この記事を読んでいる人は、
無料のグループウェアを知りたい
グループウェアの比較方法を知りたい
と考えているのではないでしょうか。
この記事では、おすすめのグループウェアについて、無料で使えるサービスや比較ポイント、機能、メリットなどをお伝えしていきます。
- グループウェアとは、組織の人々のコミュニケーションを良好に促し、業務効率化を図るサービス
- グループウェアの主な機能
- グループウェアを使うメリット
- グループウェアを比較する際のポイント
- 無料で使えるおすすめのグループウェアサービス
目次
グループウェアとは|社内の情報共有を効率化できるツール
グループウェアとは、組織の人々のコミュニケーションを良好にするように促すことで、業務を効率化することができるサービスのことを指します。
組織で働く場合、自分1人で完結してしまう業務はほとんどなく、ほぼすべての業務が他の人と連絡を取り合いながら進める仕事です。
上司から部下への業務の依頼や、業務量の調整、業務のスケジュール管理など、連携する内容は様々です。
グループウェアを使うことで、担当している業務の情報やスケジュールの管理をWebサービスやアプリなどで行うことができるようになります。
日々の業務や必要なデータなどを可視化することができ、対話のコミュニケーションもチャットなどで気軽に行うことが可能です。
グループウェアを使うことで、組織内の人々のコミュニケーションを円滑にすることができます。
グループウェアの主な機能3つ|コミュニケーションや業務効率を改善
グループウェアの主な機能は下記3つです。
コミュニケーション活性化機能
グループウェアの最も特徴的な機能は、コミュニケーションを活性化する多種多様な機能です。
グループウェアでは、コミュニケーションを活性化するために、Webメールやチャット、掲示板など、様々な機能を使用することができます。
Webメールやチャット機能を使うことで、Webブラウザ上で簡単にやり取りを行うことが可能です。
PCだけでなくスマートフォンでも使うことができるサービスも増えてきており、どこでもサービスを利用することができるようになってきています。
特にチャットの場合、特定のプロジェクトや相手とのやり取りをいつでもどこでも確認することができるため、業務の流れやメンバーの意見などを確認しやすくなります。
担当プロジェクトごとのグループチャットを作成することも簡単にできるため、プロジェクトの管理も容易になるでしょう。
また、社内SNS機能や掲示板機能を用いることで、会社全体に共有したい情報が容易に拡散することができるようになります。
社員同士のカジュアルなコミュニケーションが社内SNSを用いることで促進されるため、社員同士の関係性向上にも繋がります。
情報共有機能
グループウェアを使用することで、情報共有のための機能を使うことが可能です。
グループウェアには、情報を共有するための情報共有機能があります。
ファイルや議事録、プロジェクト内容などをグループウェア上で管理し、共有することが可能です。
例えば、ファイル管理機能を使うことで、プロジェクトごとの資料や議事録のドキュメントなどのファイルを整理し、保存することができます。
保存したファイルはいつでも確認することが可能です。
また、アクセス権限のあるサービスであれば、指定のメンバーのみファイルを確認できるように設定することもできます。
グループウェアを使うことで、プロジェクトの情報やデータ、メンバーの情報など、様々な情報を共有することができるようになるのです。
業務効率化機能
グループウェアを使うことで、業務を効率化できる機能が使えるようになります。
グループウェアでは、交通費や休暇申請、経費精算などの各種申請を簡略化することができる機能を使うことが可能です。
今までは紙やエクセルなどで申請していた業務を簡略化することができるため、各種申請業務を効率化することができるでしょう。
グループウェアの導入方法|オンプレミス・クラウドから選択可能
グループウェアの導入方法は、大きく下記2つに分かれます。
オンプレミス型
オンプレミス型では、グループウェアを導入する際に、自社サーバーにグループウェアを構築します。
自社で全て管理するため、グループウェアの機能の拡張や既存のシステムとの連携などがしやすいのがおすすめできるポイントです。
しかし、自社でグループウェアを運用するために、自社サーバーが必要になるなど、導入にかかる時間やコストが大きくなってしまいます。
クラウド型
クラウド型では、インターネット上で提供されているグループウェアを使用する導入方法です。
インターネット上で使用することとができるため、導入に必要な時間を抑えることができます。
また、運用もサービス提供会社が行うため、システムの運用・保守を自社でしたくない場合にもおすすめです。
インターネット上で使用可能であるため、クラウド型のグループウェアサービスは近年注目されるようになってきています。
グループウェアの導入をおすすめする理由・メリット
グループウェアの導入メリット・おすすめする理由は下記の5つです。
社内の情報共有ツールになる
グループウェアを導入することで、社内の情報共有を促進することが可能です。
社内の情報の連携方法は体系化されていない企業も多く、口頭中心で情報共有を行っている場合、情報の抜け漏れの発生や、そもそも忘れられてしまうことも多くなります。
情報共有における人的ミスを減らすことは、業務を効率化するうえで非常に重要です。社内の情報共有を円滑に、かつ履歴を残しながら実施していくには、まずは無料ツールからでもいいためグループウェアの導入がおすすめです。
リアルタイムで情報共有できる
グループウェアを使うことで、リアルタイムで情報共有できるようになります。
口頭や書類などで情報共有をしている場合、相手との日程調整や書類作成に時間がかかってしまうため、情報の連携に時間がかかってしまいます。
ビジネスにおいて情報は重要な経営資源であり、情報共有の遅れが会社の利益低下に直結することもあるでしょう。
グループウェアを使うことで、情報をリアルタイムで共有することができるようになります。
伝えたい情報を即時相手に伝えることができるようになるため、業務を効率化を目指すならグループウェアがおすすめです。
社内外から情報にアクセスできる
グループウェア上で情報のやり取りをすることができるため、社内外から必要な情報にアクセスすることが可能です。
新型コロナウイルスの影響もあり、テレワークで働く機会も増えてきています。
従来であれば会社に行かなければ確認できなかった情報にも、グループウェアを使うことでどこからでもアクセスすることができるようになりました。場所を選ばない柔軟な働き方を取り入れるためにも、グループウェアはおすすめです。
業務を1つのツールで管理できる
グループウェアを使うことで、業務を1つのツールで管理することが可能です。
企業や組織によっては、業務に関する情報を部署やプロジェクトごとに好きなツールを使って管理している場合があります。
社内で複数のツールを使っていることになり、異なる部署のメンバーや引継ぎの際に、ツールの扱い方が分からず業務が滞ってしまうリスクが出てきます。
グループウェアを使って業務を管理することで、社内のあらゆる業務を1つのツール上で管理することができるようになるでしょう。
1つのツールを使うことで、業務や情報の管理方法が統一化され、業務の効率化に繋がっていきます。
ペーパーレス化
グループウェアを使うことで、今まで書類などを使っていた申請や情報共有を無くし、ペーパーレス化を促進することが可能です。
また、グループウェアを使うことで紙の使用量が減り、会社のコストを減らすこともできます。
業務を効率化することで、コストの削減も期待できます。
グループウェアの比較ポイント|機能や料金をチェックしよう
グループウェアの比較ポイントは下記7つです。
導入目的を明確にする
グループウェアの導入の際に最も重要なことは、グループウェアを導入する目的を明確にしておくことです。
グループウェアにはコミュニケーション活性化機能や情報共有機能など、目的に応じた様々な機能が多くあります。
グループウェアの導入目的を整理し、その目的に合ったグループウェアを導入することで、業務効率化が期待できるでしょう。
逆に、ただグループウェアを導入しただけでは、全く効果が得られない可能性があります。
「なんとなく周りの企業がグループウェアを導入しているから、自分の会社でも導入しよう」といった曖昧な理由で導入してしまわないよう、注意してください。
グループウェアの導入を検討する際には、導入する目的を明確にすることをおすすめします。
使いたい機能が使えるかの確認
グループウェアを導入する際には、使いたい機能が使えるかどうか確認しておくことをおすすめします。
グループウェアには様々な機能がありますが、サービスによって使用できる機能は変わります。
自社で使用予定の機能が検討しているグループウェアで使えるかどうか、しっかりと確認するようにしましょう。
「社内のコミュニケーションを促進したい」と考えているにも関わらず、チャット機能やWebメール機能を使うことができないグループウェアを選んでしまった場合、目的の効果を得ることは難しくなります。
使いたい機能が使用予定のグループウェアで使えるのかどうか、事前にしっかりと確認しておくようにしましょう。
コストが予算範囲内か
無料ツールから有料ツールまで、グループウェアごとに必要な料金が変わってくるため、コスト面での比較も重要になります。
現在、様々なグループウェアが提供されており、それぞれのグループウェアごとに特徴や価格はバラバラです。また、グループウェアは一定の機能やユーザー数までは無料で使用することができるサービスも多くなっています。
「同じ機能やユーザー数なら、無料のグループウェアもあるのではないか」と考え、様々なグループウェアを比較検討することが重要です。
目的の機能を使うことができるグループウェアを比較する場合、コスト面で比較し、より安い費用で利用できるグループウェアがないか確認するようにしましょう。
ユーザー数の制限
使用を検討しているグループウェアのユーザー数制限について把握しておきましょう。
グループウェアによっては使用できるユーザー数に制限があります。
グループウェアを導入したにも関わらず、会社の全員が使うことができなければ、業務に支障をきたしてしまうでしょう。
また、ユーザー数によって使える機能が変化する場合や、ユーザー数の増加に伴いコストが増加する場合もあります。
グループウェア導入の予算に伴い、ユーザー数の条件も満たせるグループウェアを選択する必要があるでしょう。
スマートフォン対応
使う予定のグループウェアがスマートフォンでも使うことができるかどうかを確認しておく必要があります。
グループウェアは、近年のテレワークの普及などで、社内外で利用できるサービスが多くなってきています。
特に社外でも気軽に使うことができる点が大きなメリットとなっており、PCだけでなくスマートフォンで気軽に利用できるグループウェアはとても便利です。
グループウェアによっては、セキュリティの関係や導入方法の違いから、スマートフォンでは利用できないものがあります。
また、スマートフォンに対応したUIが用意されておらず、スマートフォンでは使うことができないグループウェアもあります。
クラウド型のグループウェアは、Webブラウザからログインして使うことができるサービスが多いです。
そのため、多くのグループウェアがスマートフォンからでも利用できるサービスとなっています。
グループウェアがスマートフォンでも利用できるのかどうか、事前に確認することはとても大切です。
セキュリティ対策
グループウェアのセキュリティ対策が十分にされているかどうかは、とくに無料ツールを利用する際はしっかりと確認するようにしましょう。
グループウェアは社内の情報を扱うため、セキュリティ対策が甘い場合、社外に情報が漏洩してしまう可能性があります。
グループウェアのセキュリティを十分なものにし、不必要な場所に情報が流出しない、また情報の改ざんがされないように対策が必要となります。
クラウド型のグループウェアの場合、グループウェアを運用しているのはグループウェアの開発企業です。
セキュリティ対策がどの程度されているのか、情報漏洩の危険性がないかどうか、念入りに確認する必要があります。
万が一に備え、グループウェアのセキュリティ対策の確認をおろそかにしないようにしてください。
オンプレミス型とクラウド型の確認
導入しようとしているグループウェアが、オンプレミス型かクラウド型かどうか、確認するようにしましょう。
既に述べたように、グループウェアの導入方法はオンプレミス型とクラウド型の2種類に分かれます。
それぞれ特徴が異なるため、自社に合う導入方法かどうか、確認する必要があります。
細かい部分までカスタマイズすることや、自社でセキュリティ対策をしたいなどの理由があるのであれば、オンプレミス型のグループウェアがおすすめです。
一方、グループウェアの運用は外部に任せたいなどの理由がある場合、クラウド型のグループウェアがおすすめでしょう。
無料のグループウェアおすすめ10選の比較表|トライアルだけでなく完全無料あり
サービス名 | 特徴 | 料金 |
---|---|---|
GRIDYグループウェア | ・完全無料で豊富な機能 ・5分で登録して使用可能 | 無料 |
GroupSession | ・無料でユーザー数無制限 ・豊富な機能を使うことができる | 基本利用料金無料 オプション追加で料金は異なる |
R-GROUP | ・無料版でスマホ利用可能 ・日本で2,000社以上導入 | 無料 |
Stock | ・必要な機能を厳選して提供 ・チームの情報ストックに最適 | 登録から30日間無料 (無料トライアル期間) |
iQube | ・万全なセキュリティ ・9,000社の導入実績 | 無料プランあり(10人まで) テレワークプラン:330円/人 |
enclo | ・グループ単位の管理が可能 ・クラウド型のサービス | 無料プランあり(制限あり) マイプラン:350円/人 |
e-Broad Office | ・便利な機能を無料で使える ・Mobile対応の機能あり | 無料 |
サークルスクエア | ・20年で60万ユーザー突破 ・コミュニケーションの活性化が可能 | 無料プランあり(制限あり) ライトプラン:770円/人 |
Zoho Connect | ・専門知識の一元管理が可能 ・スマホで使えるアプリもあり | 無料期間あり(15日~30日) 有料プラン:120円/人~ |
Chat&Messenger | ・Web会議を利用可能 ・オンプレミスもクラウドも対応 | 無料プランあり 有料で機能の追加が可能 |
無料で使えるおすすめグループウェア10選|機能や特徴を比較
無料で使えるおすすめのグループウェアは下記10選です。
GRIDYグループウェア
出典:https://ksj.co.jp/knowledgesuite/free/
ナレッジスイート株式会社が提供するグループウェア「GRIDYグループウェア」は、豊富な機能を完全無料で利用することができます。
インターネット環境があればどこでも利用できることができるSaaSサービスで、23の機能を使用することが可能です。
登録から導入まで5分となっており、導入までのハードルも低いのがおすすめできるポイントでしょう。
主な機能
「GRIDYグループウェア」の主な機能は下記の通りです。
- マイページ
- スケジュール管理
- 設備予約
- プロジェクト管理
- メール、メッセージ送受信
- アドレス管理
- タイムカード
- ToDo管理
- ファイル管理
- レポート提出
- 議事録
- ワークフロー
- アラーム
- メンバー管理
料金
GRIDYグループウェアの利用は無料で可能です。
初期費用と月額費用が共に無料で、ユーザー登録数の制限もありません。
業務効率化を無料で実施することができるでしょう。
GroupSession
日本トータルシステム株式会社が提供するグループウェア「GroupSession」は、無料でも豊富な機能を使うことができるサービスです。
無料プランはユーザー数無制限でずっと使うことができるため、長期的な導入にもおすすめできます。
無料のグループウェアであっても十分に業務効率化を目指すことができるでしょう。
主な機能
「GroupSession」の主な機能は下記の通りです。
- メイン・ポータル
- スケジュール管理
- ショートメール
- ワークフロー管理
- 施設予約
- チャット
- アンケート
- 掲示板
- プロジェクト管理
- タイムカード
- ユーザー情報管理
- 日報
料金
GroupSessionの基本利用料金は無料です。オプション機能を付けた場合、1ユーザーあたりの値段が300円~追加されていきます。
R-GROUP
R-GROUP株式会社が提供するグループウェア「R-GROUP」は、完全無料でユーザー数無制限で利用できるサービスです。
日本で2,000社以上の導入実績を誇り、世界でも50,000社以上で利用されています。
完全無料、追加費用なしでスマートフォンで利用することが可能で、クラウド型のブラウザで利用できるサービスのため、アプリのダウンロードも不要なのがおすすめできるポイントです。
主な機能
「R-GROUP」の主な機能は下記の通りです。
- タイムライン
- タイムカード
- シフト表
- スケジュール
- ステークホルダ
- ファイル共有
- 掲示板
- 無料通話
- 名刺管理
- スマホ対応
料金
R-GROUPの料金は無料です。
ユーザー制限もないため、無料で業務効率化を目指すことができるでしょう。
Stock
出典:https://www.stock-app.info/
株式会社Stockが提供するグループウェア「Stock」は、シンプルで使いやすいサービスで、グループウェアとしても活用されています。
従来のグループウェアは多機能である分使いこなすことが難しい部分がありました。
Stockはシンプルで使いやすいサービスとなっており、グループウェアを導入したことのない企業でも使いやすくなっています。
情報のストックを効率的に行うことができるグループウェアです。
主な機能
「Stock」の主な機能は下記の通りです。
- メッセージのやり取り
- タスク管理
- 情報の蓄積
- スマホ対応
- 自動プレビュー
- 誤削除防止
- バックアップデータの保持
- セキュリティ
- 社外メンバーとの連携
- オフライン環境での使用
料金
Stockは使用開始から30日間は無料トライアル期間として全ての機能を無料で使用することが可能です。
無料トライアル期間を過ぎた後も利用したい場合、無料プランや有料プランに入る必要があります。
iQube
出典:iqube.net
株式会社ガイアックスが提供するグループウェア「iQube」は、高いセキュリティで安心して利用することができるグループウェアサービスです。
ログイン認証や暗号化通信、IPアドレス制限など、強固なセキュリティにより、ユーザーの信頼を獲得しているのがおすすめできるポイント。
適切な情報共有やノウハウの蓄積を安全に行うことができるため、9,000社以上の企業に導入されています。
主な機能
「iQube」の主な機能は下記の通りです。
- スケジュール管理
- 掲示板
- タイムカード
- ニュース
- ファイル管理
- ToDoリスト
- ワークフロー管理
- レポート
- ホーム画面
- メッセージ送受信
- メンバー管理
- アンケート
料金
iQubeは10人までは無料で全機能を使用することが可能です。
有料プランはテレワークプラン(330円/人)、スタンダードプラン(440円/人)、プレミアムプラン(770円/人)に分かれており、それぞれ使える機能の制限に違いがあります。
enclo
出典:https://www.enclo.biz/enclo/
メインソリューション株式会社が提供するグループウェア「enclo」は、グループ単位のデータ管理やコミュニケーション促進を目指すことができるグループウェアサービスです。
使いやすいUIでチャットを用いてグループの人同士がやり取りをしやすくなり、社内コミュニケーションの活性化におすすめです。
また、クラウド型のサービスのため、インターネット環境とデバイスさえあれば使うことができるグループウェアです。
主な機能
「enclo」の主な機能は下記の通りです。
- ファイル管理
- メッセージチャット
- メモ
- グループ管理
- ホワイトボード
- 画像保存
料金
encloには無料プランがあり、1グループ5名まで、ストレージ容量は300MB/人などの制限があります。
他には有料プランでマイプラン(350円/人)、ビジネスプラン(2,000円/人)があります。
e-Broad Office
イーブロードコミュニケーションズ株式会社が提供するグループウェア「e-Broad Office」は、無料で様々な機能を使うことができるグループウェアサービスです。
スケジュール管理や伝言メモなど、様々な機能をユーザー登録することで無料で使用できるようになります。
また、一部の機能はモバイル端末でも使用することが可能です。
主な機能
「e-Broad Office」の主な機能は下記の通りです。
- スケジュール管理
- 伝言メモ
- タイムカード
- ToDoリスト
- 掲示板
- アドレス帳
- ユーザー名簿
- 在籍確認
- ユーザー情報編集
- ファイル便
料金
e-Broad Officeの料金は無料です。
無料で様々な機能を使うことができるため、コストを抑えながら業務効率化を目指すことができるでしょう。
サークルスクエア
「サークルスクエア」は、開発されてから20年が経ち、60万ユーザー以上に利用されているグループウェアです。
無料プラン・有料プランから選択可能で、チームやグループごとに様々な情報を管理することができるよう、豊富な機能が用意されています。
また、コミュニケーション活性化のために、チャットや掲示板、ブログなど、様々な機能が用意されています。
主な機能
「サークルスクエア」の主な機能は下記の通りです。
- スケジュール出欠管理
- チャット
- アルバム
- フォルダ管理
- つぶやき
- ブログ
- 掲示板
- ToDoリスト
- メール配信
- アンケート
- ブックマーク
- 名簿管理
- ホームページ
- 管理者機能
料金
サークルスクエアには無料プランがあります。
無料プランの場合、ユーザー数制限はなく、機能に制限がついています。
有料プランの場合、ライトプラン(770円/人)、ベーシックプラン(1,430円/人)、プレミアムプラン(1,980円/人)があり、プランごとに制限の内容が異なっています。
Zoho Connect
出典:https://www.zoho.com/jp/connect/
ゾーホージャパン株式会社が提供するグループウェア「Zoho Connect」は、従業員間で気軽に情報を共有することができるグループウェアです。
情報を共有しやすく、SNSとして利用し、社内のコミュニケーションを活性化におすすめのツールです。
スマートフォンで使えるアプリも開発されているため、使い勝手の良いサービスとなっています。
主な機能
「Zoho Connect」の主な機能は下記の通りです。
- フィード
- コラボレーションスペース
- ナレッジスペース
- タウンホール(ミーティング)
- アンケート
料金
Zoho Connectは15日~30日間の無料トライアル期間があります。無料トライアルで使い勝手が良いと感じた場合、有料プランへ移行することを検討してみてください。
Chat&Messenger
出典:https://chat-messenger.com/
株式会社Chat&Messengerが提供するグループウェア「Chat&Messenger」は、無料で十分な機能を使うことができるグループウェアサービスです。
ビジネスチャットやWeb会議、スケジュール共有などの機能を無料で使うことができ、業務の効率化を目指すことができます。
また、オンプレミスにもクラウドにも対応しているため、無料ながらニーズに合わせた導入が可能です。
主な機能
「Chat&Messenger」の主な機能は下記の通りです。
- ビジネスチャット
- Web会議、ビデオ通話、画面共有
- スケジュール共有
- タスク管理
- ファイル共有
- 掲示板
- 施設予約
- ユーザー管理
- 企業間連携
料金
Chat&Messengerはビジネスチャット、Web会議、スケジュール共有などの機能が使える無料プランが用意されています。
無料プランに機能を追加する場合、各種有料プランに申し込む必要があります。
無料グループウェアを使用する際の注意点
おすすめの無料グループウェアを使用する際には、下記の点に注意が必要です。
機能やデータの容量、人数などに制限がある
無料で使えるグループウェアには、機能やデータの容量、人数に制限がある場合が多いです。
それだけでなく、機関以外にも様々な制限が設けられています。
有料プランでしか使えない機能や人数制限があるため、使い勝手が悪いグループウェアも多いです。
無料のグループウェアでは満足のいく効果が得られない場合もあります。
その場合はコストを考えつつ、無料プランだけでなく有料プランへの移行も1つの選択肢として考えてみてください。
サポートの質が悪いことがある
無料のグループウェアの場合、サービス提供先のサポートを受けることができない場合があるため、注意が必要です。
無料のグループウェアはそもそもメールやチャットでのサポートをしていない場合も多くなっています。
そのため、グループウェアの使い方について分からないことがあった場合、サービスのヘルプページ等で解決方法を探さなければなりません。
無料のグループウェアを利用する場合は、サポートをどの程度受けることができるのか、事前に確認する必要があるでしょう。
セキュリティが甘い可能性がある
無料のグループウェアの中には、セキュリティが甘いサービスがあります。セキュリティ対策が万全にされているかどうか、サービス利用前に確認しておくようにしてください。
実際に利用した企業の口コミや、グループウェアの提供企業の実績、信頼性から、セキュリティ対策の度合いを判断するようにしましょう。
無料のグループウェアで社内の情報共有を効率化しよう
今回の記事では、無料で使えるグループウェアやグループウェアの比較ポイント、機能、メリットなどについてお伝えしてきました。
自社の目的に合ったグループウェアを導入することで、コミュニケーションの活性化や情報共有の促進が期待できます。
業務を効率化し、余計な時間のロスやコストを削減することができるため、グループウェアは様々な企業に取り入れられてきています。
グループウェアには無料で使うことができるサービスも多いため、今回紹介した無料グループウェアを使用する際の注意点に気を付けつつ、グループウェアの導入を検討してみてください。