経費精算システムは、これまで書類で行っていた申請業務をデータで管理できるシステムです。
経費精算システムを導入すれば、これまで手入力が必要だった経費申請の多くを自動化できるため、企業全体の時間的コストを削減できるでしょう。
この記事では、「経費精算システムの機能やおすすめのサービス」について詳しく解説していきます。
- 交通費や備品購入などの申請、承認がデータで管理できる
- 領収書やレシートをスマホで撮影して自動でデータ入力してくれる
- 仕訳データを自動生成して会計ソフトに読み込むことで手間が省ける
| 比較項目 | TOKIUM経費精算 | バクラク経費精算 | Concur Expense | Traveler’sWAN SaaS | マネーフォワード クラウド経費 | 楽楽精算 | ビズバンスJTB経費精算 | HRMOS経費 | Ci*X Expense | ジンジャー(jinjer)経費 | ジョブカン経費精算 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 料金 | 基本料金1万円〜＋証憑件数の従量課金 | 月額30,000円〜（年間契約） | 月額50,000円台〜（50ユーザ） | 月10,000円/ライセンス（SaaS型） | 年払2,480円/月〜（50名以下） | 月30,000円〜（税抜） | 要問い合わせ | 月額29,000円〜（50名の場合） | 要問い合わせ | 月300円〜/名 | 月400円〜 |
| 初期費用 | 要問い合わせ（有償） | 要問い合わせ | 0円 | 400,000円〜（SaaS型） | 0円 | 100,000円（税抜） | 要問い合わせ | 0円 | 要問い合わせ | 有料（要問い合わせ） | 0円 |
| 無料トライアル | なし | 要問い合わせ | 15日間 | 30日間 | 1ヶ月間 | あり | 要問い合わせ | あり | 要問い合わせ | 1カ月間 | 30日間 |
| 分類 | 中堅・大企業向け（中小企業にも対応） | 中小〜大企業向け | 中小〜大企業向け | 中堅〜大企業向け | 中小〜大企業向け | 中小〜大企業向け | 中小〜大企業向け | 中小〜大企業向け | 大企業向け | 中小企業向け | 中小企業向け |
| OCR・領収書読取 | 標準対応 | 標準対応 | 有料オプション | 有料オプション | 標準対応 | 有料オプション | 有料オプション | 標準対応 | 外部サービス経由 | 標準対応 | 有料オプション |
| 会計ソフト連携 | 標準対応 | 標準対応 | 標準対応 | 標準対応 | 標準対応 | 標準対応 | 標準対応 | 標準対応 | 標準対応 | 標準対応 | 標準対応 |
| 経路検索・定期区間控除 | 標準対応 | 標準対応 | 有料オプション | 標準対応 | 標準対応 | 標準対応 | 標準対応 | 標準対応 | 標準対応 | 標準対応 | 標準対応 |
| 多段階承認・条件分岐 | 標準対応 | 標準対応 | 標準対応 | 標準対応 | 有料オプション | 標準対応 | 標準対応 | 標準対応 | 標準対応 | 標準対応 | 標準対応 |
| 申請・承認ワークフロー | 標準対応 | 標準対応 | 標準対応 | 標準対応 | 標準対応 | 標準対応 | 標準対応 | 標準対応 | 標準対応 | 標準対応 | 標準対応 |
| 自動仕訳 | 標準対応 | 標準対応 | 標準対応 | 標準対応 | 標準対応 | 標準対応 | 標準対応 | 標準対応 | 有料オプション | 標準対応 | 標準対応 |
| スマホアプリ | 標準対応 | 標準対応 | 標準対応 | 未確認 | 標準対応 | 標準対応 | 標準対応 | 標準対応 | 標準対応 | 標準対応 | 標準対応 |
| 検討リスト |
経費精算システムのおすすめ11選・徹底比較
ここでは11種類の人気経費精算システムをご紹介します。実際に使い勝手や細かい仕様を知るには、資料請求をしてみることが重要で、システムによっては30日程度の無料お試しができる場合もあります。
TOKIUM経費精算｜領収書の入力・点検・保管まで任せやすい
出典：https://www.keihi.com/expense/
TOKIUM経費精算は、株式会社TOKIUMが提供するクラウド型の経費精算AIエージェントです。申請フォームを電子化するだけでなく、領収書のデータ化、社内規程に沿ったチェック、会計ソフトへ連携するためのデータ作成まで、経費精算で手間がかかりやすい工程をまとめて効率化できます。
TOKIUM経費精算はAIと人による確認を組み合わせたデータ化の仕組みに特徴があります。領収書をスマホで撮影すると、日付・支払先・金額・税率・登録番号などを高精度にデータ化でき、確信度が低い項目は人が確認する設計になっています。OCRだけに任せきりにしないため、経理担当者が後から修正する負担を減らしやすいです。
また、TOKIUM経費精算は領収書の原本との突合点検や保管にも対応しています。申請者が領収書を撮影した後、紙の領収書を社内の専用ポストへ投函すれば、申請データとの照合や原本管理まで任せられるため、経理部門が紙の回収・確認・ファイリングに追われにくいです。電子帳簿保存法に対応した運用を整えたい企業にとっても、紙の管理負担を減らせる点は大きなメリットです。
2026年にはモバイルアプリでAI-OCRによる証憑データ化機能も提供開始されており、従来のオペレーターによる高精度な入力に加えて、月末など急いで申請したい場面でも使いやすくなっています。経費精算の正確性とスピードの両方を重視したい企業に向いているサービスです。
| 運営会社 | 株式会社TOKIUM |
|---|---|
| 料金プラン | 初期費用＋基本利用料（月1万円〜）＋従量課金制 |
| 会計ソフト等との連携 | 自動連携 API連携 CSV出力のカスタマイズに対応 |
| サポート体制 | 専任の導入コンサルタント 利用ユーザー誰でもサポート窓口に直接問い合わせ可能 |
| 便利機能 | 領収書画像の自動データ化 全銀データ出力 紙領収書は社内設置のポストに投函するだけで申請データとの突合点検を代行してくれる |
バクラク経費精算｜AIが申請作成から一次チェックまで支援する
出典：https://bakuraku.jp/expense/
バクラク経費精算は、株式会社LayerXが提供するクラウド型の経費精算システムです。領収書の読み取りや承認フローの電子化にとどまらず、申請内容の確認や仕訳作成までAIで支援できる点に特徴的です。申請者は領収書を撮影するだけで、AIが金額や日付などを読み取り、複数の領収書が写った画像も自動で分割してデータ化できます。
バクラク経費精算は領収書の使い回しを自動で判定する二重申請検知や、社内規程・マニュアルを参照したAI申請レビューに対応しており、申請後の確認作業を減らしやすい設計です。確信度が高い申請はAIが一次承認まで進められるため、承認者はすべての申請を一から確認するのではなく、判断が必要なものに集中しやすくなります。
また、経費精算と稟議を紐付けられる点は、バクラク経費精算ならではの強みです。事前稟議と経費申請をつなげることで、承認済みの予算を超えていないかを確認しやすくなり、精算後に「本来は事前承認が必要だった」といった手戻りを防ぎやすくなります。出張や備品購入など、事前申請と実際の支出を照合したい企業に向いています。
仕訳作成の面でも、複数税率が混在する領収書を税率ごとに自動で分割できるため、インボイス制度対応後に増えがちな細かな確認作業を減らせます。さらに、申請データをもとに会計ソフトへ連携する仕訳データを作成できるため、経費精算から会計処理までの流れをスムーズにつなげられます。
| 運営会社 | 株式会社LayerX |
|---|---|
| 料金プラン | 月額30,000円〜 |
| 会計ソフト等との連携 | API連携：〇 連携可能システム：バクラクシリーズ freee会計へのAPI連携、仕訳データ・証憑データの連携に対応 |
| サポート体制 | 問い合わせサポート、マニュアル、ウェビナー、導入支援サービス |
| 便利機能 | 領収書の一括自動読み取り AI申請レビュー 二重申請の自動検知 稟議との紐付け 承認経路分岐 交通経路検索・定期区間控除 スマホアプリでの申請・承認 Slack通知連携 自動仕訳 インボイス制度対応 電子帳簿保存法対応 |
Concur（コンカー） Expense｜出張・経費・請求書支払いまで統合できる
出典：https://www.concur.co.jp/expense-management
Concur Expenseは株式会社コンカーが提供するクラウド型の経費精算システムです。
一般的な経費申請の電子化から法人カードやキャッシュレス決済、交通系ICカードなどの利用データを取り込み、経費の発生から申請・承認・監査・会計連携までを一元的に管理できます。そのため、特に出張や移動が多い企業では使いやすいサービスです。交通系ICカードの利用履歴をConcur Expenseに取り込めるため、従業員は業務利用分を選ぶだけで交通費を申請できます。カードリーダーだけでなくモバイルアプリでの読み取りにも対応しており、交通費精算の手入力や金額確認の手間を減らしやすいです。
Concur Expenseは経費統制の面でも強みがあります。法人カードやPayPayなどのキャッシュレス決済データを連携することで、改ざんしにくい実績データをもとに経費申請を行えます。さらに、経費規程に沿わない申請のブロックや、領収書の使い回しによる二重精算の抑止にも対応しているため、経理担当者が目視で確認する負担を減らしながら、ガバナンスを強化しやすいです。
| 運営会社 | 株式会社コンカー |
|---|---|
| 料金プラン | 月額50,000円〜 |
| 会計ソフトとの連携 | API連携：◎ 連携可能システム：Sansan・会計ソフト・SAP・法人カード・Uber・駅すぱあと・Times・グローバルWi-Fi・PayPay・交通系ICカードなど |
| サポート体制 | TEL・ヘルプページ |
| 便利機能 | ERPやCRM、HRなどと連携できるためバックオフィス業務をまとめて効率化できる |
Traveler’sWAN SaaS｜日本企業の旅費・経費精算ルールに合わせやすい経費精算システム
出典：https://www.hitachi-systems.com/ind/travelerswan/
Traveler’sWANは株式会社日立システムズが提供する経費管理システムです。国産パッケージとして旅費精算・経費精算の機能が25年以上も提供されており、日本企業に多い出張申請、仮払い、日当、定期区間控除、交際費管理などの細かな運用に対応しやすい点が特徴です。会社ごとの経費規程や承認ルールに合わせて、旅費・経費精算の流れを整えたい企業に向いています。
Traveler’sWANは特に出張費精算の際に強みが出やすく、国内出張や海外出張の事前申請、仮払い申請、チケット手配、出張後の精算までを同じシステム上で扱えます。日当などの定額支給を自動計算できるほか、海外出張では外貨入力やレート選択にも対応しているため、出張が多い企業ほど入力ミスや確認作業を減らしやすいです。
交通費精算では乗換案内連携によって検索結果を精算データとして取り込めます。定期区間の控除にも対応しているため、通勤定期区間と重なる交通費を手作業で確認する負担を軽減できます。交通系ICカードやコーポレートカード、チケット手配の実績取り込みにも対応しており、実際の利用データをもとに精算できるため、不正申請の抑止や経費の透明性向上にもつながります。
また、Traveler’sWANはSaaS型以外にもオンプレミス型やプライベートクラウド型も選択できるため、クラウド利用に制約がある企業やグループ会社を含めて独自の運用ルールを維持したい企業でも、導入形態を選びながらシステム化を進めやすいです。
| 運営会社 | 日立システムズ |
|---|---|
| 料金プラン | 50ライセンス：初期40万円〜、月額1万円〜 100ライセンス：初期165万円〜、月額23万円〜 |
| 会計ソフト等との連携 | マスター連携 仕訳データ連携 API連携に対応 |
| サポート体制 | ヘルプページ・メール |
| 便利機能 | 国内・海外出張申請 仮払い申請 日当の自動計算 乗換案内連携 定期区間控除 交通系ICカード連携 電子帳簿保存法対応オプション |
マネーフォワード クラウド経費｜明細データの自動取得に強い
出典：https://biz.moneyforward.com/expense/
マネーフォワード クラウド経費は、株式会社マネーフォワードが提供するクラウド型の経費精算システムです。
領収書入力の効率化だけでなく、クレジットカードや銀行口座などの明細データを活用して経費申請を行えます。実際の支払情報をもとに申請できるため、手入力中心の運用と比べて入力負担やミスを抑えやすいです。
そのため、法人カードの利用が多い企業や、立替経費の精算業務を効率化したい企業に向いています。カード明細や口座情報を取り込み、必要な支出のみを経費として申請できるため、従業員と経理担当者の双方の負担軽減につながります。
領収書処理ではOCRによる自動入力機能を利用できるほか、承認後のデータを会計システムへ連携できます。マネーフォワード クラウド会計との親和性が高く、経費精算から会計処理までを一元化したい企業に適しています。
| 運営会社 | 株式会社マネーフォワード |
|---|---|
| 料金プラン | ひとり法人プラン：2,480円〜/月 スモールビジネスプラン：4,480円〜/月 ビジネスプラン：6,480円〜/月 |
| 会計ソフト等との連携 | API連携：◎ 連携可能システム：弥生会計オンライン・大蔵大臣NX・勘定奉行クラウド・COMPANY・交通系ICなど |
| サポート体制 | ヘルプページ、チャット、問い合わせサポート |
| 便利機能 | 明細データ自動取得 OCR入力 オペレーター入力 経路検索入力 定期区間控除 ICカード入力 領収書の自動取得 出張サービス連携 日当計算 仮払申請 コーポレートカード連携 二重申請検知 電子帳簿保存法対応 |
楽楽精算｜中小企業から大企業まで幅広い導入実績を持つ経費精算システム
出典：https://www.rakurakuseisan.jp/
楽楽精算は株式会社ラクスが提供するクラウド型の経費精算システムです。2025年9月時点で累計導入社数は20,000社を突破しており、幅広い業種・企業規模で利用されています。
会社ごとの経費規程や承認ルールに合わせて申請内容をチェックしやすく、社内ルールに反する申請には警告やエラーを表示できるため、従業員が申請前にミスへ気づきやすく、経理担当者の差し戻しや確認作業を減らしやすいです。
交通費精算では社員ごとの定期区間を登録しておくと、経費として申請すべき区間だけを反映しやすくなるため、交通費の過剰申請や確認漏れの防止につながります。交通系ICカードの取り込みにも対応しており、営業や出張など移動が多い企業でも活用しやすいサービスです。
また、楽楽精算はAIを活用した機能拡張にも力を入れています。2025年12月には「楽楽AIエージェント for 楽楽精算」β版の提供を開始しており、領収書データや過去の申請履歴などをもとに、AIが経費精算の申請伝票を自動作成できるようになりました。
| 運営会社 | 株式会社ラクス |
|---|---|
| 料金プラン | 30,000円/月～ |
| 会計ソフト等との連携 | API連携：◎ 連携可能システム：弥生会計オンライン・大蔵大臣NX・Plaza-i・SAP・COMPANY・ZeeM会計 |
| サポート体制 | TEL・メール |
| 便利機能 | 領収書読み取り 申請ルールチェック 自動仕訳 交通系ICカード連携 乗換案内連携 定期区間自動控除 スマホ申請・承認 電子帳簿保存法対応 インボイス制度対応 振込データ作成 |
ビズバンスJTB経費精算｜出張予約データと連携できる経費精算システム
出典：https://bts.jtbbwt.com/solution/bizvance/expense
ビズバンスJTB経費精算は、JTBビジネストラベルソリューションズが提供するクラウド型経費精算システムです。
同社の「ビズバンスJTB出張予約」と連携し、出張予約データを経費精算へ自動反映できます。航空券や宿泊費などの入力作業を削減できるほかに、連携データは改ざんできないため、予約内容と精算内容の照合負担も軽減できます。
また、企業ごとの出張旅費規程に合わせた設定が可能で、日当の自動計算や規程外申請へのアラート表示にも対応しています。出張費管理の効率化と内部統制の強化を両立しやすいサービスです。
交通費精算では経路検索結果の反映や定期券区間の自動控除、交通系ICカードデータの取り込みに対応しています。さらに、電子帳簿保存法・インボイス制度にも対応しており、証憑管理を含めたペーパーレス運用を進めたい企業にも適しています。
| 運営会社 | 株式会社JTBビジネストラベルソリューションズ |
|---|---|
| 料金プラン | 初期導入費用：300,000円〜 月額：35,000円〜 |
| 会計ソフト等との連携 | API連携：◎ 連携可能システム：交通系IC・法人カード・勘定奉行クラウド・チケット手配・乗換案内Biz. |
| サポート体制 | 導入支援期間中は専任の導入SEがサポート、運用開始後は専用サポートサイト・電話・メールで対応 |
| 便利機能 | 出張予約データ連携 経路検索連携 定期区間自動控除 交通系ICカード連携 法人カード連携 日当自動計算 規程外申請のアラート表示 証憑の自動読み取り 有償OCRオプション 電子帳簿保存法対応 インボイス制度対応 |
【大企業向け】経費精算システムおすすめ2選
ここでは経費精算システムの中でも、特に大企業におすすめのサービスをご紹介します。
1つずつ詳しく解説していきます。
HRMOS（ハーモス）経費｜経費精算と請求書処理をまとめて効率化できるシステム
HRMOS経費は株式会社ビズリーチが提供するシリーズ全体で累計導入社数12万社を突破したクラウド型の経費精算システムです。
旧eKeihiとして培ってきた25年のノウハウをもとに、経費精算だけでなく請求書受取や支払依頼までまとめて管理できる点が特徴的です。
交通費精算では、駅すぱあと連携や定期区間控除、交通系ICカードの取り込みに対応しており、移動が多い企業でも申請ミスや確認作業を減らしやすいです。
また、法人カードやAmazonビジネスとの連携にも対応しているため、実際の利用明細をもとに経費申請を進められます。
2025年には請求書AI-OCRの読み取り範囲をユーザーごとに設定できる機能が追加され、請求書処理の運用ルールに合わせた使い分けもしやすくなっています。
| 運営会社 | 株式会社ビズリーチ |
|---|---|
| 料金プラン | 29,000円～/月 初期費用0円 |
| 会計ソフト等との連携 | API連携：- 連携可能システム：会計ソフト・法人カード・Amazonビジネス・駅すぱあと |
| サポート体制 | TEL・ヘルプページ・メール・チャット |
| 便利機能 | OCR入力：◎ オペレーター代行：- クレジットカード連携：◎ |
Ci*X Expense｜複雑な旅費規程やグループ管理に強い
出典：https://gms.dentsusoken.com/cix/solution/expense/
Ci*X Expenseは株式会社電通総研が提供する大企業・企業グループ向けの経費精算システムです。
システムはグループ利用を前提に、マスタ共有やワークフロー設定、申請数に依存しない価格体系を備えています。
職位ごとの宿泊費上限や日当計算、出張区分などを細かく設定できるため、複雑な旅費規程をシステム上でチェックしやすいです。
2026年4月提供のVer.4.0では、海外出張時の国別滞在日数を自動照会し、短期滞在者免税制度の要件超過リスクをアラート表示できるようになりました。
また、QUICKの為替レートAPI連携や英語版AI-OCR連携にも対応し、海外出張や外貨精算が多い企業でも入力・確認負担を減らしやすくなっています。
電子帳簿保存法・インボイス制度・Peppolにも標準対応しているため、グループ全体で経費精算の統制と法制度対応を進めたい企業に向いています。
| 運営会社 | 株式会社電通総研 |
|---|---|
| 料金プラン | お問い合わせ |
| 会計ソフト等との連携 | API連携：- 連携可能システム：Ci*X シリーズ |
| サポート体制 | TEL・メール |
| 便利機能 | OCR入力：◎ オペレーター代行：- クレジットカード連携：◎ |
【中小企業向け】経費精算システムおすすめ2選
ここでは、経費精算システムの中でも、特に中小企業におすすめのサービスをご紹介します。
1つずつ詳しく解説していきます。
ジンジャー(jinjer)経費｜人事・勤怠データとつなげやすい
出典：https://hcm-jinjer.com/keihiseisan/
ジンジャー経費は、jinjer株式会社が提供するクラウド型の経費精算システムです。
経費申請・承認・仕訳処理・データ出力までオンラインで完結でき、同じジンジャーシリーズの人事労務・勤怠・給与とあわせて管理しやすいという特徴があります。
交通費精算では、駅すぱあと連携による経路検索や定期区間控除に対応しており、交通費の過剰申請や確認漏れを防ぎやすいです。
領収書や請求書はスマートフォンアプリから読み取りでき、AI-OCRで申請書作成の手入力を減らせます。
また、クレジットカード明細を使った経費精算や、承認後の自動仕訳・FBデータ出力にも対応しているため、申請から支払い準備までの流れを効率化しやすいです。
| 運営会社 | jinjer株式会社 |
|---|---|
| 料金プラン | 初期費用：要問合せ 月額：300円（税抜）/人〜 |
| 会計ソフト等との連携 | API連携：- 連携可能システム：ジンジャー勤怠・ジンジャー人事労務などジンジャーシリーズ |
| サポート体制 | TEL・ヘルプページ・メール・チャット |
| 便利機能 | OCR入力：〇 オペレーター代行：- クレジットカード連携：〇 |
ジョブカン経費精算｜申請から仕訳・証憑保存まで段階的に整えられる
ジョブカン経費精算は、株式会社DONUTSが提供するクラウド型の経費精算システムです。
経費申請や交通費精算に加えて、ICカード読み取り、自動仕訳、会計ソフト向けのデータ出力まで対応しており、経費精算から経理処理までの流れをまとめて効率化できます。
特徴は、申請・承認フローをシンプルに電子化しながら、必要に応じて証憑管理や会計連携まで広げやすい点です。
電子帳簿保存法のスキャナ保存制度・電子取引制度にも対応しているため、領収書や請求書を紙で管理する負担を減らしやすいです。
2026年4月にはAI-OCRオプションの提供も開始され、領収書画像から申請に必要な情報を自動で読み取れるようになっています。
| 運営会社 | 株式会社DONUTS |
|---|---|
| 料金プラン | 400円/1ユーザーあたり ※最低利用料金5,000円/月 |
| 会計ソフト等との連携 | API連携：〇 連携可能システム：freee会計・弥生会計オンライン・勘定奉行クラウド・マネーフォワード クラウド会計・PCAクラウド会計・JDL |
| サポート体制 | TEL・ヘルプページ・メール・チャット |
| 便利機能 | OCR入力：△ オペレーター代行：- クレジットカード連携：◎(三井住友VISAコーポレートカード) |
経費精算システムとは？クラウド型ならではの特徴も
経費精算システムは経費の申請やチェック、承認などの業務の効率化を図るシステムです。
主にクラウド型のサービスが多く、これまで手入力で手間がかかっていた経費精算業務の負担が減ることで、事業全体の効率アップが期待できます。
また、パソコンだけでなくスマホで利用できるサービスも多く、領収書などをスキャンして自動で情報を読み取る機能が搭載されているものもあります。
特定のICカードとの連携も可能で、公共交通機関の移動区間や料金を自動で入力するシステムもあります。
さらに、精算業務が自動化するだけでなく、手入力によって起きていた入力ミスや虚偽の申請を防止する効果もあります。
そのため、申請者だけでなく承認者への負担も軽減するでしょう。
主要な基本機能
経費精算システムの機能はサービスによって異なりますが、基本的な機能は共通しているケースが多いです。
主な基本機能は以下の通りです。
それぞれ詳しく解説していきます。
ルート検索とのデータ連携
経費精算システムはネット上で詳しい運賃などの情報が確認でき、そのままシステムに反映できるため入力ミスや手間を省けます。
また、一部のICカードと連動できるため、カードに入力されている情報を読み込むこともできます。
申請者が正しい経路で交通機関を利用しているかが正確に分かるため、不正防止に繋がり経理側の負担も減らすことができるでしょう。
経費申請・承認機能
従来の経費精算の方法では、Excelなどに情報を入力して印刷し、直接承認者である上司などに提出します。
承認者も1枚1枚書類を確認し、情報の不備や不正がないかをチェックするため、多くの時間的コストが発生してしまいます。
一方で、経費精算システムではクラウドなどでデータを管理しやり取りができ、入力の不備を事前に通告したり、まだ申請していない社員などを一発で検索できるようになります。
このような経費精算をデータベースで管理できる機能は、事業のスムーズな発展に繋がるでしょう。
会計ソフトとのデータ連携
経費精算システムでは、民間の会計ソフトと連動できる機能があり、連動させることによって精算のほとんどをデータで管理できるようになります。
会計ソフトとの連動は経理の負担が減るだけでなく、手動による入力ミスなどを防ぐ効果もあります。
より正確に経費管理が可能となるため、業務の最適化が期待できるでしょう。
経費精算システムと並行して会計ソフトの導入も検討している場合は、ビジトラの「クラウド会計ソフトおすすめ6選を徹底比較！事業規模別に最適なソフトを紹介」を参考にしてください。
便利な4種類の機能
経費精算システムの中には、基本機能以外にも便利な機能が搭載されています。
主に以下のような機能が採用されています。
それでは、それぞれ詳しく解説していきます。
データ生成
経費精算システムでは入力された経費や入出金の情報から、仕訳データを作成することができます。
また、必要経費を社員に支払うためのデータ生成が可能なサービスなどもあるため、事業に必要な様々なデータを簡単に作成し閲覧できます。
これまでは書類ベースで行っていた申請のためだけの情報を、システムのデータベース上で可視化することで、事業の運用に役立てることができます。
作成したデータの共有も手軽に行えるため、事業全体の効率化に繋がるでしょう。
データ分析
経費精算システムには、入力したデータの分析機能があるサービスも多いです。
データとして経費情報を管理することによって、事業全体としての経費の無駄が明確になります。
どの部分に原因があり、どうやって改善するのかなど、具体的な運用方法などを含めて分析できるため、必要経費の最適化が行えます。
経費精算システムは入出力の自動化に注目されやすいですが、データの2次利用による分析も重要な機能と言えるでしょう。
スマートフォン対応
経費精算システムはパソコンで操作するイメージが強いですが、ここ最近はスマートフォンにも対応したサービスが増えています。
これまでは出張費や営業による交通費などは、会社に戻ってからパソコンで行う必要がありました。
また、承認者も出張などで中々会社に居ないことが多いため、経費フローは滞りやすい傾向にありました。
しかし、スマートフォンで申請が可能であれば移動中やちょっとしたスキマ時間を有効活用できます。
承認者としても会社に居なくても手軽に承認作業ができるため、業務が円滑に進みます。
また、スムーズに経費申請が済ませられることで、催促する手間も省けるため、大幅な時間的コストの軽減が期待できるでしょう。
証憑書類の管理
経費精算において領収書や注文書、納品書などの証憑書類の管理や照合は人的負担がかかります。
ですが、経費精算システムでは少ない手順で証憑書類と精算内容の照合機能が搭載されているサービスもあります。
証憑書類の原本が必要となる場面をできるだけ減らして、経理の負担を大幅に減らすことができます。
加えて、人間のチェックミスの防止にも繋がるため、精算内容と照合して合わないリスクも極力減らせるでしょう。
経費精算システムを導入する目的｜面倒な経費精算を簡単に
経費精算システムを導入する目的は企業によって様々ですが、主に以下のような項目が考えられます。
上記について、それぞれ詳しく解説していきます。
申請作業の時間削減
経費精算システムでは経費の申請業務を効率化することができます。
出張や営業のため公共交通機関を使うことも多いですが、経費精算システムを導入すると乗車区間を選択するだけで自動で料金が計算されます。
利用区間ごとに1つずつ手入力していく手間が省けるため、大幅に業務効率が上がります。
手動で入力する場合、入力ミスが起こったり悪意のある虚偽申請の防止にも繋がります。
また、SuicaやPASMOなど特定のICカードを取り込むことができる点も特徴です。
さらにレシートや領収書などをスキャンして、大まかな情報を自動で登録することも可能です。
品目など一部の項目は手動で入力が必要ですが、申請者の負担を大幅に軽減できます。
パソコンだけでなくスマホにも対応しているサービスが多いため、移動中やちょっとしたスキマ時間も有効活用できるでしょう。
経理業務の負担軽減
経費精算システムでは申請者だけでなく、承認者の負担も軽減されます。
これまでは手書きの書類をチェックする必要がありましたが、システムで申請を管理することで差し戻しが手軽に行えるようになります。
申請に不備があった場合にわざわざ申請者に直接連絡するのではなく、経理側で修正しシステム上で情報を共有するだけで済みます。
また、予め設定しておくことで申請方法が間違っていた場合、エラーを表示させることができます。
誤った申請を経理側が処理する手間が省けるのは嬉しいポイントですね。
さらに、申請期限が近くなっても申請をしていない社員を抽出する機能もあるため、催促も手軽に行えるでしょう。
経費精算システムは最終的に承認された精算データをCSVやAPIで出力し、給与計算システムへ直接連携すると経理業務の負担を軽減してくれます。
経費精算システムは給与計算システムへ直接連携すると、さらに経理業務の負担を軽減できます。
承認された精算データをCSVやAPIで出力することで、手入力による転記ミスを防ぐことができるため、振り込みに関連する一連の業務を大幅に効率化できます。
申請者と経理間のコミュニケーションによるストレス軽減
経費精算システムは申請者や承認者などの情報がデータとして残るため、無用なトラブルを避ける効果が期待できます。
誰が承認して誰が物品購入を行ったのかなどが明確になるため、申請者も安心して経費精算できます。
また、修正が必要な際もわざわざ承認者の元を訪れる必要がないため、時間的なコストも減りますし、申請者の精神的なストレスも減ります。
このように、必要のないストレスやトラブルを防ぐ効果も期待できるでしょう。
経費精算システムの選び方・比較ポイント
経費精算システムとひと口に言っても様々なサービスがリリースされています。
システムをより効果的に活用するためには、自社に合った最適なサービスを選ぶ必要があります。
この項目では、以下の選定ポイントについてそれぞれ詳しく解説していきます。
IT技術で記入や入力などが自動化されているか
経費精算システムを導入するうえで、最新のIT技術で業務の効率アップが図れるという点は非常に重要です。
そのため、導入を検討しているサービスがこれまでの手入力の申請や承認作業を、広範囲でしっかりと自動化してくれるのかは確認する必要があります。
サービスの中には入力した経費の合計金額は算出してくれるけど、肝心な交通機関の経路や料金などが手入力となっているケースもあります。
最新のサービスであれば、乗換案内システムが内蔵されているため、利用区間を選択するだけで簡単に運賃まで入力できます。
ICカードを読み取り履歴をデータ化できるシステムに対応したサービスを選ぶと、さらに効率良く経費精算ができるでしょう。
経費精算システムにはWeb上にサービスのあるクラウド型と、自社サーバーにソフトとして導入するオンプレミス型があります。
常に最新IT技術の恩恵を受けるには、クラウド型がおすすめです。
- クラウド型：ユーザーの要望やシステムエラーが改善されたときでも、使用者側でアップデートを行う必要がない
- オンプレミス型：ソフトとして導入しているため、アップデートする場合はバージョンアップ作業が必要
長期的に利用するうえで、アップデートのしやすさも効率に直結しますので、導入形態についても検討すると良いでしょう。
製品ターゲットが自社に合っているかどうか
経費精算システムでは、自社の企業規模や使用目的などを把握しながら選定すると良いです。
例えば、基本的には交通費のみを経費として計上しており、交際費などは数えるほどしかない場合は、できるだけシンプルなシステムを選ぶ方が使いやすく価格も抑えられます。
主に中小企業の場合は、豊富な機能が搭載されたハイスペックなシステムではなく、できるだけシンプルで操作も簡単なサービスを選ぶと良いです。
そういったサービスの場合、月額料金も1人あたり500円などとなっているため、コストを抑えながら最適なシステム運用ができます。
一方で、大企業の場合は使用目的が多数あるケースが多いためプロジェクトに分けて経費精算ができる機能や経費の予算管理機能、交通チケットの予約機能など多機能なサービスが良いでしょう。
とはいえ、大企業向けな多機能なシステムの場合はそれだけ価格も上がります。
そのため、自社の企業規模や使用目的に合わせて、価格と機能のバランスを考えてシステムを選定しましょう。
特に、ツールの役割を明確に分けたい場合や、役割に合わせて特化した機能を使いたい場合は、ビジトラの「予算管理システムのおすすめ10選徹底比較！」や「プロジェクト管理ツールおすすめ13選を比較！」を参考にしてください。
カスタマイズ性は高いか
経費精算システムを選ぶポイントとして、カスタマイズ性も非常に重要です。
導入したは良いもののカスタマイズ性が低く、自社に合ったシステムとして機能しないのであれば意味がありません。
カスタマイズ性が高いサービスであれば、これまで使用していた申請書類の項目や記入方法などをできるだけ似せた形式に変更することもできます。
新しいシステムの導入では特に最初は利用者が戸惑い、逆に申請作業に時間がかかるケースも良くあります。
しかし、申請の形式や承認者経路などを簡単にカスタマイズできるタイプであれば、その心配もありません。
経費精算システムを選ぶ際は価格や単純な機能だけでなく、カスタマイズ性にも注目すると良いでしょう。
システムは洗練されているか
経費精算システムを検討するうえで、システムの洗練度にも注意が必要です。
洗練度というと少し難しいかもしれませんが、要は利用者目線で作られたサービスなのか、申請者と承認者、企業全体の効率アップなどをトータルで考えられたサービスかどうかです。
例えば申請者には使いやすいシステムであっても、承認者としては融通が利かないのであれば洗練度は低いと言えます。
経費精算システムはあくまでツールなので、システムの利用者がどれだけ直感的に使いやすく効果的に業務を効率化できるのかがポイントです。
そのため価格やシェア率だけでなく、自社の社員が使いやすいサービスなのかをしっかりと確認すると良いでしょう。
経費精算システムを導入するメリット5選
経費精算システムを導入すると業務の効率アップや書類管理の簡略化など、様々なメリットがあります。
その中でも、この項目では以下のメリットについて詳しく解説します。
社外からの申請が可能
経費精算システムでは、パソコンはもちろんスマホに対応しているサービスもあるため、会社に居なくても手元で手軽に申請ができます。
これまでは会社で申請書類を作成し、会社にいる承認者に渡すという流れが一般的でしたが、システムを導入すれば書類作成の時間や承認者の在社確認が不要です。
パソコンやスマホでは申請だけでなく、当然承認も行えます。
そのため、申請者と承認者の両方においてメリットのあるシステムと言えるでしょう。
領収書やレシートの撮影で申請時の負担軽減
経費精算システムでは、領収書やレシートなどをスマホで撮影して読み込むことで、自動的に情報を入力させることができます。
品目などの一部の情報は手動で入力が必要となりますが、領収書をもらったその場でスマホで撮影し入力できるため非常に便利です。
その結果、経費申請のスピード感も上がるため経理業務の効率化にも繋がります。
また、自動入力してくれることで難しい入力が不要となるため、申請のハードルが下がり精神的な負担の軽減も期待できるでしょう。
電子マネーと連携するシステムもある
経費精算システムでは電子マネーと連動して、決済情報を読み取り経費申請に活用できるサービスもあります。
また、経費の立て替えや支払いをJ-Coin Payなどと連携させ、お金の流れをキャッシュレスで完結させることも可能です。
キャッシュレス化できることで手間の軽減だけでなく、手数料にかかる費用の削減にも繋がるため、無駄なコストを抑えることができるでしょう。
定期区間内の交通費自動控除やICカードの読み取りが可能
経費精算システムではSuicaやPASMOなど、一部のICカードを連動させられる機能が搭載されたサービスがあります。
カードを読み込むだけで履歴などの情報がデータとして反映されるため、交通費申請の手間が大幅に省けます。
また、定期区間内の交通費自動控除の設定なども行えるため、手間が省けるだけでなく不正や入力ミスの防止にも繋がります。
そのため、経理としても業務の効率化が図れるでしょう。
ペーパーレス化による領収書紛失防止と保管場所のコスト削減
経費精算システムには、領収書や請求書などの証憑書類を電子保存できる機能を備えたサービスが多くあります。
紙で受け取った領収書は、電子帳簿保存法のスキャナ保存要件を満たして保存すれば、紙の原本保存が不要になる場合があります。
そのため、経理担当者が領収書を回収・確認・ファイリングする手間を減らしやすく、書類の紛失リスクや保管スペースの削減にもつながります。
また、電子保存された証憑は日付・金額・取引先などで検索しやすいため、後から確認が必要になった場合も紙の書類を探すよりスムーズです。
ただし、電子データで受け取った請求書や領収書は、原則として電子取引データとして保存する必要があります。
経費精算システムを選ぶ際は、電子帳簿保存法に対応しているか、検索性や改ざん防止の要件を満たせるかも確認しておくと安心です。
経費精算システムを導入する上での注意点
経費精算システムは様々な便利機能があるため、効果的に活用することで簡単に業務の効率化が図れます。
一方で、導入するうえでは以下のような注意点もあります。
この項目では、上記の注意点を詳しく解説していきます。
難しいシステムだと従業員が対応できず運用が困難
経費精算システムの導入は上層部や経営陣が検討すると思いますが、実際にツールを利用するのは現場で動く従業員です。
その従業員にとって分かりやすく、扱いやすいツールかどうかは十分に検討する必要があります。
申請に複雑な作業が必要なシステムを導入した場合、ツールに慣れるまでは業務効率が下がり、上手く通常業務が回らなくなってしまう可能性もあります。
また、複雑だからこそ操作ミスなども起きてしまうため、多機能だけど極端に操作が難しいツールなどには注意が必要です。
システムを導入する際は、利用者目線でどの会社のサービスにするか検討すると良いでしょう。
すべての作業がシステム化できるわけではない
経費精算システムを活用すれば、多くの作業をデータでシステム化し効率アップが図れますが、全ての作業に対応しているわけではありません。
細かい情報や承認などについては人力が必要となるため、一部はアナログな作業が必要です。
そのため、システムを導入すれば全てがシステム化できるわけではないことをしっかりと理解しておきましょう。
また、価格や機能に注目してサービスを選ぶと、肝心なシステム化したかった工程が対応していないなどのトラブルも起きてしまいます。
自社でシステム化したい業務と、検討しているサービスがそれに対応しているかは導入前に必ず確認しましょう。
なかなか判断が難しい場合は、実際にメーカーに問い合わせてみるのもおすすめです。
周知資料の作成や運用方法について考えなければならない
経費精算システムを活用する場合、多くの社員が利用することとなります。
そのため、導入するにあたって利用方法のマニュアルや運用のルールなどはしっかりと共有しておく必要があるでしょう。
マニュアルなどを作成しない場合、新しいツールを使いこなすまでに時間がかかってしまい、ツールを導入することで逆に非効率となってしまいます。
また、新しいシステムの利用は人によっては心理的な負担が高い場合があります。
なので導入の理由や時期、運用にあたって発生するメリットや注意点なども共有しておくとよりスムーズにシステムを運用できます。
会社はあくまで人間の力で回っているため、ツールの導入が目的とならないよう社員への配慮が必要と言えるでしょう。
注意点への対応方法はある
繰り返しになりますが、経費精算システムを頻繁に利用するのは現場の従業員です。
従業員が使いやすいツールを選ぶ必要があるというのは、効率アップに欠かせない要素です。
そのうえで、新システムの導入には現場の戸惑いが付きものなので、事前に導入目的や運用のルールなどを共有することも大事です。
また、何かトラブルが起きた際にすぐに解決できるサポート体制が整っているかも重要です。
会社全体で利用者の使い勝手が良いようシステムをカスタマイズするだけでなく、カスタマーサポートの質も重要です。
システムの運用で起きたトラブルに対して迅速に対応してくれるのか、対応は丁寧なのかどうかは可能であれば導入前に確認しておくと良いです。
トラブルが起きた場合どうしたら良いのかが明確になっていると、利用者の精神的な負担を軽減できるため、サポート体制にも注目する必要があるでしょう。
経費精算システムを導入する上でよくある質問
この項目では、以下のような経費精算システムへのよくある質問をご紹介します。
- 経費精算システムの効果はすぐに現れるのか？
- 経費精算システムを導入して効果が出るまでは、ある程度時間がかかると言えます。
というのも、新システムに対して従業員が慣れるまでは逆に時間がかかるケースもありますし、入力したデータの分析にもある程度の情報量が必要です。
そのため、システムの効果が実感できるまではある程度時間が必要でしょう。
一方で、システムを導入する前に従業員に対して利用目的や解決したい部分、簡単な操作マニュアルなどを共有することで、効果が得られるまでの時間を短縮することはできるでしょう。
事前準備を行うことで従業員の心理的な負担も軽減できるため、スムーズな運用が可能となります。
- 将来を見据えた経費精算システムの選び方とは？
- 長期的に効果を発揮する経費精算システムを選ぶには、カスタマイズ性が重要です。
自社の申請フローが変わった際に柔軟に対応できないツールでは、使いにくいままで運用することとなるため、逆に効率は悪くなってしまいます。
しかし、フォーマットの変更や方針の変更に対応できるツールであれば、事業と寄り添う形でシステム運用ができるでしょう。
また、経費精算システムを長期的に活用するには、税制やIT技術などを常に最新の状態に保っておくことも重要です。
クラウド型のサービスを選択しておくと、定期的にシステムをアップデートしてくれるため、情勢に合わせた最新システムが利用できます。
サーバーにソフトをインストールするオンプレミス型でも運用はできますが、アップデート業務が必要となるたびに業務が増えてしまいます。
そのため、クラウド型のサービスを選択した方が、長期的な利便性は高いと言えるでしょう。
- 比較的安い経費精算システムはどれ？
- 比較的安価な経費精算システムとしては、「マネーフォワード クラウド経費」や「freee」が挙げられます。これらは月額数千円から利用可能で、中小企業や個人事業主におすすめです。
機能は必要最小限に抑えられていますが、基本的な経費精算業務をカバーしており、コストパフォーマンスに優れています。
- 経費精算システムの料金相場は？
- 経費精算システムの料金相場は、利用人数や機能によって大きく異なります。
一般的に、小規模企業向けのプランでは月額3,000円〜5,000円程度から、中規模企業向けのプランでは月額10,000円〜30,000円程度が相場となっています。
大企業向けの高機能なシステムになると、月額50,000円以上かかる場合もあるでしょう。
- 経費精算システム・ソフトのシェアランキングは？
- 経費精算システム・ソフトのシェアランキングは、正確な数値を公表している機関が少ないため、明確なランキングを示すのは困難です。
しかし、業界内で広く認知されているシステムとしては、「Concur Expense」「マネーフォワード クラウド経費」「freee」「楽楽精算」などが挙げられます。
これらのシステムは、導入実績や顧客満足度が高く、多くの企業で利用されています。しかしシェアだけでなく、自社のニーズに合った機能や使いやすさも重要な選定基準となるでしょう。
- 無料で使える経費精算システムはある？
- 完全無料の経費精算システムは稀で、多くは無料トライアルを実施しています。例えば、「マネーフォワード クラウド経費」や「freee」では、無料トライアルやデモを活用することで、本格的に導入する前に使用感を試すことができます。
- 経費精算システムはクラウドとパッケージどちらがおすすめ？
- 近年は、クラウド型の経費精算システムが人気を集めています。
クラウド型は初期投資が少なく、常に最新版を利用できる点が大きなメリット。また、リモートワークにも対応しやすく、スマートフォンからの利用も容易です。
一方、パッケージ型は、セキュリティ面で不安がある企業や、カスタマイズ性を重視する企業に適しています。
選択の際は、自社のIT環境や業務の特性、セキュリティポリシーなどを考慮して判断しましょう。
- 簡単に使えると評判の経費精算システムは？
- 簡単で使いやすい経費精算システムは数多くありますが、なかでも「楽楽精算」はシンプルで直感的な操作性が高く評価されている経費精算システムです。
スマホアプリから領収書を撮影するだけで自動でデータ化され、申請や承認もワンタップで完了。また、交通系ICカードとの連携で交通費の自動計上もできるほか、幅広い会計ソフトとデータ連携も可能です。
- 旅費精算システムを比較する際のポイントは？
- 旅費精算システムを比較する際のポイントとしては、以下が挙げられます。
・交通費自動計算機能や経路検索連携の有無
・出張手配サービスとの連携の有無
・宿泊費・日当の自動計算機能の有無
・海外出張への対応有無
・多通貨対応や為替レート自動適用の有無
さらに、社内規定との整合性や、承認フローのカスタマイズ性なども比較のポイントとなります。これらの機能を総合的に評価し、自社の出張頻度や規模に合ったシステムを選択することが大切です。
