ワークフローシステムを導入したいけど何を選んでいいかわからない
自社におすすめなワークフローシステムを知りたい
世に出ているワークフローシステムの数は膨大です。
数多くある中から自社に合ったワークフローシステムを選ぶのは難しいでしょう。
そこで本記事では、ワークフローシステムを比較し、何がおすすめなのかをご紹介します。
自分で一から調べる手間を減らせるので、ワークフローシステムを探している人には参考になる記事です。
ぜひ最後まで見てもらえると嬉しいです。
目次
ワークフローシステムとは｜社内稟議を電子化できるシステムのこと
そもそもワークフローとはWork（仕事）とFlow（流れ）を組み合わせた言葉で、業務についての一連のやり取りの流れのことです。
業務において、誰がどのように申請し、誰からの承認が必要で、最終的な意思決定を誰がするのかという流れが存在します。
このように会社という組織の中で、複数人が関与する業務を、ルールに従ってあらかじめ決定した流れに沿った処理の流れがワークフローです。
ワークフローをシステムで管理するのがワークフローシステムです。
ワークフローで定めた業務の流れを自動化することができるので各種申請手続きなどを電子で行い、効率良くワークフローを管理できます。
ワークフローシステムの比較ポイント・選び方｜機能や使いやすさを確認しよう
はじめは数多く存在するワークフローシステムの中で、何を基準に選んだら良いのか迷ってしまう事でしょう。
ここでは、ワークフローを比較して選ぶときに考慮しておいたほうがいいポイントをご紹介します。
ワークフローシステムの比較ポイント①自社のニーズ・企業規模に合っているか
ワークフローの複雑性は企業規模に比例して変化します。
大手企業の場合、承認者が増えたり独自のルールがあったりと、ワークフローが煩雑化してしまいます。
大手企業では複雑なワークフローに対応できるシステムが求められるでしょう。
自社の悩みポイントを比較し、何が優先度の高い悩みなのかをしっかりと決めておくことが大切です。
複雑ではない承認フローなのに、承認ルートのカスタマイズ性が高いワークフローシステムを選んでしまうと、費用対効果が低くなってしまいます。
ワークフローシステムの比較ポイント②慣れ親しんだ書類のフォーマットに対応可能か
長年WordやExcelでワークフローを管理していた人に、いきなり新しいフォーマットの書類を使ってもストレスになってしまうでしょう。
ワークフローシステムによっては、使用中のExcelなどのフォーマットをそのまま流用できるものがあります。
しかし、フォーマットを新規で作成しないといけないワークフローシステムもあります。
慣れ親しんだ書類のフォーマットを使用したい場合には注意が必要です。
ワークフローシステムの比較ポイント③だれでも直感的に操作できるか
業務効率を改善する目的でワークフローシステムを導入しても、操作が難しければ最悪誰もワークフローシステムに触れなくなってしまいます。
お金だけ払い続けて、従来の紙でのワークフローに戻ってしまうともったいないです。
誰でも直感的に操作できる簡単な操作性のワークフローシステムを導入しましょう。
多くのワークフローシステムでは充実なマニュアルや、サポート体制が付与されているケースがあるので、きちんと事前に調べておきましょう。
ワークフローシステムおすすめ6選比較一覧表
| サービス名 | 承認TIME | バクラク申請 | Create!Webフロー | ジョブカンワークフロー | AgileWorks | 楽々WorkflowII |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 初期費用 | 無料 | 無料 | 無料 | 無料 | Standard：240万円 Enterprise：360万円 | 5万円 |
| 月額料金 | 10ID単位の料金となっており、10IDで3,000円 | 月額20,000円～ | 1ユーザーあたり月額500円(クラウド版) 50ユーザーライセンス60万円(パッケージ版) | 月額300円 / 1ユーザー (無料お試し期間は30日間) | Standard：36万円 Enterprise：54万円 | 1万円 / 月(基本料金)＋ 1ユーザーあたり500円 / 月 |
【比較】ワークフローシステムおすすめ6選｜機能や費用をまとめて解説
こちらではおすすめのワークフローシステムを比較してもらい、自社に合ったワークフローシステムの選定に役立てる内容となっています。
承認TIME｜リーズナブルで人気のワークフローシステム
出典：https://shonintime.sbi-bs.co.jp/
- スマートフォン・マルチOS対応
- マウス操作だけで文書フォームの作成が可能
承認TIMEは、1アカウント月額300円から使えるクラウド型のワークフローシステムです。
稟議申請、捺印申請をはじめとした社内文書の申請・決裁・保管業務を電子で管理することができます。
スマートフォン・マルチOS対応でリモートで申請・承認が可能になるので、外出や移動時間の有効活用につながります。
またテレワークでも書類管理は簡単です。
マウス操作だけで簡単に文書フォームを作成できます。
さらに、OR承認やAND承認など承認ルートを柔軟に設定できるので、複雑な承認フローにも対応可能です。
最短1週間で導入が可能なので、複雑な設定は必要ありません。
【料金表】
| 初期費用 | 無料 |
| 月額料金 | 10ID単位の料金となっており、10IDで3,000円 |
バクラク申請｜AI搭載で便利・簡単なワークフローシステム
出典：https://bakuraku.jp/workflow
- ワンストップで承認・申請・内部統制周りを強化
- AIの自動読み取り機能で、支払書・領収書を5秒でデータ化
バクラク申請は、初期費用無料・月額20,000円から使えるワークフローシステムです。
承認申請周りの業務をワンストップで効率化でき、どんな承認経路の設定も可能なので安心です。
もちろんスマートフォン・マルチOS対応で、リモートで申請・承認が可能になり外出や移動時間の有効活用につながります。
またバクラク請求書との連携で経理周りをさらに強化できるため、経理の強化をお考えの方にはぴったりのワークフローシステムです。
【料金表】
| 初期費用 | 無料 |
| 月額料金 | 月額20,000円～ |
Create!Webフロー｜中堅・大企業向けワークフローシステムとして人気
出典：https://www.createwebflow.jp/
- 「紙」になじみ深い業務シーンの効率化、業務改善
- 迷いなく操作できるデザイン
- 複雑な承認フローにも対応可能
Create!Webフローは、紙による申請・決裁業務を電子化するためのワークフローシステムです。
申請書の作成も承認時の押印もWebシステム上で完結させることができます。
申請する人/決済する人/管理者など組織の誰でも使いやすいような直感的な操作画面です。
必要な操作がすぐに理解できるデザインなので、初めて使う方でも迷いなく利用できます。
さらにCreate!Webフローは業務効率改善に優れていて、過去の申請や他システムのデータを再利用して、すばやく起票が可能です。
自動で決められた承認先へ書類を回してくれるので、時間や手間の削減に役立ちます。
また、誰が、いつ、何を申請・承認・決裁したかなどの進捗状況をいつでも確認できます。
導入から運用開始後までのサポート体制が充実していて、設定、運用で困ったときはすぐに解決可能です。
クラウド版だと、初期費用は無料で、1ユーザーあたり月額500円かかります。
パッケージ版だと、50ユーザーライセンスで60万円かかります。
【料金表】
| 初期費用 | 無料 |
| 月額料金 | 1ユーザーあたり月額500円(クラウド版) 50ユーザーライセンス60万円(パッケージ版) |
ジョブカンワークフロー｜使いやすい中小企業向けワークフローシステム
- 導入実績150,000社以上
- 直感的に操作しやすい画面設計
- 50を超える豊富なテンプレート
ジョブカンワークフローは、導入実績は150,000社以上で、非常に人気のワークフローシステムです。
直感的に操作しやすいワークフローシステムで、スマホでも簡単に申請・承認ができます。
スマホ上で撮影した書類などは簡単に添付でき、そのまま申請することも可能です。
ジョブカンワークフローは、申請・承認にかかる時間を約三分の一に削減するという目的を掲げています。
そのため意思決定を高速化してくれる機能が豊富です。
ジョブカンワークフローには下記のような機能があります。
- 50を超える豊富なテンプレートがあり、多彩な設定が可能
- 申請のステータスを一目で把握できる見やすい設計で、検索機能も充実
- 必須設定や入力制御機能があるので、申請の漏れやミスを削減
- クリックで簡単に経路を作成でき、どんな複雑な承認ルートでも作成可能
- ワンクリックで画面内の文言を英語に切り替えられる
- Google Workspace上の情報(ユーザーやグループ情報)をジョブカンワークフローに同期させることができる
利用開始から30日間は無料で全機能を制限なく使うことができます。
【料金表】
| 初期費用 | 無料 |
| 月額料金 | 月額300円 / 1ユーザー (無料お試し期間は30日間) |
AgileWorks｜システム連携も簡単にできるワークフローシステム
出典：https://www.atled.jp/agileworks/
- 大企業や中堅企業、グローバル企業などがターゲット
- 組織改編や業務変更などに強い
- 複雑な承認フローにも対応可能
AgileWorks(アジャイルワークス)は、シリーズ累計導入数4,000社以上の実績があるワークフローシステムです。運営元は株式会社エイトレッドとなります。
AgileWorksは、大企業や中堅企業、グローバル企業など大規模な企業での利用がターゲットです。
大規模組織での導入を想定しているので、組織改編や業務変更などに強く、複雑な承認フローにも対応できる優れた拡張性を持っています。
主に下記のような特徴があります。
- 大規模な組織改編や統廃合、長い決裁フロー、入れ替わるユーザーへの教育、多数の運用システムの課題に標準機能で対応できる
- 複雑な組織構造に対応するロール管理
- 紙のように直感的な入力フォーム
- 書類の管理効率をアップする優れた検索性
- 連続承認・一括承認でスピーディに承認を行えるようになる
また、株式会社エイトレッドはAgileWorks以外にも、「X-point」というワークフローシステムも手がけています。
X-pointはAgileWorksとは違い、組織変更の頻度が少なくシンプルで使いやすさ優先という企業がターゲットです。
気になる方は、X-pointもあわせてご覧ください。
【Standard料金表】
| 初期費用 | 2,400,000円 |
| 月額料金 | 360,000円 |
【Enterprise料金表】
| 初期費用 | 3,600,000円 |
| 月額料金 | 540,000円 |
楽々WorkflowII｜多言語対応でグローバル企業に人気のワークフローシステム
出典：https://www.sei-info.co.jp/workflow/
- 複雑なワークフローにも対応可能
- 数々のワークフロー業務の統一基盤として利用可能
- 多言語に対応しているのでグローバル企業に人気
楽々WorkflowIIは、本格的なワークフローも簡単・スピーディに実現し、グローバルにも対応したワークフローシステムです。
楽々WorkflowIIは、経路が複雑でかつ、多くの部門にまたがるワークフローを簡単に定義でき、さらにシステム統合型ワークフロー基盤となります。
稟議・文書管理といった個別の業務フローから、経費精算の業務フローまで、数々のワークフロー業務の統一基盤として利用することができます。
社内の乱雑していたワークフローを統一することも可能です。
また、社外システム・サービス等との連携を行うための様々な機能が多数あります。
様々なデータを連携して、さらなる業務効率アップを見込めます。
日本語・英語・中国語と多言語対応しているため、グローバル企業にも人気のワークフローシステムです。
【料金表】
| 初期費用 | 5万円 |
| 月額料金 | 1万円 / 月(基本料金)＋ 1ユーザーあたり500円 / 月 |
ワークフローシステムのメリット｜社内稟議の電子化で得られる効果
実際に、ワークフローシステムを導入した時のメリットをご紹介します。
主にアナログ(紙)でのワークフローと比較したメリットについて触れているので、イメージしやすい内容になっております。
業務の効率化ができる
ワークフローシステムの最大の特徴は、業務を効率化出来る点です。
ワークフローシステムでは、申請や承認、決済を社員各自のPCやスマートフォンなどで実行できます。
そのため場所や時間を制限されにくく、自分の空き時間を使って効率的な作業を行うことが可能です。
承認者の印鑑をもらうために、わざわざ出社する手間も減る事でしょう。
また承認者視点で見ると、自分のタイミングで承認処理を行うことができるのが、業務効率に繋がります。
紙での申請の場合、書類を出された時に、今やっている作業を中断して書類の内容確認等をする必要があります。
承認者の負担を減らせるのも、ワークフローシステムのメリットです。
意思決定のスピードアップ
ワークフローシステムを使うと申請から承認までのプロセスを見える化することができます。
そのためワークフローごとの意思決定をスピーディーに行う事が可能です。
申請者は紙に書くこと無く、手軽な処理を実施するだけで、あとはワークフローが自動で次の承認者・決裁者にリレーしてくれます。
紙での申請の場合、全ての承認者から承認を得るだけで、1週間以上かかることもあります。
しかし、ワークフローシステムを利用すれば、承認を得る時間を大幅に短縮することが可能です。
厳密な社内ルールが設定可能
紙で曖昧に管理しないため、厳密な内部統制を整えることができます。
内部統制を整えることで、社内で決めたルールや規定に則ったワークフローを構築できることが可能です。
紙で申請をする場合、本人以外が勝手に承認したり、必要な確認をスキップしてしまうこともできてしまい内部統制は緩い状態です。
また、紙を紛失してしまうと重大な情報漏洩に繋がってしまいます。
昨今、企業の情報漏洩に対する世間の目は厳しく、企業の信頼を失墜させるケースに繋がりかねません。
ワークフローシステムによって管理することで、社内のワークフローが見える化されるため、適切なフローを踏んでいない申請を拒絶することができます。
また、ワークフローシステムは申請・承認とも本人にしか利用することができません。
そのため本人以外が勝手に承認したり、必要な確認をスキップしてしまうことを防ぐことも可能です。
社内ルールを厳密に設定し、セキュリティを強めるという意味でもワークフローシステムは大切です。
さらに、ワークフローシステムを利用すると、変更履歴が残るという点も重要となります。
申請書の承認履歴は、監査法人への内部統制用の資料として活用できるので、非常に便利です。
ペーパーレス化を実現/データ管理が可能
ワークフローシステムを導入すると申請書類を電子化でき、ワークフローのペーパーレス化に繋がります。
紙の申請を考えてみると、下記のような作業が発生することでしょう。
- 申請書を印刷する
- 上司に提出しに行き承認の印鑑をもらう
- 承認を受けた書類を管理部門へ提出しに行く
- 申請書をファイリングして管理
上記作業を出社して行う必要があり、1つの書類が役目を終えるまでに結構な作業量が発生してしまいます。
しかし、ワークフローシステムではシステム上で一元管理できるので、余計な手間をかけることがありません。
PCやスマートフォンなどでワークフローシステムにアクセスし、いつでもどこでも申請処理や承認をすることができます。
わざわざ印鑑をもらいに、出社することもありません。
また、システム上でデータを管理することで、紛失する心配もないです。
ワークフローシステムを利用し、ペーパーレス化を推進していくことで、煩わしい紙での管理から脱却することができます。
ワークフローシステムのデメリット｜費用や運用方法に要注意
ワークフローシステムを導入/運用していく上で、気を付けるべき点をご紹介します。
メリットだけでなくデメリットとなり得るポイントまで知っておくと、ワークフローシステムを無駄なく利用することに役立ちます。
ワークフローシステムのコストをきちんと計算しておく
ワークフローシステムとして導入し運用していくと、当然ですが費用が掛かります。
ワークフローシステムを使っていく上で、費用面が大きな足かせとなってしまうケースがあるので注意が必要です。
しかし、単純に費用が安いシステムを選んでも良いことはありません。
費用が安いということは、機能が足りていなかったり、まともなサポートが受けられなかったりすることがあります。
導入/運用費ばかりに着目するのではなく、ワークフローシステム導入後にどれくらいの人件費が浮くのかなどにも着目しましょう。
自社に合ったワークフローシステムを選ぶことが一番大切です。
ワークフローシステムの操作を覚えるのに時間がかかる
ワークフローシステムを導入しても、使いこなさないと意味がないです。
普段からPCやスマートフォン上のシステム操作に慣れている人には問題ありません。
しかし、システム操作に不慣れで、操作を覚えるのに時間がかかる人も一定数います。
操作が分からないとフラストレーションが溜まり、導入前のアナログなやり方に戻ってしまう可能性があります。
システム操作に不慣れな人にも考慮し、直感的な操作ができるワークフローシステムを導入するようにしましょう。
社内ルールに則った管理ができるかをチェック
システムを導入すると、自社の業務に適していないなどの問題が発生する可能性があります。
システムで管理しやすいようにするためには、社内ルールや実際のワークフローを臨機応変に変えていくことが必要です。
例えば部長からの承認が必要なワークフローがあったとします。
通常の場合問題はありませんが、部長が長期休暇となった場合を考えたとしましょう。
部長がいないので代わりとなり得る立場の人の承認に切り替えたりと、別の承認ルートを設けておく必要があります。
このように、あらゆるケースのフローを設けておく準備が必要です。
紙でのワークフローだと、部長の承認をスキップしてしまったり、勝手に印鑑を押して次のフローに進むことができてしまいます。
しかし、厳密な内部統制が敷かれているワークフローシステムにおいて、上記のような行為は許容してはいけません。
ワークフローシステムは慎重に比較してから導入しよう
本記事では、ワークフローシステムを比較し、あわせてシステムの選び方やシステム導入のメリット、注意点などをご紹介しました。
ワークフローシステムを利用すれば、紙で行っていた各種申請手続きを電子でやり取りできるので業務効率は飛躍的に改善されます。
しかし、ただ闇雲にワークフローシステムを導入しても、自社の悩みが完璧に解決するとは限りません。
ワークフローシステムの数は多いので、きちんと自社のニーズに合ったシステムを選びましょう。
