくなり人間よりも正確に集められるほか、多くのデータを残せます。
競合分析などにかかる時間を減らせるので、社員はより価値のある仕事をでき利益につながります。
担当者が不在で、定型業務が滞ることもなくなるのも嬉しい点でしょう。
RPAの特徴③外部システムと連携し大量のデータを扱える
RPAは、外部のシステムと連携し、データの自動転送や統合などができます。
システム間でのデータを取得も可能なので、人間が手作業でするよりも大量のデータを扱えます。
人間には限界がありますが、RPAはシステムが稼働していれば限界がないので、1度の分析や業務で得たい情報なども多く蓄積できるでしょう。
顧客情報や業務のボリュームが多い場合も、RPAを活かすと効率よく作業を進める事ができます。
RPAの特徴④プログラミングの知識がなくても利用できる
定型業務のロボットを作成し自動化するRPAですが、プログラミングの知識がなくても、利用できるのが魅力です。
なぜなら、非開発者や技術者でなくても、比較的簡単に利用できるよう設計されているからです。
ドラック&ドロップで、すぐにロボットを作成できるツールもあるので、エンジニアがいない企業でも導入可能でしょう。
新たにエンジニアを雇わなくても、既存の社員がRPAを扱えるので人件費もかかりません。
RPAを導入するメリット5選
次に、RPAを導入するメリットを紹介します。
業務を自動化するだけではなく、様々なメリットがあるので、利用する前に確認しておきましょう。
RPAを導入するメリット①生産性の向上
RPAは、VBAのような一部のアプリ内に留まらず、パソコン操作の全てを自動化できるツールです。
定型業務を自動化できると、単純作業に取られていた時間が削減でき他の仕事ができます。
社員は、人間にしかできないクリエイティブな作業に集中できるので、今までよりも生産性が上がるでしょう。
生産性が上がれば、企業の利益にもなるのでRPAの導入はおすすめです。
RPAを導入するメリット②人的ミスの減少
定型業務を人がする場合、人的ミスが発生するリスクがあります。
人的ミスを減らすためには、人間のミスが起こりやすい業務を避ければいいので、RPAの導入が最適です。
RPAを利用することによって、人的ミスで起こる損失などを防げるでしょう。
ミスを修正する時間もなくなるので、RPAを導入すると業務改善につながります。
RPAを導入するメリット③人手不足の解消
近年、日本では生産年齢人口が減少傾向にあり、人手不足の問題は企業にとって避けられない問題になっています。
実際に、人手不足の企業が増えているので、既存の社員へ負担がかかっているところも少なくありません。
しかし、RPAを導入することで、業務を自動化でき効率化できるので人手不足の解消につながります。
新入社員を、採用するための時間も削減でき、本来やるべき仕事に時間を費やせるようになるでしょう。
RPAを導入するメリット④コスト削減
RPAを導入することによって、様々なコスト削減にもつながります。
定型業務を行う社員を雇わなくてもいいので、人件費の削減になり他の業務に費用を回せます。
RPAを導入する際には、費用がかかりますが人件費よりは安価になるので、結果的にコストを削減でき利益も向上するでしょう。
RPAを導入するメリット⑤対応スピードの向上
RPAは、需要に応じて自動化するロボットの数を、柔軟に増やしたり減らしたりすることが可能です。
手作業よりも、多くの情報を処理できるので、業務の成長や繁忙期の需要にも対応できるでしょう。
具体的には、顧客への対応や定型メッセージを自動で送れるツールもあるので、対応スピードが向上します。
また、営業で必要な顧客のデータも自動で抽出できるので、必要な時にすぐ閲覧できます。
対応スピードが早いと、顧客からの信頼も得やすいので、利益につながる仕事ができるでしょう。
RPAは、業務を自動化するだけじゃなく、企業全体の利益向上につながる便利なツールです。
RPA導入時に注意すべき4つのデメリット
RPAのメリットを紹介しましたが、次にデメリットも解説します。
導入の際は、デメリットも理解したうえで、しっかりと検討しましょう。
RPAの注意すべきデメリット①コストがかかる
RPAは、導入時にコストがかかる場合があります。
無料のツールもありますが、利用できる機能の制限やサポート体制が整っていないものもあるので、注意が必要でしょう。
さらに、導入した後も、定期的なアップデートやサポートの有無などでも費用が変わります。
導入を検討する際は、どのくらいの費用がかかるのか、自社でどのくらいであればコストをかけられるかを、あらかじめ把握しておくのがおすすめです。
RPAの注意すべきデメリット②停止するリスクがある
通信環境やシステムの都合上、RPA導入後に停止するリスクが少なからずあります。
業務が停止してしまうと普及まで、業務を社員がしなければいけないですし、修正の手間もかかります。
万が一に備えてRPAを選ぶ際は、トラブル発生時にサポートを受けられる体制を整えておくと良いでしょう。
RPAの注意すべきデメリット③情報漏洩の可能性がある
RPAには、セキュリティが万全ではないツールもいくつかあります。
セキュリティが弱いツールを選んでしまうと、企業の情報が漏洩する可能性があるので注意しましょう。
ツールによっては、入力したデータを暗号化して保護するものもあるので、導入前にセキュリティ面も確認しておくと安心です。
RPAの注意すべきデメリット④変更時にメンテナンスが必要
定型業務を変更する際、RPAを導入していれば、メンテナンスが必要になります。
新たにロボットを作成し、業務を自動化したり、外部システムとの連携をやり直す場合もあるので、時間がかかる可能性もあるでしょう。
RPAで自動化する際は、どの業務にするのかや今後変更が無いかなども検討してから、自動化すると変更の手間も省けます。
RPAツールを導入する必要性とは？
RPAを、導入する企業が増えていますが、必要性があるのか疑問に思う方も多いはずです。
そこで、下記ではRPAの必要性について深掘りをしていきます。
RPAを導入する必要性①人手不足
今、企業の間では人手不足が問題視されています。
採用枠を増やしても、人材確保につながらなかったり、社員の突然の退職などがあるので、業務が滞る場合があります。
そこで、RPAを導入すると単純なパソコン操作を自動化できるので、人手不足の解消につながる可能性があります。
単純な作業をする担当者が、必要なくなるので他の人員を割きたい業務に人を増やすことができるでしょう。
RPAを導入する必要性②働き方改革
働き方改革では、働く人の事情に応じて勤務形態を選べるよう政府が取り組んでいます。
そこで、企業でもフレックスタイム制の導入やリモートワークを取り入れるなど、これまで同じ時間に出社し退勤するというスタイルが変わってきています。
RPAを導入することによって、働く時間が減ったり出社できない社員に変わって業務を自動化し、柔軟な働き方に対応できるようになるので、これまで以上にRPAに注目が集まっています。
社会情勢に左右されず、企業は業務を遂行できるので、導入する必要性があると言えるでしょう。
RPAを導入する必要性③業務の改善
RPAは主に、業務を改善するために利用します。
これまでの業務を見直し、非効率的なプロセスを洗い出せれば、効率化を図れ業務改善につながります。
今まで見えていなかった、問題点を見つけることができるので、RPA導入は業務を改善したい企業にぴったりのソフトウェアと言えるでしょう。
RPAの導入成功事例
RPAの導入を検討する際、利用してどのような効果があったのか気になる方も多いでしょう。
そこで、ここではRPAを導入した成功事例を紹介します。
RPA導入の成功事例①非接触での体温測定やマスク着用の検知
出典：https://aismiley.co.jp/case_ex/vi-thermal-case02/
ある企業では、新型コロナウイルス感染防止のため、体温測定やマスク着用に力を入れていました。
体温測定やマスク着用の検知を、RPAを使って自動化し、人間が測るよりもスピーディーに行うことに成功しています。
感染防止の他に、測温をシステムの任せたことによって、社員への負担が減りました。
RPA導入の成功事例②定型業務の手作業をほぼゼロに
出典：https://aismiley.co.jp/case_ex/vi-thermal-case02/
ニュースアプリを提供する企業では、協力会社の審査の際にRPAを活用し、反社会勢力との関わりがないかデータ分析しています。
これまで、すべて手作業でしていた業務を自動化できたので、人間がする作業がほぼゼロになり、他の業務に時間を割けるようになりました。
RPAは、プログラミングの知識がなくても利用できるので、導入した後もトラブルなく業務を効率化しています。
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RPA導入の成功事例③医療現場では看護師の負担を軽減
医療業界で、過重労働が問題視されていて、時間外労働に対する規則が今後厳しくなっていきます。
そのため、人手不足や看護師の負担を減らすため、膨大な時間がかかる転記作業をRPAで自動化しました。
その結果、1年で960時間の業務時間を短縮に成功しています。
RPAは、様々な業界で利用され、自動化によって業務改善に活用されています。
自動化できる、領域が広いからこそできることなので、業務改善に力を入れたい企業は導入を検討してみてください。
RPAの導入失敗事例
RPAの成功事例を紹介しましたが、失敗した事例も紹介します。
失敗事例を知ることで、導入時に気をつけるべき点が理解できるでしょう。
RPA導入の失敗事例①利用する目的を決めていなかった
RPAを導入する際に、明確な目的を決めずに利用を始めてしまったので、上手く活用できなかったという失敗事例がありました。
目的がないと、どんな業務を自動化すれば生産性が上がるのかを把握できていないので、導入しても業務改善に繋がりにくくなってしまいます。
RPAはコストがかかるものなので、利用前には目的を決めてからにしましょう。
RPA導入の失敗事例②ツールに向いていない業務を自動化しようと試みた
RPAで自動化できるのは、単純な反復がある業務です。
しかし、向いている業務を理解せず、複雑な作業やルールが多い業務を自動化しようとし失敗する企業もあります。
まずは、RPAではどんな業務を自動化できるのかを把握し、自社でも利用できるのかを検討してみましょう。
導入前の事前準備をしておけば、失敗も回避できます。
RPAを選ぶ際のポイント3つ
いざRPAを選ぼうとしても、様々なソフトウェアがあるので、悩む企業も多いでしょう。
ここでは、RPAを選ぶポイントを3つ紹介しますので、導入検討の参考にし自社にあったものを選んでください。
RPAを選ぶポイント①導入目的を設定する
RPAを導入する際に、最も大切なのは導入する目的を決めることです。
目的を決めずに導入してしまうと、自動化した作業を決めれず業務改善につながらなくなってしまうので注意しましょう。
まずは、自社の業務を把握し、RPAで改善できる作業を探してから検討するのがスムーズです。
RPAを選ぶポイント②ツール管理者を育成する
RPAで単純業務を自動化する場合、システムの構築やロボット作成をしなければいけません。
そのためには、管理する人材を確保する必要があるでしょう。
RPAを提供する企業の、セミナーや勉強会に参加したり機能を把握する人材を育成し、運用できるようにしておきます。
導入前にも、RPAを提供する企業によっては、動画を視聴できたり担当者から話を聞ける場合もあるので、積極的に人材育成のための動きをしておくのがおすすめです。
RPAを選ぶポイント③テスト導入をする
RPAを導入する際は、スモールステップにしましょう。
いきなり、大規模な業務改善をしてしまうと、RPAに慣れない社員の負担になってしまいます。
最初は、テスト導入から始めて、少しずつ規模を大きくするのがおすすめです。
RPAには、無料トライアルを用意している企業もあるので、まずはコストをかけず試してみましょう。
RPAツール導入の進め方
それでは、RPAを導入する具体的な方法を解説していきます。
紹介する手順を踏むと、失敗なく導入できるので参考にしてください。
RPA導入方法①既存業務の見直し
まず最初に、自社の既存業務を見直します。
業務を見直すことによって、どんな業務にどれだけ時間がかかっていたのか把握でき、非効率さを洗い出せます。
無駄な業務はなくし、必要な業務だけを残して一部をRPAで自動化すると、業務改善につながるでしょう。
各部署の業務や、社員からの意見を取り入れて見直してみてください。
RPA導入方法②目的を明確化
業務の見直しができたら、次にRPAを導入する目的を明確化します。
目的をはっきりと決めておくことで、RPAを選ぶ際に必要な機能が分かります。
ソフトウェアによって、機能やサポート面なども変わってくるので、事前にどんな業務を自動化したいのか、どんな目的で導入したいのかを決めておいてください。
RPA導入方法③自動化したい業務に合ったツールを選ぶ
RPAには、様々なソフトウェアがあるので、それぞれ機能が違います。
連携できる、外部システムも異なる場合があるので、自社にあったツール選びが重要でしょう。
機能面や連携できるシステムなど、事前に必ず確認し、必要であればRPAを提供する企業の担当者に聞いてみるのもおすすめです。
RPA導入方法④テスト導入を小規模から運用を始める
RPAを決めたら、まずはテスト導入しましょう。
機能面などに問題がなくても、操作性が合わなければ社員の負担になります。
導入後に変更となると、コストがさらにかかってしまうので、まずはテスト期間を設けるのがおすすめです。
操作性やサポート面など、実際に使わないと分からない事も多いので、小規模から運用を始めましょう。
おすすめRPAツール比較5選
ここでは、RPAを導入したい方におすすめのツールを5つ紹介します。
どんなソフトウェアがいいのか迷っている方は、参考に導入してみましょう。
- batto
- JobAuto
- ipasロボ
- NEC Robotic Desktop Automation Solution
- RoboTANGO(ロボタンゴ)
batto – 幅広い業種に対応したRPAツール
出典：https://lp.batton.cloud/2022-0301
battoは、スマホ感覚で簡単に操作できるRPAツールで、どんな業種や業務にも対応できる魅力的なソフトウェアです。
RPAで自動化する業務を、battoを導入する際に提案してくれ、初めてソフトウェアを使う企業におすすめでしょう。
価格も、他のRPAより安価に設定されているので、コストを抑えて導入したい方は一度問い合わせしてみてください。
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JobAuto – 自動化領域の幅広さに強み
JobAutoはトライアル付きのRPAツールで、操作したい業務をモニターに映し操作することで、簡単に自動化できるソフトウェアです。
自動化できる領域が広く、Google Chromeはもちろん、ExcelやWordといったオフィス製品など幅広く対応しています。
月額料金も8万円からと、導入しやすい価格なので、おすすめのRPAツールでしょう。
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ipasロボ – 導入後のサポート体制が充実
出典：https://ipas-lp.deliv.co.jp/
ipasロボは、直感的に操作できるRPAツールで、プログラミングの知識がなくても簡単に自動化できます。
自己学習のための、無料オンライントレーニングや専任の講師によるトレーニングも受けられます。
サポート体制も整っており、導入後も安心して業務改善に取り組めるでしょう。
操作性やサポート体制にこだわる企業は、ipasロボがおすすめです。
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NEC Robotic Desktop Automation Solution – 買い切り型のRPAツール
出典：https://jpn.nec.com/softwarerobotsolution/index.html
NEC Robotic Desktop Automation Solutionは、マウスやキーボード操作をそのまま自動化し業務改善を図れるツールです。
RPAでは珍しい、買取型のライセンスで、自社の規模に合わせて導入できるのが魅力でしょう。
派遣契約更新や売り上げ集計、モニタリングなど、多種多様な業務に対応しています。
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RoboTANGO（ロボタンゴ） – 1ヵ月単位での契約が可能
RoboTANGO（ロボタンゴ）は、1つのライセンスがあれば複数のパソコンで利用できるRPAツールです。
画面上の操作をそのまま録画し、自動化のロボットを作れるので、簡単な操作性で社員の負担もなく導入できるでしょう。
公式HPではFQAや問い合わせ、動画解説などサポートも整ったRPAなので、トラブルに備えることも可能です。
1ヶ月単位で契約できるので、自社の業務の規模に合わせて導入したい方におすすめです。
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RPAツール導入に関するよくある質問
最後に、RPAを導入する際によくある質問もまとめました。
導入前は不安な事も多いはずなので、解答を参考に導入を検討しましょう。
RPAツールでできることは？
RPAには、向いている業務と向いていない業務があり、自動化できる業務としては単調で単純な業務です。
具体的な作業は、データの抽出や集計、勤怠管理、在庫管理などです。
しかし、作業ルールが多い複雑なものや、その都度判断が必要な業務は向いていません。
RPAは、AIのように学習するわけではないので、あくまで単純作業に特化したツールです。
マクロとRPAの違いは？
RPAと、MicrosoftのExcelやWordなどを自動化できるマクロは、自動化できる領域の違いがあります。
主に、Excelで使用される事が多いマクロは、MicrosoftのOfficeやEdgeなどのアプリ内でしか利用できません。
これに対し、RPAはパソコン操作を全て自動化できるので、利用できる領域が広い特徴があります。
どちらも、自動化できるシステムですが、領域が違うので業務を自動化できる内容も異なります。
どんなソフトやブラウザでも使えるのか？
RPAによって、利用できないソフトやブラウザが異なります。
主に使われることが多いブラウザは、GoogleChromeやSafari、Operaなどがありますが、導入の際には、自社にあったソフトやブラウザが使えるか確認しておきましょう。
RPAを提供するサイトや、企業に直接問い合わせて確認するのがおすすめです。
RPAのメリットやデメリットを把握し業務を自動化しよう！
RPAは、導入する事で業務の効率化を図れたり、人件費などコストを削減できるメリットがあります。
今まで気づかなかった、非効率な業務を見直すきっかけにもなるので、生産性の向上を狙えるでしょう。
しかし、導入コストやシステム上のトラブルなど、デメリットもあるので事前に理解し、サポート体制を整えたうえで、導入するのがおすすめです。
まずは、しっかりとRPAを利用する目的を決めてから、自社にあったソフトウェアを選んでください。
