文書管理システムは、業務におけるさまざまな文書や電子化されたドキュメントを格納して、保管・活用・廃棄が一丸管理できるシステムです。
しかし、提供されているサービスが多く、どれを使用すれば良いのかわかりづらいのも事実です。
また、導入を検討しているが、本当に自社に合っているのか不安な企業も多いのではないでしょうか？
この記事では、「おすすめの文書管理システムの比較、システムの選び方や比較表、比較する際の注意点など」詳しくお伝えしていきます。
- 文書管理システムは様々な文書の保存・活用・廃棄を一括管理できるシステム
- 文書管理システムを選ぶときは「導入目的に合っているか」を確認する
- セキュリティ面もシステムを選ぶときには重要になる
- 必ず、複数のシステムを比較して導入する
目次
文書管理システムを導入するメリット
文書管理システムには、文書の一元管理や検索性向上、セキュリティ強化など様々な機能があり、業務効率化やペーパーレス化、コンプライアンス対策などのメリットが期待できます。
ここでは、文書管理システムの主要な機能と導入効果について詳しく解説します。
書類電子化とペーパーレス化でドキュメント管理が簡単になる
文書管理システムの導入により、紙の書類を電子化し、ペーパーレス化を推進できます。
これにより、物理的な保管スペースの削減や、文書の劣化・紛失リスクの軽減が可能です。
また、電子化された文書はシステム上で一元管理されるため、必要な時にすぐに検索・閲覧できるようになります。
さらに、クラウド型のシステムを選択すれば、場所や時間を問わずアクセスが可能になり、テレワーク環境下でも円滑な業務遂行が可能になるでしょう。
書類が一元管理でき社内ですぐに共有できる
文書管理システムを導入すると、紙やデータで散在していた書類を一箇所にまとめて管理できます。
契約書、報告書、マニュアルなどあらゆる文書を電子化し、システム上で一元管理することで、必要な時にすぐに目的の書類を取り出せるようになります。
社内の誰もがいつでもどこでも必要な文書を確認・共有できるため、業務効率の大幅な改善が見込めるでしょう。
文書管理システムを比較する際の注意点
ここからは、文書管理システムを比較する際の注意点について紹介していきます。
コストがかかる
文書管理システムは無料のシステムもありますが、基本的には初期費用や月額料金がかかります。
企業規模が大きいと多くのコストが発生してしまうため、予算と導入目的を明確にしてから導入を検討してください。
文書管理システムによっても搭載されている機能が異なるため、会社の規模に合った料金プランを選んで利用しましょう。
また、システム開発によってゼロからシステムを作成したい場合などは、平均で200万円ほどの費用が掛かります。
まずは、クラウド型やパッケージ型などのサービスを利用することをおすすめします。
データ移動に時間がかかる
文書管理システムは、必要な書類を移動させる際に、ある程度の時間と労働が発生してしまいます。
特に紙媒体から完全にデータ化する場合は膨大な時間がかかってしまうことも多いため、注意が必要です。
その際は本業に支障がでないようにすることが大切です。
導入前に、あらかじめ資料の整理や業務時間の確保をしておきましょう。
業務フローが変わる恐れがある
文書管理システムを導入することで業務フローが変わる可能性もあります。
文書管理システム上でコメントを入れたり、作成した書類をメールで添付するのかなどの新しいフローを作らなければいけません。
しっかり対策を考えて行動しないと、後々トラブルになってしまうこともあるため、事前に業務フローを洗い出して事前周知することが大切です。
電子帳簿保存法対応ができるか
2022年の電子帳簿保存法改正により、2023年以降は請求書などの取引関係書類の電子保存が原則義務化されています。
そのため、文書管理システムを選ぶ際は電子帳簿保存法への対応が重要なポイントです。
具体的には、タイムスタンプの付与や訂正削除履歴の保存など一定の要件を満たす必要があり、電子帳簿保存法に完全対応しているかどうか、JIIMA認証を取得しているかなどをチェックしましょう。
法令遵守とペーパーレス化を同時に実現できる、信頼性の高いシステムを選ぶことがおすすめです。
文書管理システムの選び方・比較ポイント
まずは文書管理システムの選び方・比較ポイントについて紹介します。
導入目的に合っているか比較する
文書管理システムの導入を検討している場合は、まずは自社の導入目的を明確にして、その目的に合ったシステムを選ぶことが大切です。
一般的な社内文書を管理したいのか、契約書類などを管理したいのか企業によっても文書管理システムを導入する目的は違います。
また、紙の文書を電子化したいのか、文書の検索・共有を優先したいのか、文書作成も行いたいのかなどによっても自社に合うシステムは異なります。
会社内でも部署やチームごとによっても文書整理の課題が異なると、導入目的もバラバラになってしまうため、課題に優先順位を付けて選ぶとミスマッチのリスクを削減できるでしょう。
必要な機能が搭載されているか比較する
実際に文書管理システムを導入した時に、必要な機能が搭載されているかどうかも重要なポイントです。
自社で明確にした課題を解決できる機能が無ければ意味がありませんので、まずはどんな機能が使えるのか、カスタマイズできるのかなどを確認してください。
セキュリティ対策が充実しているか比較する
文書管理システムでは、従業員の個人情報や契約書類など、社内の機密文書を管理することも多いです。
セキュリティ対策が充実していなければ、改ざんや流出の危険性があるため注意が必要です。
提供している企業ではほぼ全てでセキュリティ対策に力を入れていますが、どんな対策が取られているかを確認することは非常に重要なポイントです。
また、文書管理システムの知識が無い人は保守サポートや導入時のサポートが充実しているかどうかを確認することもおすすめします。
文書管理システムのおすすめ16選｜シェアが高くて評価が良いのは？
おすすめの文書管理システム16社を比較表にして紹介していきます。
それでは、見ていきましょう。
ここからは、おすすめの文書管理システム16選を徹底比較していきます。
Denho – AI-OCRが紙データを自動で検出・電子化し分類・保存
出典：https://www.smartocr.jp/denho/index.html
Denhoは株式会社インフォディオが提供しているおすすめの文書管理システムです。
AI-OCRが紙データを自動で検出・電子化し、分類・保存してくれます。
画像や手書きの文字も自動で読み取り、電子保存できる点が魅力です。
大手企業や官公庁での導入実績があり、信頼性も高いです。
| 運営会社 | 株式会社インフォディオ |
|---|---|
| 料金 | 要問合せ |
| 機能 | タイムスタンプ、自動データ化と検索、電子帳簿保存法対応、電子取引・スキャナ保存に対応、手書き文字のデータ化 |
| 導入事例 | 国勢調査、みずほ銀行、JTBなど |
| 無料トライアル | 5日間 |
CLOUDSIGNSCAN – 書類のスキャンから情報入力までを一貫して行える
出典：https://www.cloudsign.jp/related/scan/
クラウドサインスキャンは、弁護士ドットコム株式会社が提供する文書管理サービスです。
クラウドサインと同系列のサービスなので、多くの実績とノウハウが詰まっています。
書類のスキャンから情報入力までを一貫して行えるので、大幅な作業効率アップが期待できるでしょう。
| 運営会社 | 弁護士ドットコム株式会社 |
|---|---|
| 料金 | 要問合せ |
| 機能 | 書類のスキャン、取り込んだ契約書の検索・参照、アラート機能、自動メール機能 |
| 導入事例 | ソフトバンク株式会社、クラウドワークスなど |
| 無料トライアル | 要問合せ |
TOKIUM電子帳簿保存 – 99.9％以上のデータ精度を誇る
出典：https://www.keihi.com/denshichobo/
TOKIUM電子帳簿保存は、株式会社TOKIUMが提供する文書管理システムです。
99.9％以上のデータ精度を誇り、入力ミスをなくします。
どんな形式の書類もオンラインで一括管理できるので、効率的な作業が可能になるでしょう。
| 運営会社 | 株式会社TOKIUM |
|---|---|
| 料金 | ビジネスプラン：10,000円～ エンタープライズプラン：100,000円～ |
| 機能 | データ一元管理、関連書類の紐づけ、電子帳簿保存法対応、原本の代理保管 |
| 導入事例 | 東映アニメーション、CCCマーケティング株式会社など |
| 無料トライアル | ー |
バクラク電子帳簿保存 – 手入力・ミス共に0を実現する文書管理システム
出典：https://bakuraku.jp/denshichobo
バクラク電子帳簿保存は、株式会社LayerXが提供する文書管理システムです。
99.9％以上のデータ精度を誇り、手入力を0に、ミスも0を実現します。
企業の経費周りの業務を丸ごと効率化することが可能なため、経費周りを強化したいとお考えの企業様におすすめです。
| 運営会社 | 株式会社LayerX |
|---|---|
| 料金 | 9,800円～ |
| 機能 | 書類のスキャン、取り込んだ契約書の検索・参照、アラート機能、権限管理、CSV出力 |
| 導入事例 | 弁護士ドットコム、一風堂 |
| 無料トライアル | 無料プランあり |
NotePM – みずほ銀行や新生銀行などの大手企業でも採用の文書管理システム
NotePMは社内マニュアル・業務ノウハウ・設計書・議事録・ナレッジ情報を一元管理できる文書管理システムです。
登録企業は5,000社を超えており、みずほ銀行や新生銀行などの大手企業でも採用されています。
マニュアル・ノウハウはWeb上でかんたんに作成することができ、Word・Excel・PowerPoint・PDFなどのファイルは強力な検索機能ですぐに見つかります。
「社内のほしい情報が見つからない」「ノウハウが属人化している」などの悩みを抱えている方におすすめです。
| 運営会社 | 株式会社プロジェクト・モード |
|---|---|
| 料金 | 4,800円～/月 |
| 機能 | マニュアル作成、強力な検索機能、動画共有、変更履歴を自動記録、レポート機能、柔軟なアクセス制限、ページを見た人がわかる、フォルダとタグで情報整理など |
| 導入事例 | 東芝テックソリューションサービス株式会社、株式会社不動産SHOPナカジツ、税理士法人アーリークロス、医療法人フェネスト歯科タケダクリニックなど |
| 無料トライアル | 30日間無料 |
Confluence – 大規模ユーザにもおすすめできる文書管理システム
出典：https://www.atlassian.com/ja/software/confluence
Confluenceはリモートでも社内情報共有ができ、柔軟なアクセス権限があります。
ロジェクト管理ツール「Jira」、タスク管理ツール「Trello」と連携することもでき、大規模ユーザにもおすすめできる文書管理システムです。
| 運営会社 | アトラシアン |
|---|---|
| 料金 | 1,200円/月 |
| 機能 | 高度な検索とページツリー、ベストプラクティスのテンプレート、Jira 統合、リアルタイム編集など |
| 導入事例 | ー |
| 無料トライアル | 7日間 |
Fleekdrive – 24時間どこからでもアクセスが可能
出典：https://www.fleekdrive.com/
Fleekdriveは企業向けオンラインストレージサービスです。
誰もが使いやすいインターフェースとビジネスニーズに応える豊富な管理機能が充実しており、リモートワークやフレックス制を導入している企業でも活用できます。
また、Fleekdriveは24時間どこからでもアクセスが可能であるため、海外の拠点などと連携することも簡単です。
システムの知見がない人でも導入前・導入後のサポートも充実しているため、安心して利用できる点も魅力です。
| 運営会社 | 株式会社Fleekdrive |
|---|---|
| 料金 | 500円～/月 |
| 機能 | ファイル共有、ファイル共同編集、文書管理、自動化、ユーザ・アクセス管理、モバイル活用、サービス連携、デバイス連携など |
| 導入事例 | ピー・シー・エー株式会社、東武レジャー企画株式会社、NOMURA DESIGN AND ENGINEERING SINGAPORE PTE. LTD.など |
| 無料トライアル | 30日間 |
ASTRUX SaaS – ネットワーク経由で文書管理ができるシステム
出典：https://www.astrux.jp/about/saas.html
ASTRUX SaaSは自社でシステムを保有することなく、ネットワーク経由で文書管理ができるシステムです。
社外からでもセキュリティに考慮して接続することができるため、リモートワークにも対応できます。
セキュリティは「SSLによる通信の暗号化」「不正アクセス防止の接続許可IPアドレスの設定対応」「障害時のためのデータのバックアップ」などのさまざまな体制が整っており、非常に充実しています。
| 運営会社 | 株式会社デジタルマトリックス |
|---|---|
| 料金 | 27,500円～/月 |
| 機能 | 文書を参照する、文書を検索する、文書を登録・編集する、申請・承認(ワークフロー)、ログイン連携、セキュリティ拡張性(オプション製品)など |
| 導入事例 | 株式会社ニデック、フジテック株式会社、ヤマハ鹿児島セミコンダクタ株式会社、JST株式会社など |
| 無料トライアル | ー |
楽々Document Plus – 紙・電子化・ファイル管理も全て楽々解決できる文書管理システム
出典：https://www.sei-info.co.jp/document-plus/
楽々Document Plusは紙・電子化・ファイル管理も全て楽々解決できる文書管理システムです。
契約書や申請書、ISO文書などさまざまな書類を管理することができ、取り出しも簡単です。
セキュリティ体制も整っており、改ざん防止や持ち出し防止などが充実している点も特徴です。
| 運営会社 | 住友電工情報システム |
|---|---|
| 料金 | 要問い合わせ |
| 機能 | 属性項目定義（文字列、日付、数値、関連文書など） 、 入力エラーチェック（必須入力、全角/半角、桁数など）、 選択入力（プルダウン、チェックボックスなど）、 文書番号の自動発番、ドラッグ＆ドロップによるファイル登録、登録ファイルの自動PDF変換、スキャン文書の自動OCR処理、まとめ申請など |
| 導入事例 | ー |
| 無料トライアル | ー |
FileBlog （ファイルブログ） – 端末を選ばずにファイルサーバーを閲覧することができる文書管理システム
出典：https://www.teppi.com/fileblog/product
FileBlog （ファイルブログ）は端末を選ばずにファイルサーバーを閲覧することができる文書管理システムです。
また、検索機能も優れており、目的の文書もすぐに見つかります。
ファイルをダウンロードせずにWebブラウザで編集することもでき、面倒な手間も時間もかかりません。
| 運営会社 | 株式会社 鉄飛テクノロジー（テッピテクノロジー） |
|---|---|
| 料金 | 要問い合わせ |
| 機能 | タイムスタンプ連携オプション、ファイル直接オープン、AutoCADプレビュー、DTPファイルプレビュー、ポータルオプションなど |
| 導入事例 | 住宅フランチャイズチェーン本部、国立研究開発法人科学技術振興機構、株式会社マーベラスなど |
| 無料トライアル | ー |
SPA – ガバナンス・業務効率化の両方ができる文書管理システム
出典：https://www.wingarc.com/product/spa/
SPAはビジネス文書に求められるガバナンスや業務効率化ができる文書管理システムです。
SPA独自の、1つの読み取り項目に対して複数のOCRエンジン処理を行う機能で書類の目視や確認作業などの工数を削減することもできます。
電子帳簿保存法への対応もでき、スキャナ保存と電子取引の両方の管理負担も補えます。
また、導入から実行、運用開始後の活用支援などの業務活動におけるサポートもあるため、安心して利用できるといえるでしょう。
| 運営会社 | ウイングアーク１ｓｔ株式会社 |
|---|---|
| 料金 | 初期費用0円 月額30,000円 / OCR年間96,000画像（税別）～ |
| 機能 | タイムスタンプ付与、検索機能、証跡管理、4つのAI OCRエンジン、データコンペア機能、2通りのフォーマット定義など |
| 導入事例 | 株式会社GSIクレオス、リゾートトラスト株式会社、マツダ株式会社など |
| 無料トライアル | 要問い合わせ |
LegalForceキャビネ – あらゆる契約書を自動管理してくれるサービス
出典：https://legalforce-cloud.com/cabinet
LegalForceキャビネはAIがあらゆる契約書を自動管理してくれるサービスです。
導入企業は300社を超えており、数多くの企業がLegalForceキャビネを利用しています。
手作業は不要で自動で手間なく管理台帳を作成し、管理してくれため業務負担も軽減されるでしょう。
他にも、全社運用を可能にする柔軟な閲覧権限の管理ができ、部署や所属組織ごとに自由に対応できます。
法律のプロも納得のAI研究部門を設置しており、京都大学との共同研究で最先端のソリューションを提供してくれていることもあり、セキュリティも十分です。
| 運営会社 | 株式会社LegalForce |
|---|---|
| 料金 | 要問い合わせ |
| 機能 | 電子契約サービスとの連携、管理台帳自動情報登録、管理台帳ダウンロード、権限管理、関連契約書の紐づけ、更新期限の自動リマインド、契約書ごとの担当者設定など |
| 導入事例 | 株式会社大創産業、医療法人社団鶴友会、ピープルソフトウェア株式会社など |
| 無料トライアル | ー |
DocuWorks 9.1 – 直感的な操作で文書の回付も可能
出典：https://www.fujifilm.com/fb/product/software/docuworks
DocuWorks 9.1は文書の受け渡し、作成から保存までドキュメントを扱う一連の業務をサポートしてくれるシステムです。
定型業務の効率化と電子印鑑を利用することでペーパーレス化もでき、直感的な操作で文書の回付も可能です。
また、大手富士フイルムグループが提供している文書管理システムということもあり、安心して利用できると言えるでしょう。
| 運営会社 | 富士フイルムビジネスイノベーション株式会社 / 富士フイルムビジネスイノベーションジャパン株式会社 |
|---|---|
| 料金 | ー |
| 機能 | 要問い合わせ |
| 導入事例 | ー |
| 無料トライアル | 60日間 |
@knowledge – テレワーク・在宅勤務といった働き方にも適用
@knowledgeは社内に散在するさまざまなドキュメントを単一のプラットフォームに保管して、付加価値の高いファイルを可視化できます。
どこになんのファイルがあるのかわからない方やファイルの共有がなかなか上手くいかない方などにもおすすめで、クラウドサービスのため、テレワーク・在宅勤務といった働き方にも適用できます。
また、一般的なファイルサーバーでは一つ一つファイルを開いて中身を確認する手間が発生していましたが、@knowledgeなら概要常用や評価を表示させることで、良質な文書をすぐに見つけることも可能です。
| 運営会社 | プロパティ データバンク株式会社 |
|---|---|
| 料金 | 要問い合わせ |
| 機能 | ファイル共有、ワークフロー、回覧、権限設定など |
| 導入事例 | 日本生命保険相互会社、東京海上日動火災保険株式会社、ケネディクス不動産投資顧問株式会社、店舗流通ネット株式会社など |
| 無料トライアル | 〇 |
セキュアSAMBApro – 4,000社以上の企業が導入する簡単・安全文書管理システム
出典：https://info.securesamba.com/
セキュアSAMBAproは誰でも簡単にファイル共有ができるシステムです。
いつでもどこでも簡単・安全に利用でき、4,000社以上の企業が導入しています。
従業員100人未満のSaaS型コンテンツ・コラボレーション市場では3年連続シェア1位を獲得しており、中小企業から小規模事業の方にもおすすめです。
ユーザー数も無制限で利用でき、営業担当・カスタマーサクセス担当・サポート担当の専任性で導入前後のサポートをしてくれるため知識がない人でも安心して利用できます。
| 運営会社 | Chatworkストレージテクノロジーズ株式会社 |
|---|---|
| 料金 | 0円～ |
| 機能 | 暗号化、アクセス権限、グローバルIPアドレスによる制限、アカウント管理、パスワードポリシー、自動ログアウトなど |
| 導入事例 | 株式会社SOFTG、株式会社ユニメディア、株式会社MACオフィスなど |
| 無料トライアル | ー |
box – 約7万社以上が利用しているセキュリティ重視の文書管理システム
出典：https://www.box.com/ja-jp/home
boxは世界で約7万社以上が利用しているセキュリティ重視のオンラインサービスです。
高度なセキュリティ制御やインテリジェントな脅威検出、情報ガバナンスを備えたプラットフォームが魅力で、厳密なデータ保護などのさまざまなニーズに対応しています。
また、全てのプランで容量無制限で利用できるということもあり、制限を気にせずに快適に利用できる点も魅力です。
| 運営会社 | Box, Inc. |
|---|---|
| 料金 | 550円～/1名あたり（Starter） |
| 機能 | 要問い合わせ |
| 導入事例 | Broadcom、Morgan Stanleyなど |
| 無料トライアル | ー |
文書管理システムについてよくある質問
ここでは、よくある質問とその回答をまとめました。
システム選びの参考にしていただければ幸いです。
- オープンソース（OSS）でフリーで使える文書管理システムはある？
- オープンソースでフリーの文書管理システムもいくつか存在します。
例えば、Papermerge DMSはOCRによるテキスト抽出と検索、バージョン管理などの機能を備えており、OpenKMはドキュメント管理に加え、ナレッジ管理機能も提供しています。
他にも、Teedyは小規模から大規模まで対応し、モダンなUIとOCR全文検索が特徴です。
ただし、商用製品に比べるとサポートや機能面で制限がある点には注意が必要でしょう。
- 文書管理システムはクラウド型とオンプレミス型どちらがおすすめ？
- クラウド型とオンプレミス型、どちらの文書管理システムがおすすめかは企業の規模や予算、セキュリティポリシーなどによって異なります。
オンプレミス型は自社でサーバーを用意し、カスタマイズ性が高く、高度なセキュリティ対策が可能な一方、初期費用や運用コストが高くなる傾向にあります。
クラウド型は初期費用を抑えられ、メンテナンスの手間が少ない反面、カスタマイズの自由度はオンプレミス型に劣るでしょう。
中小企業や初期費用を抑えたい場合はクラウド型、大企業や高度なセキュリティ・カスタマイズ性が必要な場合はオンプレミス型がおすすめです。
- 個人事業主におすすめの文書管理システムはある？
- 個人事業主におすすめの文書管理システムとしては、freeeサインやGMOサイン、MyQuickなどがあります。
これらのシステムは、クラウド型で導入コストが抑えられ、少人数での利用に最適です。
機能面では、契約書の作成・管理、電子署名、期限管理などが充実しており、個人事業主の業務効率化に貢献するでしょう。
また、多くのシステムが無料プランや低価格プランを用意しているため、コスト面でも負担が少なくなっています。
- 自治体での文書管理システムの導入事例はある？
- 自治体でも文書管理システムの導入が進んでいます。
例えば、札幌市では富士通のIPKNOWLEDGE文書管理システムを導入し、電子決裁率を10％から90％へ向上させました。
また、神奈川県庁も富士電機のe-自治体文書管理システムを導入し、電子決裁率80％超を達成しています。
このように、文書管理システムの導入により、ペーパーレス化や業務効率化を実現した自治体の事例が多数あります。
- パッケージ型の買い切りの文書管理システムはある？
- はい、パッケージ型の買い切りの文書管理システムは存在します。
例えば、富士フイルムビジネスイノベーション株式会社の「DocuWorks」や住友電工情報システム株式会社の「楽々Document Plus」などがこれに該当します。
これらのシステムは、初期費用を支払えば継続的な月額料金なしで利用できるため、長期的な使用を考えている企業にとってはコスト面で有利な選択肢となります。
ただし、クラウド型と比べてバージョンアップや保守にかかる費用が別途必要になる場合があるため、導入前に総合的なコスト比較を行うことをおすすめします。
文書管理システムの比較｜まとめ
今回は文書管理システムの選び方やおすすめの文書管理システムなどについて詳しく紹介してきました。
書類の管理は企業にとって重要な作業で、手作業で行うと膨大な時間がかかってしまいますし、紛失してしまう可能性も高いです。
文書管理システムを導入すれば大幅な業務効率化に期待ができます。
少しでも興味がある方は、こちらの記事を参考にして自社に合った文書管理システムの導入を検討してみてください。
