RPAで自動化できる業務とは？ツールの選び方や導入手順も詳しく解説

この記事を読んでいるあなたは、

RPAはどんなツールなのか知りたい

RPAで自動化できる業務を把握したい

上記のように考えているかもしれません。

この記事では、そんなあなたに「RPAで自動化できる業務やツールの種類」をお伝えしていきます。

最後まで読むと、自社にあったRPAツールを選択でき、業務の効率化で生産性を向上させることができます。

この記事をざっくり言うと

RPAでは単純業務を自動化できる
複雑なルールがある業務はRPAでは自動化できない
RPAには3つの種類がある
おすすめのRPAツールは全部で5つ
導入する際は自社の業務を見直す事から始める

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RPAとは？

RPAは、一定のルールで単調で繰り返し同じ作業が行われる業務を、ソフトウェアであるロボットが人の代わりに作業し自動化できるツールです。

マウスやキーボードの動きを記憶し、パソコン上の操作を自動化できるので、近年多くの企業に導入されるようになり注目を浴びています。

単純な作業であれば、自動化できる領域も広く、外部システムとの連携もできるのが魅力でしょう。

これまで、人間がやっていた作業をロボットが肩代わりするので、ヒューマンエラーも避けられ処理速度も速く、生産性の向上につながります。

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RPAツールを導入する企業が増えている理由

近年、RPAツールを導入する企業が増えています。

なぜ、RPAが注目されるようになったのか詳しく紹介しますので、自社にどんなメリットがあるのか把握しておきましょう。

RPAを導入する企業が増えている理由

①人手不足

RPAは、単純で単調な作業を自動化できるので、社員の負担が減り人手不足に悩む企業も、重要な仕事に集中できるメリットがあります。

社員は、よりクリエイティブで企業の利益になる仕事ができるので、企業側も積極的に導入しているのが注目されている理由でしょう。

今後も、人手不足の問題は企業にとって大きなものになるので、RPAを導入する企業はさらに増える傾向にあると言えます。

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②自動化による生産性の向上を図るため

RPAは、業務を自動化するばかりではなく、生産性の向上にもつながります。

一定の業務を、高速かつ正確に処理することができ、人間とは違いRPAは24時間体制の稼働も可能です。

業務のスピードが速くなるので、結果的に生産性も向上するでしょう。

③人件費の削減効果が期待できるため

RPAが注目される理由として、人件費などのコストを抑えられる点も挙げられます。

人間の代わりとなって、単純で単調な作業を自動化することができるので、手作業でする仕事が減りその分人件費を減らせます。

また、自動化するにあたり業務の見直しがされるので、これまで気づかなかった無駄なコストもカットできるでしょう。

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RPAツールで自動化できる業務を紹介

次に、RPAで自動化できる業務を具体的に紹介します。

導入を検討している方は参考にし、自社がどの業務を自動化するべきなのか確認しておきましょう。

RPAで自動化できる業務

RPAで自動化できる業務①：在庫管理

RPAは、主に単調で単純な作業を自動化することに向いています。

商品の在庫数を管理する業務も、RPAであれば簡単に自動化できるでしょう。

RPAに管理を任せることで、在庫数の変化にもすぐに対応できますし、入力ミスが起こらないので販売の機会損失も防げます。

RPAで自動化できる業務②：競合情報の収集

RPAは、web上のデータを抽出できる機能があるので、競合情報を分析する際もおすすめです。

人間が情報を集めようとすると、膨大な時間がかかりますが、RPAであれば時間を気にせず指示通り情報を集めてくれるので、手間が省け正確なデータが集まるでしょう。

新しい企画や商品、売り上げ規模など、調べたいときにしっかり調べられるようになります。

RPAで自動化できる業務③：顧客情報のデータ入力

営業先のデータも、RPAでは自動で入力する事が可能なので、社員は今まで以上に取引先との営業に集中できるでしょう。

正確なデータはもちろん、顧客がどのような商品を購入したか、連絡先や名前などのデータもRPAで残せます。

人間よりも、速いスピードでデータを入力するので、これまで事務作業に使っていた時間を省略できます。

RPAで自動化できる業務④：見積書の作成

見積書を作成する際も、RPAを利用できます。

決まった内容の見積もりであれば、一部をRPAで自動作成し、都度判断が必要な場合は人間が操作するといったように、役割を決めておけば見積書作成時間を減らす事ができるでしょう。

見積書の大枠が決まっているのであれば、RPAを使って自動化し効率よく業務を進めるのがおすすめです。

RPAで自動化できる業務⑤：勤怠管理

社員が多い企業であれば、勤怠管理はとても時間がかかる作業です。

しかしRPAで自動化できれば、正確なデータを素早く処理でき、今まで社員が自分で入力していた負担も減らせるでしょう。

正確な勤怠管理ができれば、それに基づいた給与計算や時間管理をすることにつながり、労働時間の見直しなど企業全体を改善することも可能です。

RPAで自動化できる業務⑥：問い合わせ対応

RPAでは、問い合わせ対応も自動化する事ができ、24時間体制で顧客のサポートをする事ができます。

迅速な対応ができ、一定のルールに従った回答をするので、情報に誤りがなくミスを防げるでしょう。

1度にたくさんの対応にも適しているので、社員は問い合わせ作業に割く時間を削減できるうえ、RPAでは対応できない問い合わせに素早く対処できます。

ミスを減らせ短時間での対応になる事で、顧客満足度を上げられるでしょう。

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RPAで自動化できる業務⑦：メールの送受信

メールの送受信や処理は、社員の負担になっているケースが多く莫大な時間をかけている場合があります。

しかしRPAを利用することによって、メールの送受信やフォルダの整理、添付ファイルの処理を迅速に行う事が可能です。

自動化で社員の負担が減るだけでなく、より重要な業務に集中できるようになるでしょう。

RPAで自動化できる業務⑧：経費の精算や集約

RPAは、ロボットが操作をし経費の精算や集約を行うので、人的ミスが起こりにくく正確性が向上します。

また、社員が手作業でやるには煩雑な業務なので、RPAで自動化しておくことで時間の節約にもつながるでしょう。

自動化されたデータは正確で一貫性があり、データの分析や傾向の把握に役立ちます。

管理職は、経費管理の効率化やコスト削減の機会を見つけることができるでしょう。

一定の、ルールに従う業務が得意なRPAには適した作業と言えます。

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RPAツールで自動化できない業務

パソコン上の操作を自動化できるRPAですが、中には自動化できない業務もあります。

RPAを利用する際には、向いていない業務もあらかじめ把握しておきましょう。

RPAで自動化できない業務

RPAで自動化できない業務①：複雑なルールがある業務

RPAは、単純な反復業務の自動化に向いているソフトウェアです。

複雑なルールがある業務では、自動化のロボットを作成する事ができないので、向いてない業務と言えるでしょう。

RPAを利用するなら、単純なルールのみの業務だけにし、複雑な作業は社員に担当させるようにするのがおすすめです。

RPAで自動化できない業務②：その都度判断が必要な仕事

ルールが決まっていて、単純な業務の自動化ができますが、RPAはAIのように学習する訳ではないので、その都度判断が必要な作業にも向かいないでしょう。

顧客に対する柔軟な対応や、頻繁に変更しなければいけない業務には対応できないので注意が必要です。

また、RPAは主に、パソコンでできるような機械的な作業を自動化するため、人間の判断や対人コミュニケーションが重要な業務にも適していません。

営業活動や顧客サービスなどは社員に担当させ、機械的な作業はRPAで自動化するというように、役割を決める事が重要です。

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RPAではどこまで自動化するべきか？

RPAでは、時間のかかる作業を自動化できて便利ですが、どこまで自動化させたら良いのか迷う方もいるでしょう。

そこで、以下で具体例を交えながらRPAで自動化させるべき工程を解説します。

RPAはどこまで自動化するべきか

見積書や請求書作成の場合

見積書や請求書作成の場合は、ルールがしっかりと決まっている経費をRPAで自動化し計算するのがおすすめです。

その他の、顧客に合わせた見積もりや請求費用は、社員が計算し作成するのが良いでしょう。

RPAを導入する際は、経費作業のルールを確認し自動化する範囲を決めると失敗がなく安心です。

問い合わせ作業の場合

問い合わせの作業の場合は、人間の判断が必要になる場合もあるので慎重に決めましょう。

具体的には、顧客からの定型的な問い合わせや、情報提供の場合は自動化が可能です。

しかし、直接社員が対応しなければいけない場合や、サポートが必要な場合はRPAでは自動化できません。

問い合わせ作業を自動化するのであれば、RPAを利用する範囲を明確化し企業内で共有しておきましょう。

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RPAツールは3種類ある｜導入すべきタイプはどれ？

RPAツールには3種類あり、導入の仕方や価格などが異なります。

タイプ別に解説しますので、自社がどのタイプにするべきか確認しましょう。

RPAツール3種類

サーバー型

RPAツールのサーバー型は、組織内のサーバーにインストールされ、社員はネットワークを通じてアクセスし利用することになります。

顧客情報など、セキュリティ面に気を使いたい企業に向いているタイプでしょう。

また、サーバー型のRPAにはクラウドに対応しているので、大規模な自動化にも耐えらます。

自動化する業務を増やす計画がある企業は、サーバー型がおすすめです。

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デスクトップ型

デスクトップ型のRPAは、個々のデスクトップ上で操作するタイプです。

パソコン毎に作業が分かれるため、小規模の自動化に向いたタイプと言えるでしょう。

小さく始められ、比較的早い段階から導入し作動させることができるうえ、サーバー型よりも素早く業務改善ができます。

低コストのものが多く、初期費用を抑えられるのも魅力のひとつです。

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クラウド型

クラウド型のRPAは、自社でサーバーを用意する必要がないので、導入コストを抑えられます。

社員の外出が多く、複数の場所から操作する場合に最も適したタイプでしょう。

アップデートが自動で行われるので、最新バージョンを維持しやすく、エンジニアがいない企業も安心して導入できます。

自動化する業務の拡大やライセンスを増やす場合、新たに費用がかかる場合がありますが、クラウド型は費用が少なく規模を拡大していけるのも特徴です。

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RPAツールとAIやマクロの違いを解説

RPAを利用するにあたって、AIやマクロとの違いが気になる方も多いはずです。

そこで、3つそれぞれ比較し、RPAの特徴をさらに理解していきましょう。

RPAツールとAIやマクロの違い

RPAとAIの違い

RPAとAIは、そもそも違う概念であり、一定のルールに従ってタスクやプロセスを自動化するシステムがRPAです。

一方AIは、機械に人間的な知能を持たせる技術であって、RPAのような単純な業務だけではなく、クリエイティブな作業にも使用できる特徴があります。

定められたルールに従い業務をこなすRPAに対し、人間的でより複雑な作業に向いているのがAIでしょう。

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RPAとマクロの違い

RPAとマクロは、自動化できる領域に違いがあります。

マクロは、決められたアプリケーション内でしか利用できず、操作も難しいことから専門性のある知識が必要でしょう。

しかしRPAは、パソコン上の操作であれば自動化が可能なので、広範囲の業務に対応できるうえ、外部システムとの連携がしやすいです。

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RPAツールの失敗しない選び方

RPAを導入するにあたって、自社にあったツールを選ぶのが重要です。

そこで、RPAの選び方を紹介しますので、参考にし導入を検討してください。

失敗しないRPAの選び方

自社の予算内に収まるRPAツールを選ぶ

RPAは、決して安価なツールではありません。

導入するためには、コストがかかるので、自社がどのくらいの費用を使えるのか把握しておきましょう。

ツールによっても価格が異なるので、使用できる費用に合わせて選ぶと、長期的な導入にも対応できるので安心です。

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必要なサポートが提供されているか確認する

業務を自動化するにあたり、システムのトラブルや社員へのフィードバックなど、サポート体制を整えておく必要があります。

RPAを選ぶ際は、チャットサポートや担当者がいるのかなども確認しておくと、トラブル時にも素早く対応できるので安心でしょう。

RPAを提供する企業によって、サポートの仕方や費用が異なるので、導入する前に把握しておくのが得策です。

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実際に操作性を確認してからRPAツールを導入する

RPAツールの中には、完全無料で利用できるものや、トライアル期間を設けているソフトウェアがあります。

操作性は、実際に操作しないと把握できない部分なので、試用期間を使って確認してみるのがおすすめです。

ソフトウェアによっては、ドロップ&ドラックで自動化できるものや、ノーコードで利用できるRPAツールもあるので、担当する社員と話し合いながら検討すると良いでしょう。

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あらかじめ担当する社員を決めておく

業務を自動化するには、まず社員がRPAを操作しないといけません。

どの社員がどの業務を担当するのか、事前に決めておく事で、効率よくRPAを利用でき自動化できるでしょう。

また、RPAを提供する企業では、定期的な勉強会やセミナーなどを実施しています。

より、業務改善に力を入れるなら、担当する社員の教育も必要なので、担当者を決めておく事で早めに育成でき、RPAの導入時にも慌てず対処できます。

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RPAツールの導入手順

最後に、RPAツールを導入する具体的な手順について解説します。

導入時にトラブルがないように、事前準備や手順を理解しておきましょう。

RPAツールの導入手順

RPA導入手順①自動化する作業内容をリストアップする

まず最初に、自社で今までの業務を見直し、改善できるプロセスを探します。

社員の意見や、これまで非効率だと感じていた業務を洗い出すと、どこを自動化すれば改善できるのか、自ずと見えてくるでしょう。

RPAを導入してからではなく、導入する前に業務を見直すと失敗もなく導入後もスムーズです。

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RPAを導入する手順②：自動化する業務に適したツールを選ぶ

自社の業務見直しが終わったら、次は自動化する作業にあったRPAを選びます。

ソフトウェアによっては、自動化できる業務や連携できる外部システムが異なるので、RPAの事前調査も必要でしょう。

契約できるライセンスにも違いがあるので、企業の規模も把握しながらRPA導入を検討してください。

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RPAを導入する手順③：導入体制を整える

導入するRPAツールが決まったら、自社で担当する社員の育成やサポート体制などを整えていきます。

RPAで自動化後も、定型的にメンテナンスが必要な場合や、トラブルにも対処できるようにしておくのが理想です。

導入前の研修やセミナーへの参加など、担当者がスムーズに導入できるように、体制を整えておきましょう。

RPAを導入する手順④：小規模から自動化してみる

導入するRPAや体制が整ったら、いきなり大規模な自動化を図るのではなく、まずは1つの業務を自動化してみるなど小規模から始めます。

大規模な自動化は時間がかかるうえ、RPAで作成するロボットが多いため、操作に慣れていない社員への負担が大きくなってしまうので注意しましょう。

RPA導入時は、業務の1部だけ自動化するようにし、少しずつ改善しながら浸透させると失敗もなく安心です。

RPAを導入する手順⑤：結果を検証する

小規模の業務を自動化したら、どのくらい業務が効率化したのか結果を検証します。

結果を見直すと、さらに自動化できそうな部分や改善点が見えてくるでしょう。

自動化後は、検証を繰り返し改善をしていく事で、業務の効率化を早くでき生産性も向上させられます。

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RPAを導入する手順⑥：自動化する業務を段階的に増やしていく

小規模の自動化に慣れてきたら、少しずつ自動化する業務を増やしましょう。

社員も、何度かRPAを操作する事で慣れてくるので、さらに業務改善をすることができます。

ここでも、いきなり増やすのではなく、少しずつ自動化する業務を増やすことで、システム上のトラブルなどでも焦らず対処できます。

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RPAツールを活用して日々の業務を自動化してみよう！

RPAは、単純な業務を自動化することができる便利なソフトウェアです。

人手不足の解消につながるほか、生産性の向上やコスト削減なども狙えます。

RPAには、サーバー型やデスクトップ型、クラウド型と3つの種類があり、自動化する規模や導入コストに違いがあるので、自社にあったツールを選びましょう。

また導入する際は、事前に業務の見直しやサポート体制などを整えておくと、担当社員への負担も少なくスムーズにRPAを利用できます。

RPAで業務改善をし、企業全体の生産性を上げていきましょう。

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