労働時間管理は、従業員の始業・終業時刻や残業・休憩時間を正確に把握・記録・管理する取り組みです。
労働時間管理が不十分な場合、意図せず法令違反の状態に陥るリスクがあります。
「自社の管理方法が法令に違反していないか不安」「何から手をつければいいかわからない」と悩んでいる担当者も多いのではないでしょうか。
本記事では、労働時間管理の基礎知識から企業が取り組むべき具体的な施策について詳しく解説します。
目次
労働時間管理とは？
労働時間管理とは、法令遵守と従業員の健康保護を目的とした、企業が果たすべき重要な義務です。
2019年4月に施行された働き方改革関連法により、すべての企業に対して労働時間の客観的な把握が義務付けられました。
使用者には労働時間を適正に把握する責務があります。
労働時間の適正な把握を行うためには、単に1日何時間働いたかを把握するのではなく、労働日ごとに始業時刻や終業時刻を使用者が確認・記録し、これを基に何時間働いたかを把握・確定する必要があります。
引用：厚生労働省「労働時間の適正な把握 のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」
ここでいう「労働時間」とは、従業員が使用者の指揮命令下に置かれている時間を指し、休憩時間は含まれません。
労働安全衛生法第66条の8の3では、タイムカードやICカード、勤怠管理システムなど客観的な方法での把握が求められています。
事業者は、第六十六条の八第一項又は前条第一項の規定による面接指導を実施するため、厚生労働省令で定める方法により、労働者（次条第一項に規定する者を除く。）の労働時間の状況を把握しなければならない。
引用：e-GOV法令検索「労働安全衛生法（昭和四十七年法律第五十七号）」
自己申告のみに頼った管理では、実態との乖離が生じやすく、未払い残業や労働基準法違反といったトラブルに発展するリスクがあります。
労働時間管理は、企業と従業員の双方を法的リスクから守るために必要です。
企業のコンプライアンス強化を行う
企業のコンプライアンス強化において、労働時間管理は避けて通れません。
労働基準法では労働時間の適切な管理が法的義務として定められており、「なんとなく管理できていれば大丈夫」という認識は通用しないからです。
また、労働時間の管理が不十分な企業は、意図せず法令違反の状態に陥っている可能性があるでしょう。
さらに、労働基準法第108条は、賃金台帳への労働時間の記載を義務付けています。
労働基準法第108条において、使用者は賃金台帳を作成しなければならないこととされていますが、その記載事項としては、労働日数、労働時間数、残業時間数、休日労働時間数、深夜労働時間数が掲げられています。
引用：厚生労働省「労働時間の適正な把握のために」
このため、賃金台帳にも労働時間の記録を記載しなければなりません。
第109条では、関係書類を5年間保存することを定めています。
使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。
引用：e-GOV法令検索「労働基準法（昭和二十二年法律第四十九号）」
また、時間外労働や休日労働をさせる場合は、労働基準法第36条に基づく労使協定（36協定）の締結と届出が必要です。
使用者は、当該事業場に、労働者の過半数で組織する労働組合がある場合においてはその労働組合、労働者の過半数で組織する労働組合がない場合においては労働者の過半数を代表する者との書面による協定をし、厚生労働省令で定めるところによりこれを行政官庁に届け出た場合においては、第三十二条から第三十二条の五まで若しくは第四十条の労働時間（以下この条において「労働時間」という。）又は前条の休日（以下この条において「休日」という。）に関する規定にかかわらず、その協定で定めるところによつて労働時間を延長し、又は休日に労働させることができる。
引用：e-GOV法令検索「労働基準法（昭和二十二年法律第四十九号）」
36協定を締結せずに法定労働時間を超えて働かせた場合も、法令違反の対象です。
罰則は、違反した場合に30万円以下の罰金が科される場合があります。
未払い残業が発覚した場合は、過去2年分（場合によっては3年分）の未払い賃金の支払いを求められるケースもあります。
タイムカードの打刻時刻と実際の労働時間は、ズレが生じているケースも珍しくありません。
自社の管理体制は、問題がないと思っていても実態が異なる場合があります。
現在の管理方法が法令の基準を満たしているか、改めて確認してコンプライアンスを強化しましょう。
労働者の健康管理と安全配慮義務
労働時間管理は、従業員の健康を守るための取り組みでもあります。
長時間労働が続いていても「本人が希望しているから問題ない」という考えは、使用者の安全配慮義務の観点から法的に通用しません。
使用者の安全配慮義務については、労働契約法第5条で以下のように定められています。
使用者は、労働契約に伴い、労働者がその生命、身体等の安全を確保しつつ労働することができるよう、必要な配慮をするものとする
引用：厚生労働省「労働契約法のあらまし」
つまり、従業員の希望にかかわらず、使用者には従業員の健康を守る法的な責任があります。
長時間労働による健康被害を防ぐため、2019年の労働基準法改正では時間外労働の上限が法律で初めて明確に規定されました。
改正の内容について、厚生労働省は次のように記しています。
今回の改正によって、罰則付きの上限が法律に規定され、さらに、臨時的な特別な事情がある場合にも上回ることのできない上限が設けられます。
引用：厚生労働省「時間外労働の上限規制 わかりやすい解説」
そのため、長時間労働は企業が対処すべき法的リスクとして明確に位置付けられました。
長時間労働が引き起こすリスクは、以下のとおりです。
- 過労死や精神疾患の発症
- 集中力の低下による業務ミスの増加
- 慢性的な疲労による生産性の低下
- 従業員の離職率の上昇
上記のリスクは、従業員個人の問題にとどまらず、企業全体のパフォーマンスにも直接影響を与えます。
安全配慮義務を怠った企業は、従業員やその家族から損害賠償を請求される可能性があります。
労働時間管理は罰則回避のためだけでなく、従業員が安心して働ける環境を整えることが、企業の信頼と成長につながります。
企業が労働時間管理で義務化されている内容
企業が労働時間管理で義務化されている内容は、法律とガイドラインの両面から定められています。
「労働時間の管理は義務」と聞いても、具体的に何をすべきかを把握できていない担当者は多いのが実情です。
厚生労働省は「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」を策定しています。
始業・終業時刻の客観的な記録や自己申告制の厳格な運用など、使用者が取るべき措置が具体的に示されています。
義務の内容を正しく理解した上で、適切な管理体制を整えることが大切です。
ここでは、企業が労働時間管理で義務化されている内容について詳しく解説します。
始業・就業時刻の確認と記録
始業・終業時刻の確認と記録は、労働時間管理における基本的な義務です。
厚生労働省のガイドラインでは、労働時間を客観的な方法で確認・記録することが原則とされています。
自己申告のみで労働時間を管理している場合は、義務を果たしていないと判断される可能性があるからです。
記録の精度が低いと、実際の労働時間と賃金計算にズレが生じます。
また、未払い残業が発生するリスクにもつながります。
始業・就業時刻の記録方法は、以下のとおりです。
- タイムカードやICカードによる打刻記録
- パソコンのログイン・ログオフ時刻の記録
- 事業主や現場責任者による直接確認
- 入退室管理システムのデータ活用
上記の方法に共通するのは、第三者が客観的に確認できる記録である点です。
自己申告制は補完的な手段と位置付けられており、客観的な記録との併用が求められています。
労働基準監督署の調査が入った際に適切な記録がなければ、是正勧告の対象となる場合があります。
始業・終業時刻の記録は、企業と従業員の双方を守るための取り組みと捉えることが大切です。
自己申告制を採用する際には厳格な運用
自己申告制を採用している場合でも、「申告してもらえば管理できている」とは言い切れません。
なぜなら、厚生労働省のガイドラインでは、自己申告制を採用する際に使用者が講ずべき措置が明確に定められているからです。
ルールを知らないまま運用を続けることは、大きなリスクを伴います。
自己申告制を適正に運用するために、企業が対応すべき主なポイントは以下のとおりです。
- 自己申告制の適正な運用について、労働者に十分な説明を行う
- 申告内容と実態に乖離がないか、実態調査を定期的に実施する
- 申告しやすい職場環境を整え、過少申告が起きない体制を作る
- 管理職が部下の労働時間を把握し、申告内容と照合する
上記の対応を怠った場合は、実態と申告内容にズレが生じても「知らなかった」と主張することは難しくなります。
特に注意が必要なのは、残業時間の過少申告です。
「申告しにくい雰囲気がある」「申告すると評価が下がる」といった環境が原因で、実際より短い時間を申告するケースは珍しくありません。
使用者が実態を把握できる状況にあったと判断されれば、未払い賃金の支払い義務が生じる可能性があります。
自己申告制は客観的な記録との併用と、定期的な実態確認が求められる管理方法です。
賃金台帳に労働日数や時間を記入
賃金台帳への記載は、労働基準法第108条で義務付けられている法的要件です。
記載すべき項目を正確に把握できていない担当者は少なくなく、記載漏れや虚偽記載は法令違反の対象となります。
賃金台帳に記載しなければいけない項目は、以下のとおりです。
| 記載項目 | 内容 |
|---|---|
| 氏名 | 労働者の氏名 |
| 性別 | 労働者の性別 |
| 賃金計算期間 | 賃金が発生した期間 |
| 労働日数 | 実際に労働した日数 |
| 労働時間数 | 所定労働時間数の合計 |
| 時間外労働時間数 | 法定労働時間を超えた時間数 |
| 休日労働時間数 | 法定休日に労働した時間数 |
| 深夜労働時間数 | 午後10時〜午前5時の労働時間数 |
| 賃金の種類と金額 | 基本給・各種手当の内訳 |
| 控除項目と金額 | 社会保険料・税金などの控除内容 |
上記の項目は、漏れなく正確に記載する必要があります。
特に、時間外・休日・深夜の労働時間数は、割増賃金の計算根拠となる重要な項目です。
記載内容に誤りがあると、賃金計算のミスにつながります。
また、労働基準監督署の調査時に問題となる場合もあるため注意が必要です。
賃金台帳は、毎月の給与支払いのたびに更新し、正確な状態を維持することが求められます。
記載の正確さを保つことが、法令遵守と従業員との信頼関係の維持につながります。
労働時間の記録は5年保存する
労働時間の記録は、5年間保存することが義務付けられています。
2020年の法改正により、労働関係書類の保存期間が3年から5年に延長されたからです。
賃金台帳などの記録の保存期間の延長（労基法109条）
引用：厚生労働省「未払賃金が請求できる期間などが延長されています」
賃金台帳などの記録の保存期間を５年（旧法では３年）に延長しつつ、当分の間はその期間が３年とされています。
経過措置として当面は3年とされており、今後は段階的に5年への完全移行が求められます。
「古い記録は処分しても問題ない」と考えて書類を廃棄している企業は、リスクを見落としている可能性があります。
労働基準監督署の調査が入った際に記録を提出できなければ、是正勧告の対象となる場合があります。
また、未払い残業をめぐる訴訟が起きた場合、記録がなければ企業側が反証できません。
その結果、労働者側の主張がそのまま認められるリスクもあります。
保存すべき書類は、賃金台帳・出勤簿・タイムカードの打刻記録・残業命令書など、労働時間に関わるすべての記録が対象です。
紙での保存だけでなく、電子データでの保存も認められており、人事管理システムや給与計算システムなどを活用してクラウド上での管理も有効な手段です。
保存期間のルールを改めて確認し、社内の管理体制を整えておきましょう。
企業が適切に労働時間管理を行うための取り組み
法令を理解しても、「では実際に何をすればいいのか」が分からなければ現場は動けません。
労働時間管理はルールを把握するだけでなく、具体的な施策を実行して初めて機能します。
法令を守りながら従業員が健康に働ける環境を整えるには、具体的な施策を一つひとつ実行に移すことが大切です。
ここでは、企業が取り組むべき5つのポイントを順番に解説します。
客観的な勤怠データを記録できる体制を整える
客観的な勤怠データを記録できる体制を整えることは、労働時間管理の土台となる取り組みです。
なぜなら、手入力による転記ミスや意図しない改ざんリスクなど、Excel管理では見えにくい限界があるからです。
法令が求める客観的な記録を実現するには、より信頼性の高い手段への移行を検討することが求められます。
客観的な勤怠データを記録するための主な手段は、以下のとおりです。
- ICカードや指静脈認証を使った入退室管理システムの導入
- タイムレコーダーやタイムカードによる打刻管理
- パソコンのログイン・ログオフ履歴を活用した勤怠記録
- クラウド型勤怠管理システムによるリアルタイム集計
上記の手段を導入すると、担当者の集計作業を大幅に削減できるだけでなく、データの正確性と保存の確実性も高まります。
特にクラウド型の勤怠管理システムは、テレワークの勤怠管理にも対応しやすく、管理職がリアルタイムで労働時間を確認できる点が強みです。
導入にはコストがかかりますが、法令違反による罰則リスクや未払い残業の訴訟リスクと比較すれば、早期に整備する価値は十分にあります。
勤怠データをクラウド管理する場合は、「勤怠管理システム比較27選！企業規模別に人気おすすめサービスを紹介」を参考に自社に合ったサービスを比較しましょう。
長時間労働を防ぐ制度や仕組みを作る
長時間労働を防ぐには、制度や仕組みを整えることが大切です。
理由は、「残業が多い」と分かっていても、ルールがなければ対応は現場任せになってしまうからです。
36協定で定められた上限時間を守りながら、長時間労働を防ぐ仕組みを社内に整えることが求められます。
長時間労働を防ぐために有効な制度や仕組みは、以下のとおりです。
- 残業事前申請制度の導入（上司の承認なしに残業できないルールを設ける）
- ノー残業デーや一斉消灯の実施（特定曜日に残業を禁止する）
- 残業時間のアラート設定（一定時間を超えたら管理職に自動通知する）
- 業務量の可視化ツールの活用（誰にどれだけ業務が集中しているかを把握する）
制度や仕組みを組み合わせることで、個人の意識に頼らない労働時間の抑制が可能です。
36協定の上限規制では、時間外労働は原則として月45時間・年360時間以内と定められています。
時間外労働（休日労働は含まず）の上限は、原則として、月45時間・年360時間となり、臨時的な特別の事情がなければ、これを超えることはできなくなります。
引用：厚生労働省「時間外労働の上限規制わかりやすい解説」
特別条項を設けた場合でも、年720時間・単月100時間未満・複数月平均80時間以内という上限があります。
上限を超えると法令違反となるため、アラート設定などで事前に把握できる体制を整えることが重要です。
従業員が健康に働ける制度を導入する
従業員が健康に働ける制度を導入するには、制度を作るだけでなく、実際に機能させる運用の工夫が必要です。
なぜなら、制度を整えても「取りづらい」「申し込みにくい」という状況では、名ばかりの制度になるからです。
制度を機能させる上で重要なのは、管理職の意識改革です。
部下が有給を申請しやすい雰囲気を作れるかどうかは、管理職の言動に大きく左右されます。
管理職自身が率先して休暇を取得したり、残業を減らす行動を見せたりすることで、職場全体の雰囲気が変わっていきます。
制度の周知だけでなく、管理職向けの研修や定期的な意識確認も合わせて実施することが効果的です。
また、年次有給休暇の取得については、労働基準法で以下のように定められています。
使用者は、労働者ごとに、年次有給休暇を付与した日（基準日）から１年以内に５日について、取得時季を指定して年次有給休暇を取得させなければなりません。
引用：厚生労働省「年５日の年次有給休暇の確実な取得わかりやすい解説」
さらに、勤務間インターバル制度の導入も、従業員の健康維持に直結する取り組みです。
制度の導入で満足するのではなく、運用状況を継続的に見直すことが、健康的な職場環境の維持につながります。
法令遵守して残業時間を管理する
法令を遵守して残業時間を管理するには、36協定の内容を正しく理解した上で運用することが求められます。
「36協定を結んでいるから問題ない」と考えている企業も多いですが、協定を締結しているだけでは法令違反を防げません。
近年は労働基準監督署による調査が強化されており、超過が発覚した場合は是正勧告にとどまらず、書類送検に至るケースもあります。
「気づいたら上限を超えていた」という事態を防ぐには、残業時間をリアルタイムで把握できる体制が重要です。
月末にまとめて集計する方法では、上限超過に気づいた時点で対処が難しくなっている場合があります。
勤怠管理システムを活用し、累計残業時間が一定水準に達した際に管理職へ自動通知が届く仕組みを導入することが効果的です。
また、部署ごとの残業時間を定期的に集計・共有し、特定の部署や個人に業務が集中していないかを経営層が把握できる体制を整えることも大切です。
法令の上限はあくまで上限であり、上限を下回ることを目標に管理する意識が求められます。
管理監督者も労働時間を管理
管理監督者も、労働時間の管理対象から外れるわけではありません。
「管理職は労働時間管理の対象外」と思い込んでいる企業もありますが、大きな誤解です。
深夜割増賃金の支払いと健康管理を目的とした労働時間の把握は、管理監督者にも義務として適用されます。
労働基準法上、管理監督者は時間外労働や休日労働に関する規定の適用が除外されます。
しかし、注意が必要なのが「名ばかり管理職」の問題です。
役職名が「マネージャー」や「店長」であっても、経営への関与がなく労働時間の裁量も与えられていない場合、法律上の管理監督者とは認められません。
法律上の管理監督者と認められない場合は、通常の労働者と同様に割増賃金の支払いが必要となります。
また、過去の未払い賃金を請求されるリスクもあります。
役職者であっても、勤怠システムへの記録を徹底し、深夜労働の有無を定期的に確認する体制を整えることが大切です。
管理監督者に該当するかどうかの判断基準を社内で明確にし、実態に即した運用ができているかを定期的に見直すことも求められます。
管理職だからといって労働時間管理を省略することは、法的リスクに直結する行為といえます。
