「あの契約書、どこに保管したっけ？」「契約の更新期限、うっかり忘れていたら…」契約書の管理に関するこうしたお悩みはありませんか？

適切な契約書管理システムを導入することで、これらの課題は解決可能です。煩雑な検索や期限管理から解放され、担当者はより戦略的な法務業務や事業部支援といった、企業の成長に直結する業務へ専念できるようになります。

本記事では、年間100社以上のバックオフィスDX化を支援してきた専門コンサルタントが、おすすめの契約書管理システム15選を徹底比較します。

さらに、失敗しない選び方のポイントから導入メリットまで、初めて検討する方が知りたい情報を網羅的に解説します。

この記事を読めば、自社の課題を解決してくれる最適なシステムが見つかります。ぜひ最後までご覧ください。

契約書管理システムとは？Excel・紙管理の限界と導入の必要性

契約書の管理と聞いて、どこから手をつければ良いか悩まれている担当者様は少なくありません。

契約書管理システムとは、契約書の作成から締結、保管、更新まで、契約に関するあらゆる情報を一元管理し、関連業務を効率化する専門ツールのことです。

多くの企業では、今もキャビネットでの紙管理やExcel台帳での管理が主流かもしれません。

しかし、これらの従来の方法には、業務効率の低下やセキュリティリスクといった、事業の成長を妨げる多くの限界が潜んでいます。

本記事では、まずその限界を明らかにし、なぜ今システム導入が必要なのかを解説します。

契約書管理システムの主な機能一覧

契約書管理システムを導入すると、これまで手作業で行っていた多くの業務を自動化・効率化できます。

ITに詳しくない方でも、どのようなことが可能になるのか、まずは主な機能を見ていきましょう。

これらの機能が、日々の煩雑な業務をどのように変えるのかを具体的にイメージすることが、システム選定の第一歩となります。

紙や電子といった形式を問わず、全ての契約書を一つのデータベースで管理できるようになります。

これにより、書類が社内に散在する状況を防ぎます。

また、契約書名だけでなく本文中の文言からも検索できる「全文検索」機能は、必要な情報を探す時間を劇的に短縮します。さらに、担当者が忘れがちな契約更新の期限を自動で通知してくれるアラート機能や、役職ごとに閲覧権限を細かく設定できる機能は、管理ミスや情報漏洩のリスクを大幅に低減させます。

承認プロセスを電子化するワークフロー機能も、押印のための出社をなくし、意思決定の迅速化に貢献するでしょう。

紙の契約書管理で起こりがちな4つの課題

ファイリングされた大量の契約書を前に、ため息をついた経験はありませんか。紙媒体での管理は、一見確実なようで見過ごせない課題を多く抱えています。これらは日常業務を圧迫するだけでなく、放置すれば企業の信用問題や事業継続に関わる重大なリスクにも直結しかねません。DX化の第一歩として、まずはこれらの現状課題を正しく認識することが不可欠です。

「あの取引先との契約書はどこに？」とキャビネットを探し回る時間は、人件費の無駄以外の何物でもありません。契約書が増えれば保管スペースを圧迫し、倉庫代などのコストもかさみます。

また、火災や水害といった災害による物理的な紛失リスクは常に存在します。さらに、オフィスに行かなければ契約内容を確認できない状況は、テレワークを推進する上での大きな障壁です。担当者が手帳などで管理している更新期限も、見落とせば有利な条件での更新機会を逃すだけでなく、意図しない自動更新で不利益を被る可能性すらあるのです。

Excelでの契約書管理が抱える5つのリスク

「うちはExcelで管理しているからデジタル化は完了している」そうお考えの担当者様もいらっしゃるかもしれません。しかし、多くの企業を見てきた私の経験から申し上げると、Excelでの管理は一見便利なようで、実は多くのリスクを内包しています。手軽さの裏に潜む危険性を理解し、なぜ専門システムが必要なのかをご判断いただくことが重要です。

手入力に頼る管理台帳は、契約日や金額の入力ミスといったヒューマンエラーが起こりがちです。作成者独自のルールで運用されているファイルは、異動や退職で誰も更新できない「ブラックボックス」と化すケースも少なくありません。

複数人がファイルをコピーして編集すれば、「どれが最新版かわからない」という事態に陥り、情報の先祖返りが頻発します。また、ファイルはパスワードをかけたとしても容易にコピーやメール送信ができてしまうため、重要な契約情報が外部に漏洩するリスクも常に付きまといます。これらはExcelの限界であり、事業の根幹を揺るがしかねないリスクなのです。

【一目でわかる】契約書管理システムおすすめ14社の料金・機能比較一覧表

契約書管理システムは数多く存在しますが、それぞれに特徴や強みがあります。自社に最適なサービスを見つけるためには、まず全体像を把握し、各社の違いを比較することが重要です。

ここでは、本記事でご紹介する「管理特化型」「契約プロセス効率化型」「多機能・連携型」の全15社について、特徴や料金を一覧で比較します。この表で自社の課題解決に繋がりそうなサービスをいくつかピックアップし、この後の詳細な解説で自分に合うかを確認してみてください。

【管理特化型】紙・Excel管理から脱却したい企業向けおすすめシステム5選

ここでは、契約書の「管理」に特化したシステムを5つ厳選してご紹介します。契約書の作成や承認フローの電子化も重要ですが、まずは「山積みの紙の契約書を整理したい」「Excel台帳の更新漏れや検索の手間から解放されたい」という、最も切実な課題の解決を最優先したい企業様に最適なタイプです。

これらのシステムは、AIによる情報抽出や強力な検索機能、期限の自動通知といった、管理業務の根幹を支える機能に優れています。契約管理DXの第一歩として、確実な一手を打ちたい担当者様は、ぜひここからご検討ください。

LegalForceキャビネ：AIが契約情報を自動でデータベース化

「LegalForceキャビネ」は、AI契約審査システムで実績のある株式会社LegalOn Technologiesが提供する契約管理システムです。

社内に眠る大量の紙の契約書や、ファイルサーバーに散在する電子データを効率的に管理したい企業に最適です。

このシステムはAIの力で契約書を「使える資産」へと変え、手作業での情報入力に費やしていた時間を大幅に削減します。

煩雑な管理台帳の作成業務を根本から見直すきっかけとなるでしょう。

最大の強みは、契約書をアップロードするだけでAIが契約当事者名や契約期間などの重要項目を自動抽出し、管理台帳を作成する点です。

これにより、担当者が一件一件手入力する手間がほぼ不要になります。

また、本文全体を対象とした高度な検索機能により、「秘密保持」といったキーワードからも関連契約を瞬時に探し出せます。

さらに、AI契約審査システム「LegalForce」との連携で、契約審査から管理まで一気通貫での効率化が可能です。

「過去の契約書のデータ化が進まない」「手作業での台帳作成から解放されたい」といった課題を抱える担当者にとって、非常に心強いソリューションです。

OPTiM Contract：初期費用0円で始められるAI契約書管理

「OPTiM Contract」は、初期費用0円から導入できる手軽さが魅力のAI契約書管理システムです。

「まずは費用を抑えてスモールスタートしたい」と考える企業にとって、最適な選択肢の一つとなるでしょう。

システム導入の初期投資というハードルを下げ、シンプルな料金体系と操作性で、契約書管理DXの第一歩を力強く後押しします。

最大の強みは、初期費用がかからない点にあります。

月額費用も契約書の保管数に応じた明瞭なプランのため、導入の承認を得やすいでしょう。

AIが契約書を読み取り、契約相手や契約期間といった情報を自動で台帳化するため、データ入力の手間を大幅に削減できます。

さらに、電子帳簿保存法の要件を満たした設計なので、法改正への対応という点でも安心です。

「予算は限られているが、Excel管理からは脱却したい」という切実な課題を抱える中小企業の法務・総務担当者にとって、現実的で効果的な一手となるサービスです。

Contract One：紙も電子も正確にデータ化し一元管理

「Contract One」は、名刺管理サービスで有名なSansan株式会社が提供する契約書管理システムです。社内に大量の紙の契約書が眠っており、AIによる自動読み取りだけではデータ化の正確性に不安を感じる企業に特に適しています。AIとオペレーターの組み合わせによる99.9%というデータ化精度が、他社サービスにはない大きな特徴です。

最大の強みは、AI-OCRが読み取った情報をオペレーターが目視で補正する点にあります。これにより、複雑な形式の契約書でも極めて高い精度で情報がデータベース化されます。また、箱に詰めて送るだけで紙の契約書をスキャンしてくれる代行サービスもあり、担当者の負担を大幅に軽減します。データ化の正確性を何よりも重視し、過去の膨大な紙の契約書を確実に資産化したい企業にとって、非常に頼もしいサービスと言えるでしょう。

楽々Document Plus：契約書からその他文書まで幅広く対応

「楽々Document Plus」は、住友電工情報システムが長年開発・提供する電子帳簿保存法に対応した文書管理システムです。契約書管理はもちろんのこと、稟議書やISO文書、図面など、社内に存在するあらゆる文書を一元管理したいと考えている企業に適しています。契約書管理を入り口に、将来的な全社的なペーパーレス化まで見据えている企業にとって、非常に拡張性の高い選択肢です。

このシステムの強みは、契約書管理に留まらない点です。部門ごとにバラバラに管理されている様々な文書を一つのシステムに集約できます。また、細やかなアクセス権限設定や承認ワークフロー機能は、内部統制の強化にも大きく貢献します。文書の種類を問わず、社内のあらゆる知的財産を安全に管理・活用したい企業にとって、長期的な視点で見ても価値のある投資となるでしょう。

MyQuick：ユーザー数無制限でコストパフォーマンスに優れる

「MyQuick」は、インフォコム株式会社が提供する文書情報管理システムです。このシステムの最大の魅力は、多くのサービスが採用するID課金制ではなく、ユーザー数無制限のライセンス体系である点です。法務や総務部門だけでなく、営業担当者など、社内の多くの従業員が契約書情報にアクセスする可能性がある企業にとって、コストを気にせず全社展開できるのが大きなメリットです。

強みは、なんと言ってもその圧倒的なコストパフォーマンスにあります。将来的に従業員が増えても追加のライセンス費用が発生しないため、長期的な運用コストを正確に把握できます。また、誰でもマニュアルなしで使えるようなシンプルな操作性も特徴で、システム導入時の教育コストを抑制します。コストを抑えつつ、全部門で利用できる情報共有基盤を構築したい企業にとって、非常に費用対効果の高い選択肢となるでしょう。

【契約プロセス効率化型】作成・締結から管理まで一元化したい企業向けおすすめシステム5選

続いては、契約書の管理だけでなく、作成から承認、締結、そして保管まで、契約業務の全プロセスを一元的に効率化したい企業様向けのシステムをご紹介します。契約書の保管・検索が楽になっても、作成依頼や社内承認のやり取りがメールや口頭のままでは、業務全体の効率化には限界があります。

ここで紹介するシステムは、いわゆるCLM（契約ライフサイクル管理）と呼ばれる領域をカバーし、承認ワークフローや電子契約サービスとの連携機能に強みを持っています。

法務部門だけでなく、営業部門など関係部署全体を巻き込んで、契約業務のスピードとガバナンスを向上させたい企業様は、ぜひご注目ください。

LegalOn：AIレビューから管理まで法務業務全体をサポート

「LegalOn」は、契約書の管理だけでなく、法務業務の根幹である契約書レビュー（審査）の品質向上と効率化を同時に実現するサービスです。契約締結前のリスクチェックに多くの時間を要していたり、レビュー品質が担当者によってばらついていたりする課題を抱える企業に最適です。AIによる契約書レビュー支援と管理機能が一体となっている点が、他社サービスにはない大きな強みです。

このシステムの最大の特徴は、契約書ファイルをアップロードするだけでAIが瞬時に不利な条項や欠落条項を指摘してくれるレビュー支援機能です。これにより、担当者の経験年数に依存しない、質の高いレビュー体制を構築できます。締結後は、レビュー履歴と共に契約書が保管され、一気通貫での管理が可能です。契約業務の属人化を防ぎ、組織全体の法務レベルを底上げしたい企業にとって、最適なソリューションと言えるでしょう。

クラウドサイン：国内シェアNo.1の電子契約サービスと連携

「クラウドサイン」は、弁護士ドットコム株式会社が提供する、国内導入社数No.1の電子契約サービスです。契約書管理だけでなく、まずは「脱ハンコ」を実現し、契約締結のスピードを上げたいというニーズが強い企業に最適です。取引先がすでに利用している可能性が高く、電子契約への移行がスムーズに進めやすいのが、トップシェアサービスならではの大きなメリットです。

強みは、その高い信頼性と普及率にあります。相手方も安心して利用できるため、電子契約の導入障壁を大きく下げてくれます。締結した電子契約書は自動でクラウド上に保管され、管理台帳も作成されるため、締結から管理までシームレスな業務フローを構築可能です。契約締結のスピードアップを最優先し、その流れで管理体制も整えたい企業にとって、最も導入しやすい選択肢の一つと言えるでしょう。

電子印鑑GMOサイン：電子契約から管理までワンストップで実現

「電子印鑑GMOサイン」は、GMOグローバルサイン・ホールディングスが提供する電子契約サービスです。このサービスは、一般的な電子契約で用いられるメール認証ベースの「契約印タイプ」に加え、マイナンバーカードとも連携可能な、より厳格な本人確認ができる「実印タイプ」の電子署名も利用できるのが大きな特徴です。セキュリティレベルの高さを重視する企業に適しています。

強みは、契約の重要度に応じて署名タイプを柔軟に使い分けられる点です。これにより、コストとセキュリティの最適なバランスを取ることが可能になります。また、月額基本料金に加えて、送信料が1件ごとに発生する分かりやすい料金体系も魅力です。締結した契約書は自動で保管され、フォルダ分けや検索機能も標準で備わっています。コストを意識しつつも、重要な契約では法的効力の高い電子署名を利用したいと考える企業に最適なサービスです。

マネーフォワード クラウド契約：バックオフィス業務との連携がスムーズ

「マネーフォワード クラウド契約」は、会計ソフトなどで有名な株式会社マネーフォワードが提供する電子契約・契約書管理サービスです。契約業務だけでなく、その後の請求書発行や会計処理まで含めたバックオフィス業務全体を効率化したい企業に最適なソリューションです。すでに同社の他サービスを利用している場合は、特にスムーズな導入が期待できます。

最大の強みは、契約締結の情報を使って「マネーフォワード クラウド請求書」で請求書を作成したり、会計処理に連携したりできる点です。これにより、契約業務がバックオフィス内で孤立せず、データ連携によって手入力の手間やミスを削減します。契約を起点とした業務フロー全体の最適化を目指す企業にとって、非常に価値の高いサービスと言えるでしょう。

WAN-Sign：電子証明書による厳格な本人確認で高いセキュリティ

「WAN-Sign」は、長年にわたり企業の重要書類を預かってきた情報資産管理の専門企業、NXワンビシアーカイブズが提供する電子契約・契約管理サービスです。特に、契約締結におけるセキュリティレベルを最大限に高めたい企業に適しています。情報管理のプロが運用する安心感と、堅牢なセキュリティ基盤が他社サービスとの大きな違いです。

このサービスの強みは、一般的なメール認証に加えて、第三者機関が発行する「電子証明書」を用いた電子署名に対応している点です。これにより、なりすましリスクを極限まで低減し、極めて高いレベルの本人性を担保します。また、原本管理を知り尽くした企業が運営するため、長期保管の信頼性も抜群です。セキュリティガバナンスを最重要視し、機密性の高い契約を扱う企業にとって、これ以上なく心強い選択肢となるでしょう。

【多機能・連携型】法務DXを推進したい企業向けおすすめシステム4選

最後に、契約書管理という枠組みを超え、法務業務全体のDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進したい企業様向けのシステムをご紹介します。これらの多機能・連携型システムは、SFA/CRM（顧客管理システム）や会計システムといった、社内の他システムと連携することに強みを持っています。

契約データを単に保管・管理する守りの体制から、営業活動や経営判断にデータを活用する「攻めの法務」へと進化させることを目指します。

単なる業務効率化の先にある、データに基づいた戦略的な事業運営を実現したい企業様は、ぜひ参考にしてください。

Docusign CLM：グローバル基準の契約ライフサイクル管理

「Docusign CLM」は、世界180カ国以上で利用される電子署名サービス「Docusign」が提供する、本格的な契約ライフサイクル管理（CLM）システムです。海外の取引先との契約が多い企業や、すでにSalesforceなどの外部システムを導入しており、連携を前提とした業務全体の自動化を目指す企業に最適です。

最大の強みは、Salesforceの商談情報から契約書を自動作成したり、承認プロセスをシステム上で完結させたりと、契約業務を飛躍的に効率化できる点です。契約データを分析し、リスク管理や意思決定に活用することも可能になります。契約業務をバックオフィス内で完結させず、営業活動と直結させて全社的な生産性向上を目指す企業にとって、強力な武器となるでしょう。

ContractS CLM：契約プロセスの可視化とデータ活用を推進

「ContractS CLM」は、契約業務プロセス全体の「見える化」と、蓄積された契約データの活用に強みを持つ国産のCLM（契約ライフサイクル管理）システムです。「誰がボールを持っているのか分からない」「承認に時間がかかりすぎる」といった、契約プロセスの非効率性に課題を感じている企業に最適です。契約業務のボトルネックを特定し、継続的な改善を促すことを目的としています。

このシステムの強みは、各契約の進捗状況がダッシュボードで一覧でき、承認の滞留などを即座に把握できる点です。また、過去の契約データや交渉履歴も一元管理されるため、類似案件の際に参照しやすく、業務の属人化を防ぎます。単に電子化するだけでなく、データに基づいて契約業務プロセスそのものを見直し、最適化したいと考える企業にとって、強力な推進力となるでしょう。

GVA manage：スタートアップ・ベンチャーの法務機能強化に

「GVA manage」は、契約書管理に加えて、法務相談の受付や案件管理、登記情報管理など、法務部門が担当する業務を幅広くカバーするサービスです。法務担当者が少人数、あるいは他業務と兼任していることが多いスタートアップやベンチャー企業に最適です。契約管理を起点に、属人化しがちな法務業務全体の仕組み化を実現します。

強みは、契約書だけでなく、事業部からの様々な法務相談やその対応履歴まで一元管理できる点です。これにより、法務ナレッジを組織に蓄積できます。また、忘れがちな会社の登記情報や許認可の更新期限も管理でき、重要な手続きの漏れを防ぎます。これから法務部門の体制を本格的に構築していきたい成長企業にとって、その土台作りを力強くサポートするサービスです。

ConPass：紙・電子のハイブリッドな契約管理を実現

「ConPass」は、文書情報管理の専門企業である株式会社日本パープルが提供する契約書管理DXサービスです。電子契約へ移行したいものの、過去の膨大な紙の契約書の扱いに頭を悩ませている企業に最適です。紙と電子の契約書が社内に混在する過渡期をスムーズに乗り越えるための、現実的なソリューションを提供します。

このサービスの強みは、電子で締結した契約書と、スキャンしてデータ化した紙の契約書を、同じプラットフォーム上で横断的に管理できる点です。また、単なるシステム提供に留まらず、文書管理の専門家が導入設計から運用まで伴走してくれるため、ITに詳しくない担当者でも安心です。自社のリソースを割かずに、専門家の力で着実にDXを進めたい企業にとって、非常に心強いパートナーとなるでしょう。

失敗しない！契約書管理システムの選び方 6つの重要ポイント

数多くの契約書管理システムを前に、どれが自社に最適なのかを見極めるのは簡単なことではありません。多機能で魅力的に見えるシステムも、自社の課題や規模に合っていなければ、コストがかかるだけで宝の持ち腐れになりかねないのです。

多くの企業の導入支援をしてきた経験から、システム選びで後悔しないためにチェックすべき6つの重要ポイントを解説します。この視点を持つことで、初めてのシステム導入でも、自信を持って最適な選択ができるようになります。

ポイント1：自社の課題を解決できる機能が揃っているか

システム選びで最も重要なのは、まず自社の課題を明確にすることです。課題が曖昧なままでは、不要な高機能にコストを払ったり、逆に必要な機能がなくて導入後に後悔したりする原因になります。何に一番困っているのかを具体的に言語化し、それを解決できる機能があるかを判断軸にしましょう。

例えば、「過去の契約書を探すのに時間がかかる」のが課題なら、キーワード検索だけでなく全文検索機能が必須（Must）です。「契約更新の案内漏れが多い」のであれば、更新期限のアラート機能は譲れません。

一方で、「AIによるリスクレビュー機能」は、あれば便利（Want）だが、まずは管理体制を整えることが先決、といったように優先順位をつけます。その上で、無料トライアルなどを活用し、必須機能が自社の業務フローに合う形で使えるかを必ず確認しましょう。

ポイント2：ITが苦手な人でも直感的に使える操作性か

どんなに高機能なシステムでも、実際に使う従業員が使いこなせなければ意味がありません。特に、法務や総務だけでなく、営業担当者など様々な部署の人が使う可能性があるため、誰にとっても分かりやすい操作性であることは非常に重要です。導入後に「使い方が難しい」という理由で利用されなくなり、結局Excel管理に戻ってしまった、という失敗例は驚くほど多いのです。

選定の際は、ITツールに不慣れな人でも直感的に操作できるか、という視点を持ちましょう。文字の大きさやボタンの配置など、日々の業務でストレスなく使えるデザインかを確認します。

無料トライアル期間中には、必ず管理部門だけでなく、実際に利用する可能性のある現場の従業員にも触ってもらうことをお勧めします。複数の視点から「これなら使えそうだ」という声が上がるシステムを選ぶことが、導入成功の鍵となります。

ポイント3：自社のセキュリティポリシーを満たしているか

契約書は、取引情報や個人情報を含む、企業の最重要機密情報の一つです。そのため、システムを選定する上でセキュリティ対策が万全であることは絶対条件と言えます。万が一にも情報漏洩が発生すれば、企業の社会的信用を大きく損なう事態になりかねません。自社が求めるセキュリティレベルをクリアしているか、厳しくチェックする必要があります。

具体的には、データが暗号化されているか、国内外の信頼できるデータセンターで管理されているかを確認しましょう。また、「誰が」「いつ」「どの契約書に」アクセスしたかのログが取れるか、部署や役職に応じて閲覧・編集権限を細かく設定できるかも重要です。

ISMS（ISO27001）のような第三者機関によるセキュリティ認証を取得しているかは、客観的な信頼性の指標となります。自社の情報システム部門とも相談しながら、安心して機密情報を預けられるシステムを選定してください。

ポイント4：費用対効果が見込める料金体系か

システム導入にあたって、費用は避けて通れない重要な選定ポイントです。ただし、単純に月額費用の安さだけで判断するのは危険です。自社の利用規模や将来的な拡張性を考慮し、長期的な視点で最も費用対効果の高い料金体系のシステムを選ぶことが肝心です。

料金体系は、主に利用ユーザー数に応じて課金される「ID課金制」と、ユーザー数無制限で月額料金が固定のプランがあります。法務部門など一部の部署で利用するならID課金制、全社的に展開するならユーザー数無制限プランの方がコストを抑えられる可能性があります。

また、基本料金に含まれる機能の範囲や、契約書の保管数、AI-OCRの利用量などに追加料金が発生しないかも含め、トータルコストで比較検討することが失敗しないためのポイントです。

ポイント5：電子契約サービスなど外部システムと連携できるか

契約書管理システムを、社内で孤立したツールにしないためにも、他のシステムとの連携性は重要なチェックポイントです。特に、すでに電子契約サービスを導入している場合や、将来的に顧客管理システム（SFA/CRM）などと連携させたいと考えている場合は、API連携が可能かどうかを事前に確認しておきましょう。

例えば、電子契約サービスと連携できれば、締結した契約書が自動で管理システムに保管され、手作業でのアップロードの手間が省けます。また、SalesforceなどのSFA/CRMと連携できれば、商談情報と契約書情報が紐づき、営業活動の効率化や契約更新案内の自動化にも繋がります。

将来的な全社的な業務効率化を見据え、拡張性の高いシステムを選んでおくことをお勧めします。

ポイント6：導入後の運用を支援するサポート体制は手厚いか

システムは、導入したら終わりではありません。むしろ、導入してからが本当のスタートです。運用する中で出てくる疑問点やトラブルに、迅速かつ丁寧に対応してくれるサポート体制があるかは、システムを長く活用していく上で非常に重要です。特に初めてシステムを導入する場合、手厚いサポートの有無が導入の成否を分けることもあります。

具体的には、導入時の初期設定や、過去の契約書のデータ移行を支援してくれるかを確認しましょう。また、運用中に不明点が出た際に、電話やメールですぐに相談できる窓口があるかは安心材料になります。無料トライアル期間中に、あえてサポートに問い合わせをしてみて、その対応の速さや質を確かめてみるのも一つの有効な手段です。自社と二人三脚で運用を支援してくれる、信頼できるパートナーを選びましょう。

契約書管理システム導入のメリット5選と注意すべきデメリット

システム導入を上司に説明し、承認を得るためには、そのメリットを具体的に示すことが不可欠です。同時に、導入に伴うデメリットや懸念点も事前に把握し、対策を考えておくことで、より説得力のある提案が可能になります。

ここでは、多くの企業が実感している5つの大きなメリットと、導入前に理解しておくべき2つのデメリット、そしてその対策をセットで解説します。良い面と注意点を両方理解し、自信を持って導入計画を進めましょう。

契約書管理システム導入で得られる「5つ」のメリット

契約書管理システムの導入は、日々の煩雑な業務から担当者を解放するだけでなく、企業全体に多くのプラスの効果をもたらします。これまで当たり前だと思っていた非効率な作業や、見過ごされていたリスクが解消され、より生産性の高い業務に集中できる環境が整います。

最大のメリットは、契約書を探す時間がほぼゼロになることです。キーワード検索で必要な情報を瞬時に見つけ出せます。また、システムの自動アラート機能が更新期限の管理漏れを防ぎ、意図しない契約失効や自動更新といったリスクを回避します。

アクセス権限の管理や閲覧ログの記録は、情報漏洩を防ぎ内部統制を強化します。さらに、電子契約を活用すれば印紙代や郵送費も不要になり、場所を選ばず業務ができるためテレワークの推進にも大きく貢献するでしょう。

契約書管理システム導入前に理解しておくべき「2つ」のデメリット

させるための重要な鍵となります。ここで挙げる2つの点は、多くの企業が直面する課題ですが、適切な準備をすれば十分に乗り越えることが可能です。

当然ながら、システムの導入には初期費用や月額のランニングコストが発生します。しかし、これは契約書を探す時間（人件費）や印紙代・郵送費の削減効果を試算し、費用対効果を明確にすることで、経営層の理解を得やすくなります。

もう一つの課題は、新しいツールへの変更に対する社内の抵抗です。これを乗り越えるためには、誰でも直感的に使える操作性のシステムを選び、導入の目的やメリットを丁寧に説明することが不可欠です。簡単な運用ルールからスモールスタートすることも、スムーズな定着を促す有効な手段です。

契約書管理システムに関するよくある質問（Q&A）

ここまでシステムの選び方やメリット・デメリットを解説してきましたが、導入を具体的に考え始めると、さらに細かい疑問点が出てくることでしょう。特に、初めてシステム導入を担当される方からは、運用に関する具体的な質問が多く寄せられます。

ここでは、そうした「よくある質問」の中から特に重要なものを取り上げ、Q&A形式で簡潔にお答えします。最後の不安をここで解消し、次の一歩を踏み出しましょう。

まとめ：自社に最適な契約書管理システムを選ぶための重要ポイント

本記事では、おすすめの契約書管理システム15選に加え、そのメリット・デメリットや失敗しないための選び方について、専門家の視点から詳しく解説しました。

煩雑な契約書管理業務から解放され、より生産性の高い業務に集中するためには、自社の課題に最適なシステムを見つけることが何よりも重要です。最後に、システムを選ぶ上で特に重要なポイントを改めて確認しましょう。

この記事が、貴社に最適な契約書管理システムを見つける一助となれば幸いです。まずは気になるシステムの資料請求や無料トライアルを試し、その第一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。

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