経費精算システムは、これまで書類で行っていた申請業務をデータで管理できるシステムです。
経費精算システムを導入すれば、これまで手入力が必要だった経費申請の多くを自動化できるため、企業全体の時間的コストを削減できるでしょう。
この記事では、「経費精算システムの機能やおすすめのサービス」について詳しく解説していきます。
- 交通費や備品購入などの申請、承認がデータで管理できる
- 領収書やレシートをスマホで撮影して自動でデータ入力してくれる
- 仕訳データを自動生成して会計ソフトに読み込むことで手間が省ける
目次
経費精算システムとは？クラウド型ならではの特徴も
経費精算システムは経費の申請やチェック、承認などの業務の効率化を図るシステムです。
主にクラウド型のサービスが多く、これまで手入力で手間がかかっていた経費精算業務の負担が減ることで、事業全体の効率アップが期待できます。
また、パソコンだけでなくスマホで利用できるサービスも多く、領収書などをスキャンして自動で情報を読み取る機能が搭載しているものもあります。
特定のICカードとの連携も可能で、公共交通機関の移動区間や料金を自動で入力するシステムもあります。
さらに、清算業務が自動化するだけでなく、手入力によって起きていた入力ミスや虚偽の申請を防止する効果もあります。
そのため、申請者だけでなく承認者への負担も軽減するでしょう。
主要な基本機能
経費精算システムの機能はサービスによって異なりますが、基本的な機能は共通しているケースが多いです。
主な基本機能は以下の通りです。
それぞれ詳しく解説していきます。
ルート検索とのデータ連携
経費精算システムはネット上で詳しい運賃などの情報が確認でき、そのままシステムに反映できるため入力ミスや手間を省けます。
また、一部のICカードと連動できるため、カードに入力されている情報を読み込むこともできます。
申請者が正しい経路で交通機関を利用しているかが正確に分かるため、不正防止に繋がり経理側の負担も減らすことができるでしょう。
経費申請・承認機能
従来の経費精算の方法では、Excelなどに情報を入力して印刷し、直接承認者である上司などに提出します。
承認者も1枚1枚書類を確認し、情報の不備や不正がないかをチェックするため、多くの時間的コストが発生してしまいます。
一方で、経費精算システムではクラウドなどでデータを管理しやり取りができ、入力の不備を事前に通告したり、まだ申請していない社員などを一発で検索できるようになります。
このような経費精算をデータベースで管理できる機能は、事業のスムーズな発展に繋がるでしょう。
会計ソフトとのデータ連携
経費精算システムでは、民間の会計ソフトと連動できる機能があり、連動させることによって精算のほとんどをデータで管理できるようになります。
会計ソフトとの連動は経理の負担が減るだけでなく、手動による入力ミスなどを防ぐ効果もあります。
より正確に経費管理が可能となるため、業務の最適化が期待できるでしょう。
経費精算システムと並行して会計ソフトの導入も検討している場合は、ビジトラの「クラウド会計ソフトおすすめ6選を徹底比較！事業規模別に最適なソフトを紹介」を参考にしてください。
便利な4種類の機能
経費精算システムの中には、基本機能以外にも便利な機能が搭載されています。
主に以下のような機能が採用されています。
それでは、それぞれ詳しく解説していきます。
データ生成
経費精算システムでは入力された経費や入出金の情報から、仕訳データを作成することができます。
また、必要経費を社員に支払うためのデータ生成が可能なサービスなどもあるため、事業に必要な様々なデータを簡単に作成し閲覧できます。
これまでは書類ベースで行っていた申請のためだけの情報を、システムのデータベース上で可視化することで、事業の運用に役立てることができます。
作成したデータの共有も手軽に行えるため、事業全体の効率化に繋がるでしょう。
データ分析
経費精算システムには、入力したデータの分析機能があるサービスも多いです。
データとして経費情報を管理することによって、事業全体としての経費の無駄が明確になります。
どの部分に原因があり、どうやって改善するのかなど、具体的な運用方法などを含めて分析できるため、必要経費の最適化が行えます。
経費精算システムは入出力の自動化に注目されやすいですが、データの2次利用による分析も重要な機能と言えるでしょう。
スマートフォン対応
経費精算システムはパソコンで操作するイメージが強いですが、ここ最近はスマートフォンにも対応したサービスが増えています。
これまでは出張費や営業による交通費などは、会社に戻ってからパソコンで行う必要がありました。
また、承認者も出張などで中々会社に居ないことが多いため、経費フローは滞りやすい傾向にありました。
しかし、スマートフォンで申請が可能であれば移動中やちょっとしたスキマ時間を有効活用できます。
承認者としても会社に居なくても手軽に承認作業ができるため、業務が円滑に進みます。
また、スムーズに経費申請が済ませられることで、催促する手間も省けるため、大幅な時間的コストの軽減が期待できるでしょう。
証憑書類の管理
経費精算において領収書や注文書、納品書などの証憑書類の管理や照合は人的負担がかかります。
ですが、経費精算システムでは少ない手順で証憑書類と清算内容の照合機能が搭載されているサービスもあります。
証憑書類の原本が必要となる場面を出来るだけ減らして、経理の負担を大幅に減らすことができます。
加えて、人間のチェックミスの防止にも繋がるため、清算内容と照合して合わないリスクも極力減らせるでしょう。
経費精算システムを導入する目的｜面倒な経費精算を簡単に
経費精算システムを導入する目的は企業によって様々ですが、主に以下のような項目が考えられます。
上記について、それぞれ詳しく解説していきます。
申請作業の時間削減
経費精算システムでは経費の申請業務を効率化することができます。
出張や営業のため公共交通機関を使うことも多いですが、経費精算システムを導入すると乗車区間を選択するだけで自動で料金が計算されます。
利用区間ごとに1つずつ手入力していく手間が省けるため、大幅に業務効率が上がります。
手動で入力する場合、入力ミスが起こったり悪意のある虚偽申請の防止にも繋がります。
また、SuicaやPASMOなど特定のICカードを取り込むことができる点も特徴です。
さらにレシートや領収書などをスキャンして、大まかな情報を自動で登録することも可能です。
品目など一部の項目は手動で入力が必要ですが、申請者の負担を大幅に軽減できます。
パソコンだけでなくスマホにも対応しているサービスが多いため、移動中やちょっとしたスキマ時間も有効活用できるでしょう。
経理業務の負担軽減
経費精算システムでは申請者だけでなく、承認者の負担も軽減されます。
これまでは手書きの書類をチェックする必要がありましたが、システムで申請を管理することで差し戻しが手軽に行えるようになります。
申請に不備があった場合にわざわざ申請者に直接連絡するのではなく、経理側で修正しシステム上で情報を共有するだけで済みます。
また、予め設定しておくことで申請方法が間違っていた場合、エラーを表示させることができます。
誤った申請を経理側が処理する手間が省けるのは嬉しいポイントですね。
さらに、申請期限が近くなっても申請をしていない社員を抽出する機能もあるため、催促も手軽に行えるでしょう。
申請者と経理間のコミュニケーションによるストレス軽減
経費精算システムは申請者や承認者などの情報がデータとして残るため、無用なトラブルを避ける効果が期待できます。
誰が承認して誰が物品購入を行ったのかなどが明確になるため、申請者も安心して経費精算できます。
また、修正が必要な際もわざわざ承認者の元を訪れる必要がないため、時間的なコストも減りますし、申請者の精神的なストレスも減ります。
このように、必要のないストレスやトラブルを防ぐ効果も期待できるでしょう。
経費精算システムの選び方・比較ポイント
経費申請システムとひと口に言っても様々なサービスがリリースされています。
システムをより効果的に活用するためには、自社に合った最適なサービスを選ぶ必要があります。
この項目では、以下の選定ポイントについてそれぞれ詳しく解説していきます。
IT技術で記入や入力などが自動化されているか
経費精算システムを導入するうえで、最新のIT技術で業務の効率アップが図れるという点は非常に重要です。
そのため、導入を検討しているサービスがこれまでの手入力の申請や承認作業を、広範囲でしっかりと自動化してくれるのかは確認する必要があります。
サービスの中には入力した経費の合計金額は算出してくれるけど、肝心な交通機関の経路や料金などが手入力となっているケースもあります。
最新のサービスであれば、乗換案内システムが内臓されているため、利用区間を選択するだけで簡単に運賃まで入力できます。
ICカードを読み取り履歴をデータ化できるシステムに対応したサービスを選ぶと、さらに効率良く経費精算ができるでしょう。
経費精算システムにはWeb上にサービスのあるクラウド型と、自社サーバーにソフトとして導入するオンプレミス型があります。
常に最新IT技術の恩恵を受けるには、クラウド型がおすすめです。
- クラウド型：ユーザーの要望やシステムエラーが改善されたときでも、使用者側でアップデートを行う必要がない
- オンプレミス型：ソフトとして導入しているため、アップデートする場合はバージョンアップ作業が必要
長期的に利用するうえで、アップデートのしやすさも効率に直結しますので、導入形態についても検討すると良いでしょう。
製品ターゲットが自社に合っているかどうか
経費精算システムでは、自社の企業規模や使用目的などを把握しながら選定すると良いです。
例えば、基本的には交通費のみを経費として計上しており、交際費などは数えるほどしかない場合は、できるだけシンプルなシステムを選ぶ方が使いやすく価格も抑えられます。
主に中小企業の場合は、豊富な機能が搭載されたハイスペックなシステムではなく、できるだけシンプルで操作も簡単なサービスを選ぶと良いです。
そういったサービスの場合、月額料金も1人あたり500円などとなっているため、コストを抑えながら最適なシステム運用ができます。
一方で、大企業の場合は使用目的が多数あるケースが多いためプロジェクトに分けて経費精算ができる機能や経費の予算管理機能、交通チケットの予約機能など多機能なサービスが良いでしょう。
とはいえ、大企業向けな多機能なシステムの場合はそれだけ価格も上がります。
そのため、自社の企業規模や使用目的に合わせて、価格と機能のバランスを考えてシステムを選定しましょう。
特に、ツールの役割を明確に分けたい場合や、役割に合わせて特化した機能を使いたい場合は、ビジトラの「予算管理システムのおすすめ10選徹底比較！」や「プロジェクト管理ツールおすすめ13選を比較！」を参考にしてください。
カスタマイズ性は高いか
経費精算システムを選ぶポイントとして、カスタマイズ性も非常に重要です。
導入したは良いもののカスタマイズ性が低く、自社に合ったシステムとして機能しないのであれば意味がありません。
カスタマイズ性が高いサービスであれば、これまで使用していた申請書類の項目や記入方法などをできるだけ似せた形式に変更することもできます。
新しいシステムの導入では特に最初は利用者が戸惑い、逆に申請作業に時間がかかるケースも良くあります。
しかし、申請の形式や承認者経路などを簡単にカスタマイズできるタイプであれば、その心配もありません。
経費精算システムを選ぶ際は価格や単純な機能だけでなく、カスタマイズ性にも注目すると良いでしょう。
システムは洗練されているか
経費精算システムを検討するうえで、システムの洗練度にも注意が必要です。
洗練度というと少し難しいかもしれませんが、要は利用者目線で作られたサービスなのか、申請者と承認者、企業全体の効率アップなどをトータルで考えられたサービスかどうかです。
例えば申請者には使いやすいシステムであっても、承認者としては融通が利かないのであれば洗練度は低いと言えます。
経費精算システムはあくまでツールなので、システムの利用者がどれだけ直感的に使いやすく効果的に業務を効率化できるのかがポイントです。
そのため価格やシェア率だけでなく、自社の社員が使いやすいサービスなのかをしっかりと確認すると良いでしょう。
経費精算システムのおすすめ12選・徹底比較
現在多くの経費精算システムがリリースされていますが、中でも以下のサービスは人気が高くおすすめです。
| システム名 | TOKIUM | ジンジャー(jinjer) 経費 | バクラク経費精算 | Concur Expense | ジョブカン経費精算 | Traveler’sWAN SaaS | らくらく旅費精算 | マネーフォワード クラウド経費 | 楽楽精算 | J’s NAVI NEO | HRMOS経費 | Ci*X Expense |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 月額料金 | 10.000円/1社 | 660円～/1人 | 20,000円～/1社 | 29,000円/50人 | 400円/1人 | 230,000円/1社 | 300円/1人 | 2,980円～/1社 | 30,000円～/1社 | 30,000円/1社 | 29,000円～/1社 | お問い合わせ |
| OCR入力対応 | 〇 | ✕ | 〇 | 〇 | ✕ | 〇 | ✕ | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| 会計ソフト連携 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | ✕ | 〇 | 〇 |
| 特徴 | データ精度が 99.9％以上 | 中小から大手まで 対応している | デジタル化を促進 | 世界シェア率が高い | 承認経路を自動で 変えられる | 業種や規模を問わない | 申し込みから 導入まですぐできる | テレワーク対応 | 専任スタッフの サポートあり | 社内規定に柔軟に対応 | 導入後のサポートあり | 直感的に使用できる |
上記では12社のシステムをご紹介しましたが、この中からいくつかのシステムを選んで比較してみることがおすすめです。
実際に使い勝手や細かい仕様を知るには、資料請求をしてみることが重要で、システムによっては30日程度の無料お試しができる場合もあります。
ここからは、上記のサービスを1つずつ詳しく解説していきます。
TOKIUM｜充実したサポートが魅力の経費精算システム
出典：https://www.keihi.com/expense/
TOKIUMは、株式会社TOKIUMが提供するクラウド経費計算システムです。
紙のやり取りを電子化し、経費精算業務を90％以上カットできます。
導入前と導入後で経費計算にかける時間を10分の1にすることも可能で、多くの企業で導入がされています。
他にも、99.9％のデータ精度を誇り、申請時のデータミスをなくすことも可能です。
サポート体制も充実していて、専任の導入コンサルタントが導入までをしっかりサポートしてくれるので、安心して導入が進められるでしょう。
| 運営会社 | 株式会社TOKIUM |
|---|---|
| 料金プラン | ビジネスプラン：10,000円 エンタープライズプラン：100,000円 |
| 会計ソフト等との連携 | 自動連携 API連携 |
| サポート体制 | TEL・メール |
| 便利機能 | 領収書画像の自動データ化 全銀データ出力 |
バクラク経費精算｜簡単で使いやすい経費精算システム
出典：https://bakuraku.jp/expense
バクラク経費精算とは、継続率99％以上の経費精算システムです。
シリーズ累計2000社以上の導入実績を誇っています。
初期費用は無料で、月額費用も2万～と高くないコストで運用することが可能です。
操作画面も簡単に使用できるものになっていて、機械に強くない従業員でも操作することができます。
スマホアプリでの領収書アップロードも可能なので、外出先でもストレスなく使用できるでしょう。
| 運営会社 | 株式会社LayerX |
|---|---|
| 料金プラン | 20,000円～ |
| 会計ソフト等との連携 | API連携：〇 連携可能システム：バクラクシリーズ |
| サポート体制 | TEL・メール・ウェビナー |
| 便利機能 | OCR入力：〇 オペレーター代行：- クレジットカード連携：- |
Concur（コンカー） Expense｜大手企業でも導入実績を誇る経費精算システム
出典：https://www.concur.co.jp/expense-management
Concur Expenseは株式会社コンカーが提供しているサービスで初期費用は無料、月額料金は50ユーザーで29,000円～となっています。
国内外で人気な経費精算システムで、国内だけでも1,000社以上の導入実績があります。
交通費などの基本的な経費精算はもちろん、内臓されたConcur Travelというシステムを活用して出張の予約や申請も行うことができます。
キャッシュレス決済やICカードなどの読み取り機能もあるため、移動履歴から自動でデータ入力が可能。
さらにスマホでも利用可能で、領収書などを撮影して読み取ることもできます。
多くの機能を取り揃えているため、中小企業から大企業まで幅広いニーズに応えてくれるサービスです。
| 運営会社 | 株式会社コンカー |
|---|---|
| 料金プラン | ・中小向け(Expense Standard only)：29,000円/月～ ・大企業向け(Expense Standard エントリー)：要見積もり |
| 会計ソフトとの連携 | API連携：◎ 連携可能システム：SanSan・会計ソフト・SAP・法人カード・Uber・駅すぱあと・Times・グローバルWi-Fi・PayPay・交通系ICカードなど |
| サポート体制 | TEL・ヘルプページ |
| 便利機能 | OCR入力：◎ オペレーター代行：〇 クレジットカード連携：◎ |
Traveler’sWAN SaaS｜クラウドやオンプレミスなどから選べる経費精算システム
出典：https://www.hitachi-systems.com/ind/travelerswan/
Traveler’sWAN SaaSは株式会社日立システムズが提供するサービスで初期費用が400,000円、月額料金が230,000円～となっています。
Traveler’sWAN SaaSははクラウド型やオンプレミス型、SaaS型からシステム形態を選べますが、形態によって月額料金などが大きく異なります。
旅費や経費精算に特化したサービスで、これまでにおよそ820社以上の導入実績があります。
チケット手配やICカード、乗換案内サービスなどとの連携も可能なため、大幅な作業コストの軽減が期待できます。
電子帳簿保存にも対応しているため、長期的な利用ニーズにも応えてくれます。
| 運営会社 | 日立システムズ |
|---|---|
| 料金プラン | ・400円/1ライセンス ・20,000円～ |
| 会計ソフト等との連携 | API連携：◎ 連携可能システム：交通系ICカード |
| サポート体制 | ヘルプページ・メール |
| 便利機能 | OCR入力：- オペレーター代行：- クレジットカード連携：◎ |
マネーフォワード クラウド経費｜直感的に操作できる経費精算システム
出典：https://rk2.mugen-corp.jp/ryohi/
マネーフォワード クラウド経費は株式会社マネーフォワードが提供するサービスで初期費用は0円、月額料金は2,980円～となっています。
システム名にもあるようにクラウド型のサービスで、直感的に使えるシンプルな操作性が特徴です。
パソコンだけでなくスマホからも利用でき、領収書やレシートを写真で撮影するだけで自動的にデータとして読み込ませることも可能。
また、同社の他サービスとも連携が可能で給与などのデータも合わせて管理できます。
料金プランも事業規模によって豊富に用意されているため、無駄なく経費精算作業を効率化できるでしょう。
| 運営会社 | 株式会社マネーフォワード |
|---|---|
| 料金プラン | ・スモールビジネス：2,980円～(6人以上の場合1人につき500円/月) ・ビジネス：4,980円～(6人以上の場合1人につき500円/月) |
| 会計ソフト等との連携 | API連携：◎ 連携可能システム：弥生会計オンライン・大蔵大臣NX・勘定奉行クラウド・COMPANY・交通系ICなど |
| サポート体制 | TEL・ヘルプページ・チャット |
| 便利機能 | OCR入力：◎ オペレーター代行：〇 クレジットカード連携：◎ |
楽楽精算｜中小企業から大企業まで幅広い導入実績を持つ経費精算システム
出典：https://www.rakurakuseisan.jp/
楽楽精算は株式会社ラクスが提供するサービスで初期費用は100,000円、月額料金はユーザー数により変動しますが30,000円～となっています。
システム形態がクラウドタイプで、パソコンだけでなくスマホでも気軽に利用できます。
領収書の読み取り機能もあるため、今まで時間がかかっていたデータ入力作業が大幅に短縮されます。
また、申請の際に入力に誤りがあるとエラーメッセージが出るようにも設定できるため、承認側としても負担が減ります。
会計ソフトや振り込み代行サービスとの連動や各種データ作成など、豊富な機能が搭載されたハイスペックなサービスです。
| 運営会社 | 株式会社ラクス |
|---|---|
| 料金プラン | 30,000円/月～ |
| 会計ソフト等との連携 | API連携：◎ 連携可能システム：弥生会計オンライン・大蔵大臣NX・Plaza-i・SAP・COMPANY・ZeeM会計 |
| サポート体制 | TEL・メール |
| 便利機能 | OCR入力：◎ オペレーター代行：〇 クレジットカード連携：◎ |
J’s NAVI NEO｜出張費精算におすすめの経費精算システム
J’s NAVI NEOは株式会社JTBビジネストラベルソリューションズが提供するサービスで初期費用は0円、月額料金は30,000円～となっています。
基本的な経費精算はもちろん仕訳データの自動生成や、会計ソフトとの連携など豊富な機能が搭載されています。
カスタマイズ性にも優れているため、会社が規定していたこれまでのフォーマットを活かしながらシステム導入ができます。
またJTBが提供するサービスなのでチケット購入機能が充実しており、システム上でチケットを購入した場合は一括会社請求になります。
つまり従業員の立て替えが不要となるため、社員への負担を減らすこともできます。
導入前後のサポートも手厚いため、安心して利用できるでしょう。
| 運営会社 | 株式会社JTBビジネストラベルソリューションズ |
|---|---|
| 料金プラン | ・J’s NAVI NEO ベーシック：30,000円/月～(50人まで) ・J’s NAVI NEO スイート：35,000円/月～(50人まで) |
| 会計ソフト等との連携 | API連携：◎ 連携可能システム：交通系IC・法人カード・勘定奉行クラウド・チケット手配・乗換案内Biz. |
| サポート体制 | TEL |
| 便利機能 | OCR入力：〇 オペレーター代行：- クレジットカード連携：◎ |
【大企業向け】経費精算システムおすすめ2選
ここでは経費精算システムの中でも、特に大企業におすすめのサービスをご紹介します。
1つずつ詳しく解説していきます。
HRMOS（ハーモス）経費｜業種問わず多くの人気を集める経費精算システム
出典：https://www.ezsoft.co.jp/ekeihi/
HRMOS経費はイージーソフト株式会社が提供するサービスで初期費用が0円、月額料金が29,000円～となっています。
これまでに企業だけでなく大学や金融機関など、およそ2,100社以上の導入実績があります。
基本的な経費精算機能はもちろん、ICカードの読み取りや登録制限、交通機関の定期区間控除機能など豊富なツールが揃っています。
サービス自他もクラウド型とオンプレミス型の2種類あるため、自社の業態に合わせて最適なシステムを導入できるでしょう。
| 運営会社 | イージーソフト株式会社 |
|---|---|
| 料金プラン | ・クラウド型：29,000円～(50ユーザー)/月 ・オンプレミス型：6,000円～/月 |
| 会計ソフト等との連携 | API連携：- 連携可能システム：会計ソフト・法人カード・Amazonビジネス・駅すぱあと |
| サポート体制 | TEL・ヘルプページ・メール・チャット |
| 便利機能 | OCR入力：◎ オペレーター代行：- クレジットカード連携：◎ |
Ci*X Expense｜大手企業・グループ経営向けの経費精算システム
出典：https://gms.dentsusoken.com/cix/solution/expense/
Ci*X Expenseは株式会社電通国際情報サービスが提供しているサービスで初期費用は0円、料金は一括で4,800,000円となっています。
クラウド型とオンプレミス型から選択でき、直感的な操作性で分かりやすい点が特徴です。
データ入力の際の予測変換も質が高いため、自動入力以外の部分でも入力コストを抑えることができます。
また会社内だけでなく外出先でも利用できるため、場所に縛られずスキマ時間を有効活用できます。
さらに申請方法の違うものについてはエラーメッセージで警告でき、メッセージもカスタマイズが可能です。
豊富な機能とカスタマイズ性を兼ね備えているため、多くのニーズに応えてくれるでしょう。
| 運営会社 | 株式会社電通国際情報サービス |
|---|---|
| 料金プラン | お問い合わせ |
| 会計ソフト等との連携 | API連携：- 連携可能システム：Ci*X シリーズ |
| サポート体制 | TEL・メール |
| 便利機能 | OCR入力：- オペレーター代行：- クレジットカード連携：- |
【中小企業向け】経費精算システムおすすめ3選
ここでは、経費精算システムの中でも、特に中小企業におすすめのサービスをご紹介します。
1つずつ詳しく解説していきます。
ジョブカン経費精算｜リーズナブルで中小企業におすすめの経費精算システム
ジョブカン経費精算は株式会社Donutsが提供するサービスで初期費用が0円、月額料金は1ユーザーあたり400円～となっています。
基本的な経費精算機能はもちろん、ICカードの読み取り機能や仕訳データの自動生成機能などがあります。
作成した仕訳データは会計ソフトにそのまま取り込めるため、経理業務の大幅コスト削減ができます。
また電子帳簿保存機能もあるため、書類の保存場所の確保や紛失などの心配もありません。
比較的リーズナブルに導入できますし、30日間のお試し期間もあるため、経費精算システムを気軽に試したい場合にもおすすめです。
| 運営会社 | 株式会社Donuts |
|---|---|
| 料金プラン | ・400円/1ユーザーあたり ・600円/1ユーザーあたり・ワークフローとの連携プラン |
| 会計ソフト等との連携 | API連携：〇 連携可能システム：freee会計・弥生会計オンライン・勘定奉行クラウド・マネーフォワード クラウド会計・PCAクラウド会計・JDL |
| サポート体制 | TEL・ヘルプページ・メール・チャット |
| 便利機能 | OCR入力：- オペレーター代行：- クレジットカード連携：◎(三井住友VISAコーポレートカード) |
らくらく旅費精算｜小口現金の精算も可能な経費精算システム
出典：https://rk2.mugen-corp.jp/ryohi/
らくらく旅費精算は株式会社無限が提供するサービスで初期費用が100,000円、月額料金は1ユーザーあたり300円～となっています。
らくらく旅費精算ではICカードの読み取り機能が搭載されており、定期区間控除も自動的に行ってくれるため、申請業務の負担が軽減できます。
導入前のサポートはもちろん、トラブルが起きた際の訪問サポートも実施しているため、安心して導入できます。
月額料金も1ユーザー単位で区切られているため、事業規模に最適な料金で運用できます。
クラウド型のサービスなため、初期設定さえ済ませればすぐに活用できるでしょう。
| 運営会社 | 株式会社無限 |
|---|---|
| 料金プラン | ・300円～/月 |
| 会計ソフト等との連携 | API連携：◎ 連携可能システム：駅すぱあと・地図連携・交通系IC |
| サポート体制 | TEL |
| 便利機能 | OCR入力：- オペレーター代行：- クレジットカード連携：- |
ジンジャー(jinjer)経費｜中小企業を中心に人気の経費精算システム
ジンジャー(jinjer)経費は、jinjer株式会社が提供するサービスで月額料金は1ユーザーあたり660円（税込）〜となっています。
交通費や交際費などの基本的な経費精算だけでなく、同社の他システムとの連動が可能で勤怠・人事管理などが行えるため、一括でデータ管理ができます。
1ユーザー660円〜で月額料金が設定されているため、会社の規模にあわせて柔軟に対応できます。
また、会計ソフトのフォーマットに合わせた仕訳データの出力や、「駅すぱあと」との連動により定期区間の自動控除なども行えます。
スマホでの操作も可能なため、出先の移動中やちょっとしたスキマ時間にサクッと申請することもできるでしょう。
| 運営会社 | jinjer株式会社 |
|---|---|
| 料金プラン | 初期費用：要問合せ 月額：660円（税込）/人〜 |
| 会計ソフト等との連携 | API連携：- 連携可能システム：：ジンジャー勤怠・ジンジャー人事労務などジンジャーシリーズ |
| サポート体制 | TEL・ヘルプページ・メール・チャット |
| 便利機能 | OCR入力：〇 オペレーター代行：- クレジットカード連携：〇 |
経費精算システムを導入するメリット5選
経費精算システムを導入すると業務の効率アップや書類管理の簡略化など、様々なメリットがあります。
その中でも、この項目では以下のメリットについて詳しく解説します。
社外からの申請が可能
経費精算システムでは、パソコンはもちろんスマホに対応しているサービスもあるため、会社に居なくても手元で手軽に申請ができます。
これまでは会社で申請書類を作成し、会社にいる承認者に渡すという流れが一般的でしたが、システムを導入すれば書類作成の時間や承認者の在社確認が不要です。
パソコンやスマホでは申請だけでなく、当然承認も行えます。
そのため、申請者と承認者の両方においてメリットのあるシステムと言えるでしょう。
領収書やレシートの撮影で申請時の負担軽減
経費精算システムでは、領収書やレシートなどをスマホで撮影して読み込むことで、自動的に情報を入力させることができます。
品目などの一部の情報は手動で入力が必要となりますが、領収書をもらったその場でスマホで撮影し入力できるため非常に便利です。
その結果、経費申請のスピード感も上がるため経理業務の効率化にも繋がります。
また、自動入力してくれることで難しい入力が不要となるため、申請のハードルが下がり精神的な負担の軽減も期待できるでしょう。
電子マネーと連携するシステムもある
経費精算システムでは電子マネーと連動して、決済情報を読み取り経費申請に活用できるサービスもあります。
また、経費の立て替えや支払いをLINE PayやJ-Coin Payなどと連携させ、お金の流れをキャッシュレスで完結させることも可能です。
キャッシュレス化できることで手間の軽減だけでなく、手数料にかかる費用の削減にも繋がるため、無駄なコストを抑えることができるでしょう。
定期圏内の交通費自動控除やICカードの読み取りが可能
経費精算システムではSuicaやPASMOなど、一部のICカードを連動させられる機能が搭載されたサービスがあります。
カードを読み込むだけで履歴などの情報がデータとして反映されるため、交通費申請の手間が大幅に省けます。
また、定期圏内の交通費自動控除の設定なども行えるため、手間が省けるだけでなく不正や入力ミスの防止にも繋がります。
そのため、経理としても業務の効率化が図れるでしょう。
ペーパーレス化による領収書紛失防止と保管場所のコスト削減
経費精算システムでは、経費申請に必要な領収書などをシステム上に電子保存できる機能を搭載しているサービスも多いです。
トラブルや不備があった際に原本は必要となりますが、書類で保管していると故意ではなくても紛失してしまう可能性が考えられます。
一方で領収書などを電子保存していれば、紛失の恐れもありませんし、必要なときにすぐに参照することができます。
さらに、書類を保管しておくスペースも不要となるため、保管場所を管理するコストも抑えることができるでしょう。
経費精算システムを導入する上での注意点
経費精算システムは様々な便利機能があるため、効果的に活用することで簡単に業務の効率化が図れます。
一方で、導入するうえでは以下のような注意点もあります。
この項目では、上記の注意点を詳しく解説していきます。
難しいシステムだと従業員が対応できず運用が困難
経費精算システムの導入は上層部や経営陣が検討すると思いますが、実際にツールを利用するのは現場で動く従業員です。
その従業員にとって分かりやすく、扱いやすいツールかどうかは十分に検討する必要があります。
申請に複雑な作業が必要なシステムを導入した場合、ツールに慣れるまでは業務効率が下がり、上手く通常業務が回らなくなってしまう可能性もあります。
また、複雑だからこそ操作ミスなども起きてしまうため、多機能だけど極端に操作が難しいツールなどには注意が必要です。
システムを導入する際は、利用者目線でどの会社のサービスにするか検討すると良いでしょう。
すべての作業がシステム化できるわけではない
経費精算システムを活用すれば、多くの作業をデータでシステム化し効率アップが図れますが、全ての作業に対応している訳ではありません。
細かい情報や承認などについては人力が必要となるため、一部はアナログな作業が必要です。
そのため、システムを導入すれば全てがシステム化できる訳ではないことをしっかりと理解しておきましょう。
また、価格や機能に注目してサービスを選ぶと、肝心なシステム化したかった工程が対応していないなどのトラブルも起きてしまいます。
自社でシステム化したい業務と、検討しているサービスがそれに対応しているかは導入前に必ず確認しましょう。
中々判断が難しい場合は、実際にメーカーに問い合わせてみるのもおすすめです。
周知資料の作成や運用方法について考えなければならない
経費精算システムを活用する場合、多くの社員が利用することとなります。
そのため、導入するにあたって利用方法のマニュアルや運用のルールなどはしっかりと共有しておく必要があるでしょう。
マニュアルなどを作成しない場合、新しいツールを使いこなすまでに時間がかかってしまい、ツールを導入することで逆に非効率となってしまいます。
また、新しいシステムの利用は人によっては心理的な負担が高い場合があります。
なので導入の理由や時期、運用にあたって発生するメリットや注意点なども共有しておくとよりスムーズにシステムを運用できます。
会社はあくまで人間の力で回っているため、ツールの導入が目的とならないよう社員への配慮が必要と言えるでしょう。
注意点への対応方法はある
繰り返しになりますが、経費精算システムを頻繁に利用するのは現場の従業員です。
従業員が使いやすいツールを選ぶ必要があるというのは、効率アップに欠かせない要素です。
そのうえで、新システムの導入には現場の戸惑いが付きものなので、事前に導入目的や運用のルールなどを共有することも大事です。
また、何かトラブルが起きた際にすぐに解決できるサポート体制が整っているかも重要です。
会社全体で利用者の使い勝手が良いようシステムをカスタマイズするだけでなく、カスタマーサポートの質も重要です。
システムの運用で起きたトラブルに対して迅速に対応してくれるのか、対応は丁寧なのかどうかは可能であれば導入前に確認しておくと良いです。
トラブルが起きた場合どうしたら良いのかが明確になっていると、利用者の精神的な負担を軽減できるため、サポート体制にも注目する必要があるでしょう。
経費精算システムを導入する上でよくある質問
この項目では、以下のような経費精算システムへのよくある質問をご紹介します。
- 経費精算システムの効果はすぐに現れるのか？
- 経費精算システムを導入して効果が出るまでは、ある程度時間がかかると言えます。
というのも、新システムに対して従業員が慣れるまでは逆に時間がかかるケースもありますし、入力したデータの分析にもある程度の情報量が必要です。
そのため、システムの効果が実感できるまではある程度時間が必要でしょう。
一方で、システムを導入する前に従業員に対して利用目的や解決したい部分、簡単な操作マニュアルなどを共有することで、効果が得られるまでの時間を短縮することはできるでしょう。
事前準備を行う事で従業員の心理的な負担も軽減できるため、スムーズな運用が可能となります。
- 将来を見据えた経費精算システムの選び方とは？
- 長期的に効果を発揮する経費精算システムを選ぶには、カスタマイズ性が重要です。
自社の申請フローが変わった際に柔軟に対応できないツールでは、使いにくいままで運用することとなるため、逆に効率は悪くなってしまいます。
しかし、フォーマットの変更や方針の変更に対応できるツールであれば、事業と寄り添う形でシステム運用ができるでしょう。
また、経費精算システムを長期的に活用するには、税制やIT技術などを常に最新の状態に保っておくことも重要です。
クラウド型のサービスを選択しておくと、定期的にシステムをアップデートしてくれるため、情勢に合わせた最新システムが利用できます。
サーバーにソフトをインストールするオンプレミス型でも運用はできますが、アップデート業務が必要となる度に業務が増えてしまいます。
そのため、クラウド型のサービスを選択した方が、長期的な利便性は高いと言えるでしょう。
- 比較的安い経費精算システムはどれ？
- 比較的安価な経費精算システムとしては、「マネーフォワード クラウド経費」や「freee」が挙げられます。これらは月額数千円から利用可能で、中小企業や個人事業主におすすめです。
機能は必要最小限に抑えられていますが、基本的な経費精算業務をカバーしており、コストパフォーマンスに優れています。
- 経費精算システムの料金相場は？
- 経費精算システムの料金相場は、利用人数や機能によって大きく異なります。
一般的に、小規模企業向けのプランでは月額3,000円〜5,000円程度から、中規模企業向けのプランでは月額10,000円〜30,000円程度が相場となっています。
大企業向けの高機能なシステムになると、月額50,000円以上かかる場合もあるでしょう。
- 経費精算システム・ソフトのシェアランキングは？
- 経費精算システム・ソフトのシェアランキングは、正確な数値を公表している機関が少ないため、明確なランキングを示すのは困難です。
しかし、業界内で広く認知されているシステムとしては、「Concur Expense」「マネーフォワード クラウド経費」「freee」「楽楽精算」などが挙げられます。
これらのシステムは、導入実績や顧客満足度が高く、多くの企業で利用されています。しかしシェアだけでなく、自社のニーズに合った機能や使いやすさも重要な選定基準となるでしょう。
- 無料で使える経費精算システムはある？
- 完全無料の経費精算システムは稀ですが、一部の機能を無料で利用できるサービスは存在します。例えば、「マネーフォワード クラウド経費」や「freee」では、基本的な経費管理機能を含む無料プランを提供しています。
しかし、無料プランでは機能や利用人数に制限があることが多く、本格的な経費精算業務には有料プランへのアップグレードが必要になる場合がほとんどです。
- 経費精算システムはクラウドとパッケージどちらがおすすめ？
- 近年は、クラウド型の経費精算システムが人気を集めています。
クラウド型は初期投資が少なく、常に最新版を利用できる点が大きなメリット。また、リモートワークにも対応しやすく、スマートフォンからの利用も容易です。
一方、パッケージ型は、セキュリティ面で不安がある企業や、カスタマイズ性を重視する企業に適しています。
選択の際は、自社のIT環境や業務の特性、セキュリティポリシーなどを考慮して判断しましょう。
- 簡単に使えると評判の経費精算システムは？
- 簡単で使いやすい経費精算システムは数多くありますが、なかでも「楽楽精算」はシンプルで直感的な操作性が高く評価されている経費精算システムです。
スマホアプリから領収書を撮影するだけで自動でデータ化され、申請や承認もワンタップで完了。また、交通系ICカードとの連携で交通費の自動計上もできるほか、幅広い会計ソフトとデータ連携も可能です。
- 旅費精算システムを比較する際のポイントは？
- 旅費精算システムを比較する際のポイントとしては、以下が挙げられます。
・交通費自動計算機能や経路検索連携の有無
・出張手配サービスとの連携の有無
・宿泊費・日当の自動計算機能の有無
・海外出張への対応有無
・多通貨対応や為替レート自動適用の有無
さらに、社内規定との整合性や、承認フローのカスタマイズ性なども比較のポイントとなります。これらの機能を総合的に評価し、自社の出張頻度や規模に合ったシステムを選択することが大切です。
