といった悩みを抱える人も多いでしょう。
マイナンバー管理システムは企業が従業員のマイナンバーを収集・保管・利用・破棄するまでのクラウド上で行えるシステムです。
今回はマイナンバー管理システムの選び方やおすすめマイナンバー管理システムを比較しながら紹介します。
この記事の要点
- マイナンバー管理システムは必須
- マイナンバー管理システムは「他のシステムと連携できるか」「セキュリティ」「価格」「人数」「操作性」で選ぶ
- おすすめのマイナンバー管理システムは「マネーフォワードクラウドマイナンバー」「奉行Edgeマイナンバークラウド」「jinjer人事労務」
- マイナンバー管理システムは「引継ぎも簡単」「人的ミスが防止できる」「セキュリティの強化」などのメリットがある
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まずはマイナンバー管理システムの選び方のポイントについて紹介します。
マイナンバー管理システムは他のシステムとの連携ができるかどうかが重要なポイントです。
マイナンバーは特に人事労務システムと連携すると非常に便利です。
主に源泉徴収や労務関係の書類に記載する場面も多いため、労務系のシステムと連携できるかどうかを確認してください。
セキュリティ
マイナンバー管理システムを導入する時はセキュリティ面も重要です。
マイナンバーは社員の重要な個人情報となり、万が一漏洩してしまっては大変なことになります。
どのようなセキュリティ体制が整っているかどうかは特に確認してください。
価格・費用の安さ
マイナンバー管理システムは価格で選ぶことも大切なポイントです。
安ければ悪い高ければ良いというわけではありませんが、同じくらいの性能のシステムで悩んでいる時は最終的に価格で選ぶのも一つの方法です。
人数
マイナンバー管理システムは大企業向けのシステムや少人数の小規模事業者向けのシステムがあります。
仮に少人数の場合はマイナンバーシステムだけを導入すれば良いケースが多いです。
人数が多い企業の場合はマイナンバー管理システムと労務管理システムが連携できれば、さらに業務効率化に繋がります。
操作性
マイナンバー管理システムは操作性で選ぶことも重要です。
いざ導入しても扱えなければ意味がありません。
また、マイナンバー管理システムは社員や取引先のマイナンバーを登録することを依頼する形となります。
登録画面が分かりづらいとそれだけで時間や手間がかかってしまい、業務負担になってしまうことも考えられます。
担当者が代わることも検討して、シンプルで直観的に操作できるマイナンバー管理システムを導入することをおすすめします。
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おすすめのマイナンバー管理システムを表にてまとめましたので、参考にしてください。
| 提供会社 | 料金 | 特徴 |
|---|
| マネーフォワードクラウドマイナンバー | 株式会社マネーフォワード | 1名あたり月額100円
(6名以上の場合) | ・徹底したセキュリティ体制
・無料トライアル有
・サポート満足度95%
・連携可能
・オプション機能あり |
|---|
奉行Edge
マイナンバークラウド | 株式会社オービックビジネスコンサルタント | 年間利用料（初年度）：24,000円 月額100円/1名あたり | ・すべてのデータを暗号化で保護
・24時間365日の運用監視
・国際認証SOC1,SOC2報告書を取得
・サーバー不要で、運用管理いらず
・自動バックアップで手間なくデータ保全 |
|---|
| jinjer人事労務 | jinjer株式会社 | 月額500円/1ユーザー | ・連携機能あり
・セキュリティの充実 |
|---|
| フリーウェイマイナンバー | 株式会社フリーウェイジャパン | 〜20人：無料
21人～：1,980円/月 | ・連携機能あり
・初期費用無料
・収集から破棄までオンライン上で完結 |
|---|
| 人事労務freee | freee株式会社 | 3,980円～/月 | ・選べる料金体系
・一気通貫でまるごとIT化
・タイムカードや封入作業は必要なし
・アラート機能
・連携機能あり
・充実したサポート体制 |
|---|
| SmartHR | 株式会社SmartHR / SmartHR, Inc. | 要問い合わせ | ・入社手続き・雇用契約
・年末調整
・Web給与明細
・マイナンバー管理
・従業員データベース
・人事評価
・従業員サーベイ
・ラクラク分析レポート |
|---|
オフィスステーション
マイナンバー | 株式会社エフアンドエム（英文名：F&M CO.,LTD.） | 要問い合わせ | ・ガイドラインに基づく必須機能を搭載
・金融機関並みのセキュリティシステムを導入
・社労士・税理士との共有システムで一元化を実現 |
|---|
| ジョブカン労務HR | 株式会社 DONUTS | 要問い合わせ | ・導入実績150,000社以上
・連携機能あり
・帳簿自動作成でラクラク時短 |
|---|
| 楽楽労務 | 株式会社ラクス | 30,000円～/月 | ・SSL暗号化通信
・データは毎日バックアップ
・24時間365日の監視体制
・簡単導入
・低コストで高い費用対効果
・安心のサポート体制 |
|---|
| マイナクラウド | 株式会社ビットスクリプト(Bitscript, inc.) | 1,000円～/月 | ・スマートフォンで収集が簡単
・書類の打ち込み作業も簡単な連続登録ツール
・クラウド上で安全に保管
・不正ログイン防止の二段階認証
・操作履歴の自動保存
・ログインユーザの権限設定 |
|---|
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ここでは、おすすめのマイナンバー管理システムを紹介します。
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出典：https://biz.moneyforward.com/mynumber/
マネーフォワードクラウドマイナンバーは収集・管理・廃棄を簡単に、安全に管理できるシステムです。
マネーフォワードクラウドマイナンバーは金融機関出身者から構成された経験豊富なプロが運用する形のため、安心・安全のマイナンバー管理を提供してくれます。
マイナンバーの情報は暗号化して厳重に管理しており、二段階認証方式ログインなどの対策も講じています。
マイナンバーの取得はスマホ撮影で簡単にでき、マネーフォワード クラウド給与と連動することで簡単に源泉徴収票の印字なども可能です。
| 提供会社 | 株式会社マネーフォワード |
|---|
| 料金 | 1名あたり月額100円(6名以上の場合) |
|---|
| 特徴 | 徹底したセキュリティ体制
無料トライアル有
サポート満足度95%
連携可能
オプション機能あり |
|---|
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出典：https://www.obc.co.jp/bugyo-edge/mynumber
奉行Edgeマイナンバークラウドは利用者数11,000社、利用者数300万人の方が利用しているマイナンバー管理システムです。
マイナンバーをCSVファイルに出力できるため、現在利用中の給与システムと連携することで出力時の履歴が自動記録されるため、履歴管理の手間がかかりません。
また、利用者ごとのマイナンバーの利用権限を設定できるため、担当者しかアクセスできません。
さらに、マイナンバーにアクセスするには証明書認証、利用者ID／パスワード認証とワンタイムパスワード認証の3段階認証になり、厳重なセキュリティ対策が取られています。
| 提供会社 | 株式会社オービックビジネスコンサルタント |
|---|
| 料金 | 年間利用料（初年度）：24,000円
月額100円/1名あたり |
|---|
| 特徴 | すべてのデータを暗号化で保護
24時間365日の運用監視
国際認証SOC1,SOC2報告書を取得
サーバー不要で、運用管理いらず
自動バックアップで手間なくデータ保全 |
|---|
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出典：https://hcm-jinjer.com/
jinjer人事労務はシステム上から社員のマイナンバーの提出依頼をすることができ、社員もパソコンやスマホで簡単に提出できます。
また、社員のマイナンバーは全てクラウド上で管理されており、万全なセキュリティで管理されているため情報漏洩や紛失なども防げます。
jinjerは他にも勤怠・人事/WF/WV/労務・経費・給与などのシステムがあり、連携機能にも優れているためおすすめです。
| 提供会社 | jinjer株式会社 |
|---|
| 料金 | 月額500円/1ユーザー |
|---|
| 特徴 | 連携機能あり
セキュリティの充実 |
|---|
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出典：https://freeway-japan.com/mynumber/index.html
フリーウェイマイナンバーは価格満足度・顧客満足度・サポート充実感でNo.1を獲得しているクラウド型のマイナンバー管理システムです。
個人番号の収集、保管、利用、廃棄の業務を効率化することができ、初期費用も月額利用料もかかりません。
セキュリティは公共機関、教育機関、金融機関で採用されているAWS（アマゾンウェブサービス）を採用しており、あらかじめ権限が付与された管理者しか閲覧できないため、上OFF漏洩の心配もありません。
社員20人までなら無料なため、小規模事業者には特におすすめのシステムです。
| 提供会社 | 株式会社フリーウェイジャパン |
|---|
| 料金 | 〜20人までなら無料
21人～：1,980円/月 |
|---|
| 特徴 | 連携機能あり
初期費用無料
収集から破棄までオンライン上で完結 |
|---|
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出典：https://www.freee.co.jp/hr/
人事労務freeeは複雑な労務事務を一つにまとめて、ミス・作業時間を削減できるマイナンバー管理システムです。
全ての業務を一気通貫で管理することができ、手作業もないため担当者の業務負荷も防げます。
また、マイナンバーを管理できるだけでなく勤怠から給与明細まで全ての業務が管理できるため、業務効率化に期待ができます。
さらに、導入アドバイザリー・サポートデスク・習熟コンテンツなどのさまざまな嬉しいサポートが充実しているため、システムに関する知識がない人でも安心です。
| 提供会社 | freee株式会社 |
|---|
| 料金 | 3,980円～/月 |
|---|
| 特徴 | 選べる料金体系
一気通貫でまるごとIT化
タイムカードや封入作業は必要なし
アラート機能
連携機能あり
充実したサポート体制 |
|---|
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出典：https://smarthr.jp/
SmartHRはシェアNo.1のクラウド人事労務ソフトです。マイナンバー管理においても大いに役立ちます。
登録社数4万社以上で様々な業界の企業が業務効率化を進めています。
社員の情報は直接入力が可能でハンコも紙も不要で担当者の負担も大幅に削減できます。
また、年末調整や雇用契約などの労務手続きや、Web給与明細の発行は一つのソフトで完了できるため、業務効率化も図れます。
| 提供会社 | 株式会社SmartHR / SmartHR, Inc. |
|---|
| 料金 | 要問い合わせ |
|---|
| 特徴 | 入社手続き・雇用契約
年末調整
Web給与明細
マイナンバー管理
従業員データベース
人事評価
従業員サーベイ
ラクラク分析レポート |
|---|
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出典：https://www.officestation.jp/mynumber/
オフィスステーション マイナンバーはマイナンバーの収集から運用、破棄まで一元管理できるシステムです。
利用社数20,000社を超え、さまざま企業が活用しています。
セキュリティ性能が高く、WAF多重ファイアウォール設置や二重認証、通信データとサーバー本体を暗号化などの体制を整えており、情報漏えいや紛失を防げます。
また、社労士事務所、税理士事務所間の手続きに関しても1つのシステムで管理が可能ため、手続きにかかる手間も省けます。
| 提供会社 | 株式会社エフアンドエム（英文名：F&M CO.,LTD.） |
|---|
| 料金 | 要問い合わせ |
|---|
| 特徴 | ガイドラインに基づく必須機能を搭載
金融機関並みのセキュリティシステムを導入
社労士・税理士との共有システムで一元化を実現 |
|---|
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出典：https://lms.jobcan.ne.jp/
ジョブカン労務HRはIT上半期ランキング2021No.1の実績を持つ労務管理システムです。
社会保険・労働保険の手続きは帳票作成などの情報は全てクラウド上で管理し、提出までもサポートしてくれます。
また、メールサポートやチャットサポート、電話サポートなども用意されているため、初めてシステムを導入する企業や、システムに関する知識がない場合もスムーズに導入・運用が可能です。
| 提供会社 | 株式会社 DONUTS |
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| 料金 | 要問い合わせ |
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| 特徴 | 導入実績150,000社以上
連携機能あり
帳簿自動作成でラクラク時短 |
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出典：https://www.rakurakuroumu.jp/
楽楽労務は社員の個人情報を一元管理できる従業員情報管理システムです。
マイナンバーの管理だけでなく雇用契約書の締結もオンライン上で完結でき、入社書類のペーパーレス化が実現できます。
楽楽労務にある社員の個人情報や契約書はCSVでダウンロードでき、現在使用している人事システムや給与システムへの取り込みも可能です。
| 提供会社 | 株式会社ラクス |
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| 料金 | 30,000円～/月 |
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| 特徴 | SSL暗号化通信
データは毎日バックアップ
24時間365日の監視体制
簡単導入
低コストで高い費用対効果
安心のサポート体制 |
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出典：https://www.myncloud.jp/
マイナクラウドはマイナンバーを安全に管理・保管するクラウド型サービスです。
手間なしで誰でも簡単に導入でいる仕組みを用意しているため、担当者の負担や管理コストも軽減できます。
セキュリティ体制はサーバー管理のプロフェッショナルだから提供可能な最高水準のセキュリティとなっています。
料金も月額1,000円からの圧倒的なコスパの良さで安定的に低価格で運用することも可能です。
| 提供会社 | 株式会社ビットスクリプト(Bitscript, inc.) |
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| 料金 | 1,000円～/月 |
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| 特徴 | スマートフォンで収集が簡単
書類の打ち込み作業も簡単な連続登録ツール
クラウド上で安全に保管
不正ログイン防止の二段階認証
操作履歴の自動保存
ログインユーザの権限設定 |
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マイナンバー管理システムの価格・費用相場は、サービスの規模や機能によって大きく異なります。
一般的に、初期費用は0円から11万円ほど。月額利用料は無料から8,000円程度の範囲で提供されており、多くのサービスではユーザー数による従量課金制を採用しています。
基本的には、ユーザー数が多ければ多いほど利用料金はかさむため注意しましょう。
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個人情報保護委員会が公表している「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」ではマイナンバーを正しく管理するために「基本方針の策定」と「取扱規程等の策定」のルールや「組織的安全管理措置」「人的安全管理措置」「物理的安全管理措置」「技術的安全管理措置」の処置が定められています。
マイナンバーを扱う企業でマイナンバー管理システムを必ず導入しなければいけない法律などはありませんが、企業は責任を持ってマイナンバーを管理しなければいけません。
具体的には次のようなルールを遵守する必要があります。
取得・利用・提供のルール
取得・利用・提供のルールでは法令に定められた場合のみに社員のマイナンバーを取得・利用・提供をしなければいけません。
そのうえで、何のために利用するのかを明示して社員に確認を取る必要があります。
保管・廃棄のルール
保管・廃棄のルールでは必要がある場合に保管・廃棄を速やかに行わなければいけません。
また、廃棄する時には廃棄したことを記録して残しておく必要があるため、しっかり覚えておきましょう。
委託のルール
委託のルールでは委託先に必要かつ適切な監督を行う必要があります。
そのため、慎重に委託先を選んだり委託先の管理方法を把握することが重要です。
安全管理措置のルール
安全管理措置のルールではマイナンバーを紛失したり漏洩しないように安全に管理していく義務があります。
基本的にはマイナンバー取り扱いの基本方針を策定して運用していくことが求められています。
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ここでは、マイナンバー管理システムを導入するメリットを紹介します。
引継ぎも簡単
マイナンバー管理システムを導入すると、引継ぎも簡単に行えます。
システム化することで収集、管理、活用、廃棄までの手順が標準化されて、担当者が代わってもすぐに対応できます。
また、引継ぎの際に個人情報の漏えいや紛失の危険性もないため、安全にマイナンバーを保管できるというメリットもあります。
人的ミスが防止できる
マイナンバー管理システムを導入すれば人的ミスを予防できます。
どんなに優秀な人材が担当したとしても、人間の手作業ではどうしてもミスが発生してしまうことが多いです。
例えば、マイナンバーを削除する時は必ず責任のある人間が確認することを求められています。
小さいミスであれば問題ありませんが、マイナンバーの紛失が起きてしまうと企業の信用を失ってしまう危険性もあり、厳重に管理する必要があります。
マイナンバーは特に厳重な管理が求められるため、マイナンバー管理システムの導入は効果的です。
セキュリティの強化
万が一マイナンバーの情報が漏えいしてしまうと、厳しい罰則の対象となってしまいます。
特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドラインでも「情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入し、適切に運用する」と定められています。
そのため、マイナンバーを扱う企業は情報漏洩を防止すうために企業規模を問わず徹底する必要があり、早急なシステム化が求められています。
法令変更に対応できる
政府はマイナンバーの可能性と活用方法を今後も拡大していく方針を定めています。
それに伴い、法令改正が度々起きると予測されています。
この法令改正に企業は対応する必要があり、システムを導入していないと法令改正の度に手間や時間がかかってしまうでしょう。
マイナンバー管理システムを導入すれば法令改正にもすぐに対応できるため、無駄な手間やコストも発生しません。
マイナンバーを効率良く収集できる
マイナンバー管理システムはマイナンバーを効率良く収集できるというメリットがあります。
マイナンバーは重要な個人情報ということもあり、収集する時も細心の注意を払って慎重に行う必要があります。
マイナンバー管理システムはマイナンバーを効率良く収集でき、しかも安全に収集できるという機能が揃っているため安心です。
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続いて、マイナンバー管理システムを導入するデメリットについて紹介します。
コストがかかる
マイナンバー管理システムを導入するとなると、やはりどうしてもコストがかかってしまいます。
現段階でコストをかけてまでシステムの導入を行う必要があるのかどうかを事前に社内で確認する必要があります。
また、マイナンバー管理システムは無料で使えるシステムもあるため、コストをかけたくない人にはおすすめです。
セキュリティ面で不安が残る
クラウド上でマイナンバーを管理するのは、従来の紙媒体よりもセキュリティ面は確実に向上します。
ただし、クラウド上のマイナンバー管理は外部からの不正アクセスやウイルスによって情報が漏えいしてしまう危険性もゼロではありません。
全てのシステムではセキュリティ面での対策に力を入れているため、情報が漏えいしてしまうことは滅多にありませんが、どのようなセキュリティ対策が取られているのかを確認することが大切です。
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マイナンバーのクラウド管理に関する法律はある？
マイナンバーのクラウド管理に特化した法律は存在しませんが、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（マイナンバー法）および「個人情報の保護に関する法律」（個人情報保護法）が適用されます。
これらの法律に基づき、特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドラインが定められており、クラウドサービスを利用する場合もこのガイドラインに従わなければなりません。
マイナンバー管理システムの要件とは？
マイナンバー管理システムの要件は、主に以下の点が挙げられます。
- セキュリティ対策：データの暗号化、アクセス制御、二段階認証などの高度なセキュリティ機能
- マイナンバーの収集・保管・利用・廃棄の一元管理
- アクセスログの記録と監査機能
- 法令遵守：特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドラインへの準拠
- データバックアップと復旧機能
- 他システム（給与計算システムなど）との連携機能
- 操作性の良さとユーザーインターフェースの分かりやすさ
これらの要件を満たすシステムを選択することで、安全かつ効率的なマイナンバー管理が可能となります。
自治体向けのマイナンバー管理システムはある？
自治体向けのマイナンバー管理システムも存在します。「自治体中間サーバー・プラットフォーム」や、「申請管理システム」、「マイキープラットフォーム」などが例としてあげられるでしょう。
中小企業におけるマイナンバーの管理方法は何がおすすめ？
中小企業におけるマイナンバーの管理方法には、クラウド型のマイナンバー管理システムの利用がおすすめです。
クラウド型システムは、初期投資が少なく、運用コストも抑えられるため、中小企業にとって導入しやすい選択肢となります。また、セキュリティ対策やシステムの更新を専門業者に任せられるため、リスク管理の負担を軽減できるでしょう。
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今回はマイナンバー管理システムの選び方やおすすめマイナンバー管理システムを比較しながら紹介してきました。
自社でマイナンバー管理システムを導入すれば、コストや業務効率が図れるだけでなく、マイナンバーなどの個人情報を安全に管理できます。
これからマイナンバー管理システムの活用を検討している方は、こちらの記事を参考にマイナンバー管理システムを導入してみてください。
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